社内wikiの作り方とは?作るメリットや方法について

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ハドラー

社内wikiをご存知ですか?近年多くの企業で導入が進められている社内wikiは、従業員の負担を減らし、会社全体の生産性を向上させるための効果的な手段の一つとして用いられています。

 

今回は、まだ社内wikiを知らないという人やこれから導入を検討している人に向けて社内wikiの作り方とメリットについて詳しくご紹介します。

 

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社内wikiとは

社内wikiを一言で言うと「会社全体の業務の標準化」を目的としたツールのことを指しています。インターネットの「wikipedia(ウィキペディア)」のような百科事典のイメージで誰もがそれをみればすぐに必要な情報を閲覧することができます。

 

各部署や個人がもつノウハウやナレッジを会社全体で共有することで、誰もが同じ品質を保ちながら必要な業務をすすめることができる業務マニュアルとして活用されています。

社内wikiを導入して生産性を向上させた企業も数多く、現在ではさまざまな作成ツールを利用して簡単に社内wikiを利用しているフリーランスや企業も増えてきています。

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社内wikiの重要性

社内wikiは、近年深刻な社会問題である人材不足を補うための効果的なツールとして注目を集めるようになりました。新人教育や人事異動には伴う業務の引き継ぎには、一定の時間が必要になります。その期間は、教育・指導する担当者は他の業務を行うことができないため、代わりの従業員がフォローすることになります。

 

また、引き継ぎする側もされる側も期間内に必要業務をすべて共有しなければならず、その間の時間が制限されてしまうことになります。社内wikiを利用すれば、教育する側は新人にマニュアルをみておく指示をするだけですみます。また、必要な情報はすべて社内wikiに蓄積しておけば、あらためて引き継ぎにかける時間も必要ありません。

 

社内wikiは、人件費や管理費にかかるコストを大幅に削減してくれる効果的なツールとして、その重要性はますます高まるばかりです。

社内wikiを作るメリット

社内wikiは、会社の業務を標準化するマニュアルとして、また、人材不足を補うための効果的なツールとしてその重要性はますます高まるばかりです。ここでは、社内wikiを作成し、導入した場合に得られるメリットについて詳しくみてみることにしましょう。

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メリット1:業務のブラックボックス化を防ぐ

社内wikiは、一つ一つの作業手順はもちろん、会議の議題や会社にとって有益な情報がすべて表示されているものでなくてはなりません。部署間で共有しているナレッジや個人が持つスキル、ノウハウなどを会社全体で共有することで、特定の人材しかその作業ができないということのないように業務のブラックボックス化を防ぐことができます。

メリット2:生産性の向上

社内wikiには、会社や部署ごとに必要な情報が全て記載されることになります。これまではそれぞれの経験や実績をもとに行ってきた作業内容が言語化されるようになるので、誰もが閲覧し、共通の情報認識ができるようになります。

 

社内wikiに掲載されている必要なマニュアルや手順書に従って作業すれば、誰もが同じクオリティの仕事ができるようになります。これまで知り得なかったノウハウを習得することもできるので、作業効率を向上させるだけでなく、業務品質を一定に保持することが可能になり、会社全体の生産性の向上にもつながることになります。

メリット3:人材不足を補う

先述のとおり、社内wikiを活用することで新人教育や人事異動・退職に伴う業務の引き継ぎなどにかかる時間や管理コストを大幅に削減することができます。また、社内wikiがあれば、業務マニュアルをみながら作業することができるので、急な退職者があったとしても引き継ぎの必要なしに一定の兼務が可能になります。

 

このように社内wikiは、企業が抱える人材不足という大きな課題を補うことを目的としたツールでもあるのです。

社内wikiの作り方

社内wikiには、大きく分けて3つのツールを利用した作り方があります。ここではそれぞれのメリットデメリットについてみてみることにしましょう。

webサービスを利用する

現在、多くの会社から社内wikiを作成できるツールが提供されています。webサービスを利用して社内wikiを作った場合のメリット・デメリットは以下の通りです。

webサービスを利用する利点

webサービスは、インターネット環境があれば、いつでもどこでも利用することが可能です。サービスを提供している会社と契約を締結し、社内wikiはもちろん検索機能やコメント機能など充実したサービスを利用することもできるもっとも手軽な作成ツールです。

webサービスを利用するデメリット

オンライン上で全ての情報が管理されているため、万が一の場合のセキュリティに不安があります。また、月額または年間費用が必要になるので、一定の予算を組んでおく必要があります。

webサイトを利用する

webサイトは、wikipediaのようにwebサイトとして社内wikiを管理・運用する方法です。webサイトを利用した時の利点・デメリットは以下の通りです。

webサイトを利用する利点

webサイトを利用した社内wikiでは、インターネット環境があれば、いつでもどこでも閲覧することができます。特定のサーバーを経由してサイト管理ができるので、自社サイトとして運用することができます。

 

一定のマニュアルはもちろんFAQのように対話形式で掲載することもできるので、操作に慣れていない初心者でも使いやすいメリットもあります。

webサイトを利用するデメリット

オンライン上で管理するため、サーバー契約やサイト制作などの初期費用と運営・管理のためのランニングコストが必要になります。また、セキュリティ面もしっかり管理しなくてはならないため、場合によっては専門の部署が必要になることも想定しなくてはなりません。

アプリを利用する

社内wikiを作るには、自社専門のアプリを開発して利用すると言う方法もあります。アプリを利用した場合の利点とデメリットは以下の通りです。

アプリを利用する利点

自社で利用する社内wiki専用アプリなら、スマホやタブレット、PCにダウンロードして利用することができるため、ネットワーク環境がなくとも利用することが可能です。利用したい機能を搭載したり、アクセス制限を設けたりして管理することができるので、オリジナル性の高い社内wikiを利用することが可能です。

アプリを利用したデメリット

自社アプリの開発には、システム開発のための制作コストが必要になります。運用・管理のためのランニングコストも必要になるため、一定の予算を見込んでおかなければなりません。また、アプリ内の内容を変更する場合などには、その都度変更申請しアプリのアップロードが必要になります。

社内wiki作成の注意点

会社にとって大きなメリットの多い社内wikiですが、せっかく作ってもそれを従業員みんなが利用しなければ意味がありません。「どんな目的で作るのか」、「誰に使ってもらうのか」、「どんなときに使うのか」を明確にし、従業員全員に周知しておく必要があります。

 

また、業務に携わる人の立場に立ってフォーマットを統一化し、誰もがみやすく使いやすい社内wikiを作り上げることも重要なポイントになります。

まとめ

社内wikiを導入して、業務効率の向上に成功した企業は数多くあります。しかし、その一方でうまく使いこなせていないという企業もあるのではないでしょうか。社内wikiの導入は、意識の統一を図ることも重要な課題の一つとなることでしょう。ぜひこの機会に社内wikiへの理解を深め、効果的な社内wikiの運用に挑戦してみてください。

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