チームとしてプロジェクトや業務に携わる上でスムーズにビジネスを進めるためにも、タスク管理は欠かせない事の一つといえます。しかし、タスク管理自体がチーム内で負担となり、結果的にプロジェクトの進行を妨げてしまっては元も子もありません。
そこで、効果的なのがタスク管理ツールの導入です。今回の記事では、タスク管理ツールの特徴と導入のメリット、無料で使用可能な14つのタスク管理ツールを紹介していきます。
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目次
そもそもタスク管理とは？
タスク管理とは一つのプロジェクトを遂行するために、チームや個々に割り当てられ業務を管理することです。プロジェクトはタスクの集まりであるため、一つ一つのタスクをいかに確実にこなすかがプロジェクト成功の鍵になります。
タスク管理はチームで行うこともありますが、個人で管理する部分が大きいです。そのため個人でもしっかり管理できるよう、タスク管理・To do管理ツールをうまく活用することが重要です。
タスク管理ツールを導入するメリットとは
実際にタスク管理ツールをビジネスに導入した場合、どういったことがメリットとして考えられるのでしょうか？代表的な3つのメリットを挙げていきます。
進捗情報や情報をチーム内で共有することができる
タスクの管理は、エクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトを使って管理する事ができます。しかし、この場合各担当者によって形式やタスク管理の仕方にばらつきが出てしまう事が考えられます。
また、管理責任者や他担当のメンバーが全体の状況を把握しづらくなるというデメリットも発生します。タスク管理ツールを導入すると、一画面で全体の状況を把握する事が可能になり、全く同じ画面構成で他メンバーもタスク管理を共有することができるようになります。
コミュニケーションがスムーズに取りやすい
表計算ソフトでタスクを管理する場合、チーム内のコミュニケーション方法は主にメールや電話になります。タスクを進めている最中に質問したい事や新しいアイデアが浮かんだ際に、メールを送信後に相手の返信を待つ、という一連の流れは意外と時間が掛かってしまいます。
電話の場合も相手が外出などで離席しているといった状況の場合は、なかなかコミュニケーションが取りづらくなってしまう場合があります。タスク管理ツールを用いると、チャット機能やビデオ通話機能を利用することでリアルタイムにコミュニケーションを図ることができます。
知りたい情報を分かりやすく可視化できる
多くのタスク管理ツールは、進捗状況やタスクの優先順位を分かりやすく可視化しているものがほとんどです。また、表計算ソフトなどを用いて何もない状態からタスク管理ページを作成する事はかなりの時間や手間が掛かってしまいます。
その点、タスク管理ツールが導入されていると、既に準備されているテンプレートに沿って必要な項目を入力するだけで誰にでも見やすく分かりやすいタスク管理ページを作ることが可能です。
タスク管理ツール導入における選定ポイント
実際にタスク管理ツールを導入する際には、自分たちが求めるビジネスに合ったものを選びましょう。選定のポイントとして、具体的なものを4つ紹介します。
タスクの登録が簡単か
タスク管理ツールを運用する上で重視したい事として、タスク登録のしやすさがあります。UIの設計が十分でない為に操作がしにくい、ブラウザ上で問題は無いがスマートフォンで使用した場合使いにくくなる、などツールごとの特徴によって操作性が細かく異なってきます。
どういったデザインや機能があるとタスク登録がしやすいと感じるかどうかは、チームが使用するツールや個人の好みによるものが大きいです。タスク管理する内容に合わせて、よりタスク登録がしやすいものを選びましょう。
マルチデバイスで使用可能か
状況に合わせてスマートフォンやタブレット、PCを使い分けている、もしくは併用しているケースも考えられます。そうした場合、限られた種類のデバイスのみ利用可能なタスク管理ツールを導入してしまうとタスク進行に大きな支障が出る可能性が生まれます。
タスク管理ツールを選ぶ際は、マルチデバイスで利用可能なものを選ぶのが良いでしょう。
他メンバーのタスク管理も可能か
プロジェクト全体の様子を管理するためには、他メンバーの進捗状況も把握する事が大切です。自分以外のメンバーがどの程度までタスクを進めているのか、見やすくシンプルな一覧でリアルタイムに把握できる機能を有していることは大きなメリットといえるでしょう。
既存のツールと連携可能か
