スマホが広く普及した近年、ビジネスやプライベードの予定をスマホで管理している人もいることでしょう。しかし、「現在使っているスケジュール管理アプリが使いにくい」と感じていたり、「どんなことができるのかわからない」と感じていたりはしませんか？今回は、スマホのスケジュール管理アプリでできることと、ぜひ使ってみたいおすすめのアプリを詳しくご紹介します！
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目次
スケジュール管理アプリとは
スケジュール管理アプリとは、その名の通りスケジュールを管理して予定を知らせてくれたり、こなすべき予定をチェックしたりすることができるアプリです。書き込んだ予定をデバイス間で同期させ、家族やプロジェクトチームと共有することもできるので、プライベートはもちろん、ビジネスシーンでも活用することができます。
基本的には無料で使えるものがほとんどですが、より高性能な機能を利用するなら有料のものを利用してみるのも良いでしょう。
スケジュール管理アプリでできること
スケジュール管理アプリを選ぶには、まず自分がどんなことをしたいのかを考えてみましょう。単純に予定を管理したいだけなのか、日記やアルバムなど、スケジュール以外にも使える機能が欲しいのかなどです。ここでは、スケジュール管理アプリでできる主な機能について見てみることにしましょう。
タスク管理・To Doリスト
スケジュール管理アプリの基本機能である「タスク管理」やTo Doリストは、学校行事の予定や家族でのイベントを入力してプライベートとして活用するのはもちろん、会議や出張の予定を管理してビジネスツールとして活用することもできます。その日の予定を忘れてしまってもアラームで知らせてくれるので、あわてる必要もありません。
週単位・月単位での管理
スケジュール管理アプリでは、その日の予定はもちろんのこと、週単位・月単位での表示、管理ができます。特にビジネスとして使う場合、先の予定と調整しながらスケジュールを組んでいくことはとても重要です。一日の流れを時間軸で確認しながら、週単位や月単位での予定を組むことができます。
共有機能
スケジュール管理アプリには、組んだ予定を他のデバイスと同期してデータを共有することができる機能が搭載されているものもあります。スマホ間での共有はもちろん、スマホで入力してPCで閲覧・編集することできるので、家族で予定を共有したり、会社の部署やプロジェクト内で予定を組んだりすることができます。
絵日記
スケジュール管理アプリでは、その日にあった出来事を記載して日記のように管理することができるものもあります。画像やイラストを添付することもできるので、絵日記やアルバムのように保存することも可能です。テキストだけでなく、画像やイラストで管理することでその当時のことを鮮明に思い出すことができます。
カスタマイズ
スケジュール管理アプリは、自分の好みに合わせてカスタマイズできるものもあります。見た目のデザインを変えたり、カラーを変えたりすることでいろいろな画面を楽しむことができます。
計算機能
スケジュール管理アプリには、家計簿としての機能が搭載されているものもあります。食費や光熱費など、毎月の固定費や変動費を入力して計算することができます。
あると便利なスケジュール管理アプリ３つの機能
スケジュールを管理するアプリは、現在数多くの種類があります。実際にアプリを導入したいと思っても、どれが良いか迷ってしまうこともあるでしょう。ここでは、自分に合ったものを探す時にあると便利な３つの機能についてみてみることにしましょう。
1.ウィジェット機能
ウィジェット機能は、アプリ本体を起動しなくてもホーム画面に表示させておくことのできるいわば付箋のような役割をしてくれるショートカットのことを言います。
毎日の天気予報や最新のニュースなどをすぐに確認することができるので、移動中や出先でも手軽にチェックすることができます。ウィジェット機能を搭載したスケジュール管理アプリでは、直近の予定をすぐに確認することができるので、スピーディーに予定をこなすことが可能になり、うっかり忘れを防ぐこともできます。
2.リマインダー機能
リマインダー機能は、いわゆる「お知らせ機能」のことです。会議やミーティング開始時間の５分前などにスケジュールに入れておいた予定に沿って自動的にお知らせをしてくれるので、多忙な時でもしっかりとスケジュール通りに業務をこなすことができます。
iPhoneには、独立したリマインダーアプリが標準搭載されていますが、スケジュール管理アプリと連動していなければならないため、スケジュール管理アプリと併用して使えるものがおすすめです。
3.マルチデバイス
マルチデバイスとは、スマホやタブレット、PCなどの異なるデバイス端末を問わず利用できることを言います。アプリを同期させれば、スマホで入力したスケジュールをPCで確認することができたり、タブレットで作成した月予定をスマホで確認したりすることが可能です。現在多くのスケジュール管理アプリはマルチデバイスに対応していますが、「iOSのみに対応」または、「Andoridのみに対応」と一定のOSにしか対応していないものもあるので、導入時には注意が必要です。
使ってみたいオススメアプリ７選
スケジュール管理アプリの中でも特に人気の高いものを作って７つ集めてみました。どれもぜひ使ってみたいおすすめの機能がたくさんあるので、自分にあったものを選んでみましょう。
Jorte（ジョルテ）
スケジュール管理アプリとして有名なJorte（ジョルテ）は、1週間の始まり曜日を設定することや、To Doリストの通知やスケジュール管理、イベント管理などビジネスでもプライベートでも使えるアプリです。背景やフォント、アイコンなどを自由にカスタマイズできるので、自分だけのオリジナル手帳が出来上がります。
