使ってますか？社内Wiki。「そもそも社内Wikiってなに？」という人は、まず以下のエントリーをご覧ください。社内Wikiの概要やメリットを説明しています。
魅力を知っている企業はガンガン使っているのが社内Wiki。ヤフー株式会社では1万人規模で社内Wikiを活用し、10数年以上に渡りあらゆるナレッジ蓄積を行なっています。
参考：1万人超規模で使いこなす企業向けWiki、“ヤフー流”情報共有とは？ITmedia
今回はそんな社内Wikiの活用事例を紹介します。自社で社内Wikiを活用している風景を想像しながら、ご覧いただければと思います。
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目次
社内wikiを運用していく上で気をつけておきたいこと
現在、多くの企業で社内wikiの運用が増加しています。人材不足や会社の生産性を上げるために効果的と言われている社内wikiですが、実際に運用していくためには、いくつか注意すべき点もあります。ここでは、社内wikiを効果的に医療していくためのポイントについて詳しく見てみることにしましょう。
目的を明確にする
いくら優れた社内wikiを作成して導入したとしてもそれが何のために使われるのかがわからなければ、だれも利用する人はいないでしょう。
まずは、「なぜ社内wikiを導入するのか」、「どんなふうに活用していくのか」を社員全員に周知してもらうことが大切です。
ルール化する
現在あるマニュアルや就業規則をはじめ、今後作成していくマニュアルはすべて社内wikiに蓄積していくこと、また、各会議での議事録やレジュメなども社内wikiに保存することなどのルールを決めておきましょう。ここでポイントになるのは「あまり細かなルール設定はしないこと」です。社員全員がいつでも利用できるよう、必要最低限のルール設定を行いましょう。
管理チームを決める
社内wikiの導入が決まったら、まずは運用していくためのデータの蓄積が必要です。各部署はもちろん、個人が持っているノウハウやスキル、情報などはすべて社内wikiで共有できるような環境づくりが必要不可欠になります。社内wikiを運用する前には、まず膨大なデータが必要となるため、これらのデータ収集を行なったり、階層ごとに振り分けたり、運用に伴う必要な業務をこなす管理チームが必要不可欠になります。
社員の利用範囲を決める
多くのデータを必要とする社内wikiですが、社員の誰もが編集できるようになってしまうと、大事なデータを謝って削除してしまったり、フォーマットが統一されなかったりと余計なトラブルを引き起こしてしまう可能性があります。
情報は管理チームに提供してもらい、管理チームが社内wikiに直接投稿し、データを蓄積していくなど、「編集・閲覧が可能」な社員と「閲覧のみ可能」な社員の範囲を明確にしておくことも大切なポイントです。
事例1. メルカリ 必要な情報は全て社内Wikiで共有する
フリマアプリで急成長し、会社設立からわずか5年余りで上場したベンチャー企業です。エンジニアが中心となり組織が急拡大したメルカリにはナレッジを社内Wikiにドキュメントとして残す文化が根強く、海外出張のレポートや採用活動の成果まで、個人情報以外のナレッジは全て社内Wikiで管理されています。
メルカリ社員は入社時に「とにかくWikiを書いて」を念を押して言われ、最初の仕事は社内Wikiに自分の情報を書き込むことだと言います。分からないことはまず社内Wikiで確認するという文化も根付いているので、徹底した効率化を重視しています
「組織全体で社内Wikiを書く」というのは企業文化としてあるので、社員全員でのアウトプットが自然になり、プロジェクトを通じて学んだことや諸々の知見は全て社内Wikiで共有され、他者のアウトプットに敏感に反応するという良い風潮も完成しています。
参考：メルカリが「急成長」「ほとんど中途採用」でも、強いチームでいられる理由|チームの教科書
事例2. インテック 個人のブログ風ページで情報共有
株式会社インテックに所属する大村幸敬氏が公表した論文では、社内Wikiを使った色々な試みが紹介されています。その中で「面白い」と感じさせるのが、社内Wikiに個人用ページを作成してブログ風の情報共有を可能にしたことです。
SNSが世界的に浸透した現代で、多くの人は日常を誰かと共有することに慣れています。日々の備忘録としてブログを運営する人もいますし、「自分をコンテンツ化する」ことに面白みを感じている人も多いはずです。
社内Wikiと聞くと硬いイメージがあり、蓄積する情報が業務マニュアルなどに偏りがちです。しかし実際は、日々のちょっとした発見にこそビジネスをより良くするヒントが隠されており、そうした情報の共有こそが社内Wikiの魅力でもあります。
共有する情報は「誰が見ても価値ある情報だろう」とハードルを上げる必要はありません。むしろ、「この情報って必要としている人はいるのか？」と思うような情報が、誰かが必要としてるかもしれないのでどんな情報でも共有すべきです。そうした「フラットな情報共有環境」を作るためにも、ブログ風の社内Wikiというのは面白い試みだと思います。
事例3. アマゾン ジャパン 部門の垣根を超えた連携
誰もが知る世界のIT企業「Amazon」は社内カルチャーに重きを置く会社です。「Cross Functional（クロスファンクショナル）」という部門間を越えてという意味の言葉が差すように、部署や職能を越えた連携が常に求められる環境にあります。もちろん、情報共有は必要不可欠な要素で、アマゾンでは社内の情報ポータルサイトに情報が蓄積されています。