メールソフトやスケジュール管理など、自社内で既に利用しているツールがあればそれらと簡単に連携できるソフトを選んだ方がよいでしょう。新しく導入するタスク管理ツールに既存のソフトと同じ機能があった場合、連携可能であれば一から入力する手間を省く事ができます。
おすすめの無料タスク管理ツール
今回は多くのタスク管理ツールの中から、無料で利用可能なおすすめのものを3つ紹介していきます。
タスク管理におすすめのツール
タスク管理ツールは国内外含め数多提供されているため、自分たちの組織の目的や状況に合わせて、一番フィットするツールを選ぶことで、その後の運用もスムーズになります。
「社内外のメンバーとのシームレスな情報共有」や「タスクの直観的な管理」を重視したい場合は、「Huddler（ハドラー）」がおすすめです。シンプルな画面設計でITツールに詳しくない方でも簡単に使い始めることができます。
Huddler（ハドラー）
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっていますが、その中でタスク機能では下記のような課題を簡単に解決することができます。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 適切な業務配分になっているのか分からないため、誰に仕事を振っていいいのか分からない
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- 業務の優先順位が正しいのか不安だが、とりあえず⽬の前にあるものから⼿をつけてしまう
- 緊急度の⾼い業務がなぜか後回しにされてしまい想定外のトラブルに
Huddlerのタスク機能
会議､プロジェクト､個人 全てのタスクが一括管理出来る
プロジェクトやチームごとなど目的別に区切られたルームの中で、誰がどんなタスクを持っていて、進捗状況はどうなのかが一目瞭然になりす。納期確認や仕事の割り振りにかかっていた時間的なコストも削減ができます。
直感的で誰にでも使える 自由度の高いステータス管理
ノートに付箋を張り替えるような感覚でカンタンに操作ができるカンバン形式を採用。ITツールに詳しくない人でもスムーズに使いこなせるシンプル設計なので安心して導入できます。
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Backlog
「Backlog」は、国内シェア№1のプロジェクト管理システムです。主にWeb制作現場や広告代理店など、様々な業種の企業で利用されています。直感的かつ分かりやすいデザインなので、初めてタスク管理ツールを使う人にもおすすめです。プロジェクト管理の他、課題管理やバグ管理システムまで搭載しているので、チームを手広くサポートするのに役立ちます。課題管理と紐づけ可能なガントチャートやマイルストーン機能を使用することで、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できることも特筆すべき特徴です。
- WEB制作やシステム開発の現場にぴったり
- ガントチャートやマイルストーン機能でプロジェクト進捗を把握
Trello
「Trello」は柔軟性と機能性の高さが魅力のタスク管理ツールです。必要なツールやボードがひとつにまとまっているので、効率良く作業を進めることに繋がる、直感的で分かりやすい作りになっています。
- チームで使用しているアプリをワークフローに統合可能
- 直感的で使いやすい
Microsoft To Do
「Microsoft To Do」はMicrosoft社が提供している無料のタスク管理ツールです。Windows10、iPhoneやAndroidと同期可能なため、あらゆる環境下でタスクを確認が可能で、リマインダーや期限設定など、最小限の機能に絞り込んであるため、タスク追加や完了の作業に集中できます。日ごとにTo doを組み合わせて「今日のタスク」をカスタムできるため、毎日タスク管理する習慣がつきます。独自のアルゴリズムを利用して、To doの優先順位提案などの機能付きです。
- Outlookのタスク機能と接続する事で全てのタスクを一括で管理する事もできるようになります。
- 優先順位を設ける機能があるため、各タスクの重要度を逐一確認しながら進行を管理する事が可能です。
https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/
monday.com
monday.comは世界で10万を超える企業が使用しているタスク管理ツールです。パソコンスキルがなくても、数百あるテンプレートの中から選べば、数分で管理ツールが使用できます。
