あなたはタスク管理をする際に、手帳とツールのどちらを使用しますか？そして、今のタスク管理に満足していますか？
ビジネスでもプライベートでも人はやるべきこと・やりたいことがたくさんあります。生きている以上、あらゆるタスクが生まれ続けます。その中で効率的にタスクをこなすことはビジネスの成功に繋がり、プライベートの時間を確保するためにもなります。
そこで今回は、タスク管理ツールを行うにあたり手帳とツールのメリット・デメリットを比較してみました。自分にとってどちらが良いのか？迷っている人は、ぜひ参考にしてください。
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目次
手帳でタスク管理をするメリット・デメリット
ペーパーレスが叫ばれる時代になりながらも、手帳を愛用するビジネスマンは少なからず存在します。あるいは大学ノートなどでタスク管理をする人もいるでしょう。最近では「バレットジャーナル」と呼ばれるノートとペンだけを使ったタスク管理手法も注目されています。
手帳のメリット
多種多様な手帳があり、その中から自分に合ったものを選択できるのは大きなメリットです。デイリー、ウィークリー、マンスリーといったカテゴリや、サイズも豊富なので無数の選択肢があります。
いつでも持ち歩けて、サッと取り出せるのも魅力の1つでしょう。スマートフォンではロックを解除したりアプリを起動したりと、タスクを書き込んだり確認したりするためのステップが手帳に比べて多いのが煩わしいと考える人もいます。
そして何より、自由です。特にノートを手帳代わりとしてタスク管理を行う場合、自分の好きなようにタスクを書き込んで管理できます。自由度の高さこそ、手帳でタスク管理を行う最大のメリットではないでしょうか。
手帳のデメリット
「バックアップが取れない」というのが最大のデメリットです。手帳を紛失したり、破損したりすればそこに記された情報は永遠に失われてしまいます。ページごとに写真を撮っておくというのも良いですが、毎度撮影すると手間も多くなります。
必要なモノが増えるというのも難点です。スマートフォン等はコミュニケーション手段として必需品なので常に持ち歩きますが、それに加えて手帳もとなると鞄がスッキリしないことが嫌だという人も多いでしょう。
ツールでタスク管理をするメリット・デメリット
パソコン上で操作するものからスマートフォン・タブレット向けのアプリなど、色々なタスク管理ツールが登場しています。無料のものも多く、有料のツールはファイル共有なども行えるので手帳にはないメリット・デメリットがあります。
ツールのメリット
ツールを活用したタスク管理の最大のメリットは、情報を失うリスクが小さくどこへでも持ち運べることでしょう。近年リリースされているタスク管理ツールの多くはデータをインターネット上に保管し、複数の端末やサービスで連携できます。従ってスマートフォンが紛失したり破損したりしても、データ自体は残っているのでタスクを見失わなくて済みます。
また、サービス間連携によってタスク管理ツールに登録した情報がカレンダーツールに共有されたりと、一瞬で複数ツールにて情報が共有されるのもメリットです。スマートフォンなどとは別に手帳を持ち歩く必要もないので、鞄の中はいつもスッキリとします。
ツールのデメリット
「既製品を利用する」という点では手帳と変わりませんが、手帳に比べると種類はそこまで豊富ではありません。なので自由度の点で見れば手帳には負けてしまうでしょう。また、少なからずデータが消失する可能性もあります。特に警戒しなければいけないのは、不正ログイン・アクセスによる操作です。
インターネット上にデータを保存するタスク管理ツールの場合、利用するのにIDとパスワードが設定されます。簡単なID・パスワードではサイバー攻撃に対象になってしまう可能性があり、大切なデータが破壊されたり、流出してしまうことがあります。そうしたリスクがあることを踏まえて利用しなければ、多大な損害を被ることになります。
手帳とツール、結局どっちが良い？
タスク管理をするにあたり、手帳もツールも甲乙つけ難いというのが正直なところです。ただしビジネスで使用する場合においては、やはりツールの活用をお勧めします。その理由は「個人のタスクだけでなく、チームのタスク、組織のタスクまで管理する必要がある」からです。
1つのプロジェクトには様々な人が関わります。組織内でも違う部門の人、社外の人など多種多様なバックグラウンドを持つ人々と一緒に仕事をするにあたり、全体のタスク管理が欠かせません。そこから個人のタスク管理に落とし込んでいくので、手帳でそうしたタスク管理はやはり難しいでしょう。
ですから組織でもチームでも個人でも、それぞれの粒度に合わせてタスク管理できるツールが必要になります。手帳とツールのどちらが良いか？と悩んでいる人は、まずはツールでのタスク管理を一通り体験してみましょう。