タスク管理上手に!たった4つであなたもスキルアップ

#タスク管理

ハドラー

タスク管理が上手いーー。ビジネスパーソンとしての技量は、そうした細かい所に顕著に表れます。

 

普段意識することは少ないでしょうが、タスク管理はビジネスの一環であり、仕事の進捗を左右する作業です。タスク管理にかける時間も立派なコストなので、効率的に、かつ正確に行われるタスク管理には大きな価値があります。

 

今回は「タスク管理が苦手…」という人に向けて、タスク管理上手になるためのポイントを紹介します。

タスク管理が苦手…、その原因は?

タスク管理が苦手

日頃、タスク管理が苦手と感じている人にはいくつか共通する原因があります。

  •  タスクを頭で処理している
  • ブレークダウンができていない
  • 作業の見積もり時間が甘い

タスク管理が上手な人というのは、特定の仕事に対して必要なタスクを洗い出す際に抜け漏れがなく、かつタスクごとの時間見積もりが正確で大方時間通りに仕事を終えられる人を指します。タスク管理が苦手な人は上記3つの原因から、整理したタスクや見積もった作業時間が不正確で、予定通りに仕事を終えられません。

 

するとタスクごとの品質は下がりますし、時間がかかり過ぎればそれだけコストがかさむことになります。タスク管理を上手に行うことは、ビジネスでプラスの影響しかないのです。

タスク管理を上手にするたった4つのポイント

それでは、タスク管理が苦手な人に実践してほしい4つのポイントを紹介します。

①タスクを1つの場所に吐き出す

コンピューターには「メモリ」と呼ばれる、一時的にデータを記憶する部分があります。メモリ容量が多いほど複数のタスクを同時にこなせます。人の脳も同じようにメモリがあり、そこで処理できるタスクの数は3~5つ程度。コンピューターのようにはいきません。

 

タスクを常に頭で処理しようとする人は、メモリが常にギリギリの状態、パンク寸前です。するとタスクの抜け漏れが起きやすくなりますし、集中力も低下して1つひとつの作業の質が落ちます。

 

まずやるべきことは、「頭の中にあるタスクを全て吐き出すこと」です。手帳やノートの端、付箋など異なる場所に吐き出すのではなく、必ず「決まった1つの場所」に吐き出します。タスク整理用のノートを作るのも良いでしょう。

 

タスクを吐き出す際は「マインドマップ」などを活用し、さらに1つひとつの作業をブレークダウン(細分化)して「1つのタスクに1つの作業」だけが含まれている状態を作りましょう。

②タスクごとに優先順位をつける

タスク整理ができたら片っ端からタスクをこなしていくのでは、効率的な仕事はできません。これもタスク管理が苦手な人の特徴です。

 

タスクを全て吐き出し、整理し終えたら優先順位を付けましょう。タスクの中には「今すぐ」「後で」「最後に」といったように、それぞれどのタイミングでやるべきなのかが異なります。この優先順位を守ることが最大の効率化になります。簡単に順番を割り振るだけで構わないので、タスクごとの優先順位を設けましょう。

③作業時間を見積って、検証する

いよいよタスクを実行するその前に、タスクごとにどれくらいの作業時間がかかりそうかを見積っておきましょう。最初は正確でなくて構いません。大体の作業時間を見積もります。タスクを実行したら実際にかかった作業時間を計測し、見積りと照らし合わせてみましょう。

 

見積りと実際の作業時間が大きく異なっていたら、そのタスクに対する認識を改めなければいけません。これを繰り返しながら作業時間の見積り精度を徐々に上げていき、より正確なタスク管理ができるようにしていきます。

 

また、イレギュラーなタスクが発生した場合はそのことも記録に残しておき、タスクごとに発生しがちなリスクを把握するのです。

④タスクを定期的に整理する

最後のポイントは、タスクの整理・優先順位付け・作業時間の見積りを定期的に行うことです。ビジネスでは常に新しいタスクが生まれ、その都度優先順位が変わります。昨日は優先順位の高かったタスクが今日には下がることもあり、常に変動します。そのため、タスクを定期的に整理する時間を設けなければいけません。

 

理想は1日1回、1週に1回と整理時間を設けて、タスクの粒度に合わせて整理することです。慣れてくれば1回5分程度で完了する作業なので、「継続して整理すること」が非常に大切になります。

タスク管理のレベルアップを目指そう!

タスク管理を上手に行うポイントは、これら4つだけではありません。タスク管理を効率的に行えるツールを導入するのも1つの手段です。生産性向上ツールの「Huddler(ハドラー)」には主要な4つの機能の中にタスク管理があります。チームでも個人でも管理しやすい仕様になっているので、ぜひ活用してみてください。β版の提供になるので、今なら全ての機能を無料でご利用いただけます。この機会にぜひ、タスク管理のレベルアップを目指してみましょう。

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