- 日々繰り返しの多い作業を自動化することで、ヒューマンエラーがなくなり、重要な作業に集中することができます。
- Google各種サービスやDropboxなど、すでに利用している多くのサービスと連携することが可能です。
Jooto
Jootoはふせんを貼ったり、はがしたりするような感覚で使えるクラウド型のタスク管理ツールです。法人からフリーランスまで業種、職業を問わず利用されています。
- 基本操作はドラッグ＆ドロップだけで直感的に使用できるため、専門知識がなくても使いやすいデザインです。
- 1つのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理できるため、管理工数を大幅に抑えます。
Wrike
Wrikeは世界中で中小企業から大企業まで２万社以上に使用されている、リモートワークにも適したタスク管理ツールです。
- 様々な業界や業種のタスク管理に対応できるように、柔軟にカスタマイズが可能。
- 堅牢なセキュリティを保持しているため、社内メンバーだけでなく社外の人とも円滑なコミュニケーションが可能です。
Team Hack
Team Hackはタスク管理や情報共有を1つにまとめることで管理工数を減らし、作業者と管理者の負担を軽くしてくれるツールです。
- 時間計測機能がついており、一つのタスクを完了するのにかかった時間が見える化されるため、業務効率改善に使用できます。
- 担当者別やキーワード別でタスクを検索・ソートできるため、必要な時にすぐに情報が閲覧可能。
個人向けタスク管理・To do管理におすすめツール3選
では、個人向けのタスク管理・To do管理におすすめなツールを紹介していきます。
Any.do
Any.doは世界中に2,000万人を超えるユーザーがおり、使いやすいと評判のタスク管理ツールです。
- Any.doはとにかくシンプルな操作性で、簡単にタスク作成や編集が行えます。スマホでタスク管理を行いたい人におすすめです。
- 音声補助サービスと連携することもできるため、「siri」や「Amazon Alexa」を使って、画面を開くことなくタスク作成ができます。
Todoist
Todoistは「一生使えるタスク管理ツール」をモットーとした、プライベートから仕事まで幅広く使用できるタスク管理ツールです。
- お気に入り機能を活用すれば、タスクを簡単に優先度別に整理することができます。
- 1週間、1ヵ月の進捗状況を色つきのチャートで可視化することで、生産性を視覚で把握できます。
Google keep
Google keepはGoogleが提供している無料のメモアプリです。思いついたらすぐにメモを取り、友人や家族と情報を共有できます。
- メモ、リスト、写真を保存でき、音声入力機能を使って自動で文字に変換することもできます。
- 位置情報に基づくリマインダー機能を利用すれば、店舗に着いた際に買い物リストが表示されるようにすることも可能です。
職種別タスク管理ツールの活用例
さまざまな職種や業種において、タスク管理ツールは効果的に活用されています。以下では、主な職種別のタスク管理ツールの活用例をご紹介します。
プロジェクトマネージャー
プロジェクト全体の進行管理やタスクの割り当て、期限管理などを行います。プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを活用して、タスクのスケジュール作成やリソースの管理、チームメンバーとのコミュニケーションを効率化します。
エンジニア
ソフトウェア開発などの場面は、多くのタスクやプロジェクトを管理する必要があります。バグトラッキングツールやタスク管理ツールを活用して、タスクの管理やバグの追跡、コードの管理などを効率的に行います。また、スプリントやアジャイル開発の手法に基づいたツールも活用されます。
マーケティング担当者
広告キャンペーンの管理やコンテンツ制作、SNSの運用など、多岐にわたるタスクを抱えます。タスク管理ツールを使って、キャンペーンの進捗管理やコンテンツのスケジュール管理、チームメンバーとの共有などを効果的に行います。
まとめ
先述したタスク管理ツール以外にも、多種多様なタイプのツールが全世界で利用されています。ツールによって得意とする業種や特徴が異なり、それぞれに個性豊かな工夫がなされています。
自分が参加しているプロジェクトを遂行する上で生じた改善点や、よりスムーズに管理をするうえで必要な機能を洗い出し、それに合った管理ツールを選ぶことが重要です。組織が本当に求めているツールを選び、タスク管理の効率アップに繋げましょう。