さらに、いちいちカレンダーを開かなくても予定を確認できるウィジェット機能が搭載されているので、スマホさえ持ち歩けばいいつでもどこでもその日の予定を確認することができます。
https://www.jorte.com/?lang=ja
Googleカレンダー
Googleが提供するスケジュール管理アプリです。インターネット環境さえあればスマホやPC、タブレットなどさまざまなデバイスでデータを共有することができます。プライベートでもビジネスでも使いやすいのが魅力で、数あるスケジュール管理アプリの中でも特に人気を集めています。他のカレンダーアプリと連携してTo Doリストを管理やビデオ会議を管理することもできるようになります。
Yahooカレンダー
Yahooが提供するスケジュール管理アプリです。ビジネスとプライベートを分けて管理することができるので、予定を混同することなく使うことができます。背景の色やテーマを自分の好みに変更したり、スタンプを利用したりして楽しくかんたんにスケジュール管理ができるようになります。
https://calendar.yahoo.co.jp/info/
Timetree
ビジネスでのプロジェクトチームやサークルなどでスケジュールを共有したいときぜひおすすめのスケジュール管理アプリです。予定ごとにコメントや画像を添付することができ、共有することができます。チャットを利用してグループ内での会話もできるので、細か成毛ジュールもリアルタイムで調整することができます。
https://timetreeapp.com/intl/ja/
Lifebear
Lifebearは、カレンダーやノート、日記の機能が一体化されたスケジュール管理アプリです。カレンダーごとにTo doリストを作成して管理することができるほか、1,500種類以上の豊富なスタンプを活用してスケジュール帳をより見やすくすることもできます。また、着せ替え機能を使って自分好みにカスタマイズすることも可能。飽きたらいつでもテーマを変更して気分に合わせた手帳を使うことができます。
Refills
フジソフトが提供しているスケジュール管理アプリです。Googleカレンダーと同期させることができるので、より詳細なスケジュール管理をすることができます。スマホやタブレット、PCなど、デバイスを問わずタスク管理をすることが可能で、データ共有を利用することもできます。無料で利用することもできますが、全ての機能を使う場合は、有料プランへの加入が必要になります。
https://www.fsi.co.jp/solution/refills/
TinyCalendar
シンプルなデザインで使いやすさに定評があるスケジュール管理アプリです。カレンダー形式や週単位、日にち単位での表示ができるので、時間単位でも週単位でもみたい予定をいつでも確認することができます。AndroidやiPhoneなど、デバイスを問わず利用することができるので、データ共有などにも最適です。
https://timetreeapp.com/intl/ja/
スケジュール管理アプリを上手に使うために必要なこと
誰でも手軽に使えて、スマホやタブレットでも利用できる便利なスケジュール管理アプリですが、これまで手書きの手帳を使っていた！という人にとって初めてのアプリでは、なかなか使いこなせないという人もいるのではないでしょうか。
スケジュール管理アプリを上手に使いこなすために必要なポイントをしっかり押さえておきましょう。
決まった予定はすぐに入力
スケジュール管理アプリを上手に使うには、まず「決まった予定はすぐに入力すること」が大切です。忙しいから後でまとめて入力しようとすると、予定の詳細を忘れてしまったり、入力するのが面倒になってしまったりして結局入力しないままメモ書きをそのまま利用してしまうなんてことにもなりかねません。
アプリに慣れるまでは、できるだけこまめに決まった予定を入力する癖をつけることが大切です。
リマインダーを利用する
スケジュール管理アプリを入れて慣れるまでの間の予定は、必ずリマインダーを設定するようにしましょう。普段、あまりスマホを見る癖のない人は特に、慣れるまでの間はアプリに入力した予定にリマインダーを設定し、毎日チェックするようにすることが大切です。
リマインダーは、お知らせする時間や回数を設定することができるので、業務のないようによって前日に１回、その日の朝に1回、直前に1回など、複数回に分けて設定するようにしましょう。人は、多忙になればなるほど、次の予定や作業を忘れがちになってしまうものです。リマインダーをうまく利用して重要な予定を失念することのないようにしましょう。
ツールを利用する
スケジュール管理アプリには、文字サイズや色を変更したり、付箋やスタンプなどの便利なツールが搭載されているものも多くあります。予定をわかりやすく書き込むには、みやすい文字の大きさを設定し、普段の業務とイベント、商談などを色分けしてみるのが良いでしょう。
入力が面倒な時にはスタンプなどを利用して目印をつけておき、詳細は後で入力するなど、アプリならではの便利さを生かしてみましょう。
まとめ
予定を管理してくれるスケジュール管理アプリを選ぶ際には、アプリがもつ機能と自分が使いたい機能が合致していることが大切であることがわかりました。
たくさんの機能を持つ高品質なスケジュール管理アプリは、手書きの手帳にかわり、今後ますますそのニーズは高まっていくことでしょう。是非この機会により使いやすい自分だけのスケジュール管理アプリを見つけてこれからの予定管理に役立ててください。