【Googleスプレッドシート】チェックボックスを作成方法は？色付けや連動の設定も解説

Google スプレッドシートは、Googleが開発・提供しているオンライン表計算ソフトで、計算式や数式を活用することで表作成を簡単にすることができる便利なツールです。その中でスプレッドシートにおけるチェックボックスは、単一のセル内にチェックマークを表示するための機能です。チェックボックスは、スプレッドシートの入力データを効率的に管理するために使われます。

 

今回は、Google スプレッドシートで便利なチェックボックスの作成方法や活用方法について紹介します。

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Google スプレッドシートのチェックボックスとは

GoogleスプレットシートはGoogleアカウントがあれば、誰でも利用できる表計算ツールです。インターネット環境があれば、スマホやタブレット、PCを利用していつでもどこでも利用できるので、出張先やテレワークなどにもおすすめです。入力したデータは全て自動保存でGoogleクラウドに保存されるため、万が一端末が使えなくなっても大切なデータを紛失する心配もありません。

 

その中の機能としてチェックボックス機能を使うことができます。チェックボックスとは、プログラムやアプリケーションなどでよく使用される、ユーザーが選択した状態を表すUIコントロールの1つです。通常、オン/オフ、選択/未選択、Yes/No、True/Falseなどの2つの状態を持ちます。

スプレッドシートにおけるチェックボックスは、特定のセルにチェックボックスを配置し、チェックボックスをオンにすると、そのセルにはチェックマークが表示されます。チェックボックスは、個別のタスクやアイテムを管理するために使用されることが多く、タスクの完了状況を追跡するための手段としても役立ちます。

スプレッドシートにおけるチェックボックスは、複数のセルに一度に配置することもできます。また、チェックボックスは、条件付き書式やスクリプトなどの機能を使って、特定の動作をトリガーすることができます。

 

基本的なチェックボックスを作成する方法

ここでは基本的なチェックボックスの作成方法について2ステップに分けて解説します。

チェックボックスがうまく使えない時の対処方法

チェックボックスを設定したいのにうまく使えない、表示がされないと言った場合の対処方法をいくつか紹介します。

チェックボックスが表示されない！

セルの幅が狭すぎる可能性があります。セルの幅を広げることで、チェックボックスが表示されるようになる場合があります。

 

チェックボックスが自動的にチェックされる！

条件付き書式が設定されている可能性があります。条件付き書式を確認して、不要な設定を削除することで、問題を解決することができます。

 

チェックボックスのサイズが変更できない！

チェックボックスがオブジェクトグループに含まれている可能性があります。オブジェクトグループを解除することで、チェックボックスのサイズを変更できるようになる場合があります。

 

情報管理におすすめのツール

Googleスプレッドシートでは豊富な機能を活用して便利に表計算をすることができますが、そのURLや、関連するPDF資料、テキストでのメモなど、様々ある情報を一元管理するのにおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。こういった管理ツールは国内外含め数多提供されているため、自分たちの組織の目的や状況に合わせて、一番フィットするツールを選ぶことで、その後の運用もスムーズになります。

「Huddler（ハドラー）」は、シンプルな画面設計でITツールに詳しくない方でも簡単に使い始めることができます。

 

Huddler（ハドラー）とは

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/

 

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。

 

Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。

 

• リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
• 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
• 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
• カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い

 

このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。

Huddlerの4つの機能

会議

Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。

 

タスク

Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。

 

併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。

タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。

 

wiki

Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。

 

ファイル

Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。

 

Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。