「Learn and Be Curious」という好奇心と学びを大切にするカルチャーのもと、その環境や仕組みが整うことで会社の成長を支えているのです。
社内wikiを作成できるおすすめツール
社内wikiの導入を決めてもどんなふうに作成すれば良いのか迷ってはいませんか？社内で利用する社内wikiには、自社専門のシステムを開発して導入する方法と、オンラインツールを利用して導入する方法の２つがあります。
しかし、専門のシステムを開発するには、高額な予算が必要でかつシステム保守やメンテナンスなどの専門的な技術を持ったスタッフも必要になります。オンラインツールなら、必要な機能を搭載した社内wikiを簡単に導入することができるので、予算をかけずに導入したいという人にはおすすめです。
ここでは、オンラインツールを利用して社内wikiを導入することを前提におすすめの社内wikiツールを集めてみました。
iQubo
iQuboは、9000社以上の企業で導入されている実績あるグループウェアです。ユーザーごとに閲覧制限をかけたり、グループごとに閲覧できるユーザーを設定したりすることができます。また、他機能との連携で、より社内wikiを効果的に利用することも可能。社外にいても常に最新の情報をチェックすることができます。
iQuboでは、10アカウントまでは無料で利用することが可能です。そのほか、テレワークをメインに活用できる「テレワークプラン」や、スケジュール機能をメインに社内wikiを利用することができる「スタンダードプラン」、掲示板やニュース機能、アンケート機能など、さまざまな機能を搭載した「プレミアムプラン」などが用意されています。
Google Workspace
Google Workspaceは、世界的なユーザーを持つGoogleが提供しているグループウエアです。Googleが誇る高度なセキュリティで大切なデータをしっかり守ってくれるクラウドコンピューティングサービスとして多くの企業が利用しています。Googleが提供しているGoogleドライブやドキュメント・スプレッドシート、スライド、フォーム、サイトなどを活用し、社内業務の効率化を図ることができます。
Google Workspaceでは、３０日間の無料お試し期間が利用できるほか、小規模ビジネス向けの「Business Starter」プランや、中規模ビジネス向けの「Business Standard」プラン、アーカイブ付きの「Business Plus」プランなどがあります。
DocBase
DocBaseは、社内の情報を一元化し、効率よく状況共有ができるクラウドサービスです。グループごとに情報を管理することが可能で、チャットワークやslackなどの外部ツールとの連携ができるほか、１つのドキュメントを複数人で同時に編集することができ、リアルタイムで一つのデータを作り上げることができます。
もちろん、作成したデータはグループ内で共有することができ、アクセス制限で管理することも可能です。DocBaseでは、初期費用無料で少人数向けの「スタータープラン」」と、10人まで利用可能な「ベーシックプラン」、30人まで利用可能な「レギュラープラン」、100人まで利用可能な「ビジネス100プラン」と200人以上利用が可能な「ビジネス200プラン」が用意されています。
Dokuwiki
Dokuwikioは、データベースを必要としないオープンソースのソフトウエアです。無料で利用でき、50以上の言語に対応していることもあって、世界中で利用されているwikiの一つです。社内wikiとしての基本機能のほか、アクセス制御やテンプレートなども利用することができるので、あまり予算をかけたくないという場合にぜひおすすめです。
社内Wikiをどう活用すればいい？
メルカリは企業文化の根底に社内Wikiを置き、大規模な情報の土台を作り上げることで「強いチーム」を支えています。インテックでは主にITプロジェクトにおける専門的なナレッジ共有の場として社内Wikiを活用しています。
では、自社で社内Wikiを活用するにはどうすればいいのか？という疑問を持たれる人は多いでしょう。最初に意識すべきポイントは3つです。
- 情報共有を滞らせないために幅広いコンテンツを募集する
- 社員全員がコンテンツを作成する環境づくりを心掛ける
- 投稿された内容をチェックしてコンテンツの正確性を担保する
これらのポイントさえ意識すれば、後はどんどん社内Wikiで情報を共有していきましょう。大切なのは情報量です。最初は細かいルールは設けずに、誰もが自由にコンテンツを投稿できる状況にすることでナレッジの蓄積が進みます。その情報が必要かどうかは後から精査すれば問題ないので、情報量の多さを重視しましょう。
メルカリのようにあらゆるビジネス情報を社内Wikiに集まるようにするというのも良いかもしれませんね。企業文化はそうしていくうちに作られていくので、最初は気にする必要はないでしょう。
社内Wikiにたくさんのナレッジが蓄積されれば、生産性を上げたり、教育の効率性が改善されたりなど様々なメリットが現れ始めるはずです。その段階に来たら「それらのメリットをどうやったら最大化できるか？」を考え、社内Wiki運用のルールを作っていきます。
ただし、ルールをガチガチに固めてしまうと社員は窮屈に感じ、ナレッジの蓄積がそこで止まってしまう可能性もあるので、社員を信頼してある程度の裁量を与えるように心掛けましょう。
業務効率化におすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。