社内で会議室を利用しようとした際に、このような事が起きた経験はありませんか？
- 会議室を利用しようと予約したところ、他の利用予定者と重複してしまった
- 社内の会議室が多くあり、どの会議室が空いているのか不明で困った
- 予約状況は全て利用されている状態だが、明らかに空いている会議室がある
実際にこうした経験を持つ人は決して少なくありません。
このような事が発生しないようにと、会議室のスケジュール管理を一元管理できるようなシステムを自社で構築する事は時間もコストも大幅に掛かってしまいます。そこで会議室の予約管理を実現可能なのが「会議予約システム」です。今回の記事では、予約管理システムについての基本的な知識や選ぶ際に気を付けたいポイント、会議室予約システムの中でも代表的なおすすめ3選について詳しく紹介していきます。
こちらの記事もオススメ
Web会議ツール4選をそれぞれ比較！ツールを選ぶポイントを押さえて検討しよう
目次
会議室予約システムとは
会議室予約システムとは会議室の予約状況を可視化する事で利用に生じがちな無駄をなくし、会議室稼働率の向上に活用可能なシステムです。会議予約システムを活用する事で、
- 常に誰もが利用状況の正確な把握が可能
- 会議室の予約や変更、キャンセルの際に生じる手間を最小限にする
といった事が実現できるようになります。
会議予約システムの基本機能
数多くの会議予約システムが存在していますが、多くのものは会議予約に特化した以下のような基本機能を有しています。
会議室の予約、キャンセルや変更
会議室を予約やキャンセル、変更を行える機能です。予約に関して新しい情報が更新された際には、多くの場合利用対象に含まれている全ての人へ向けた通知や、外部グループウェアなどの連携システムへも情報が即座に反映されます。
会議室の利用状況を一覧で把握する
会議室利用の予約関連機能の他に、会議室利用状況についての情報を一覧で表示する事が出来ます。現在どの部署やチームが利用中なのかをリアルタイムに把握ができ、予約がずれ込んで当初の予定と変わって空室になっている会議室やホールなどの確認ができます。
履歴から利用データの分析
その他にも会議室利用に特化した機能として、蓄積した過去の会議室利用データを分析できる機能があります。利用率の高い時間帯や曜日、会議室の分析や、予約した時間よりも超過して利用している割合や部署の利用率の高さをデータにし分析する事で、無駄を省きより生産性の高い会議を催すのに役立てる事が出来ます。
会議室予約システムを選ぶ際に気を付けたいポイント
会議室利用システムは多くの企業からリリースされています。それぞれが個性豊かな特徴を持っており、導入費用や想定されている会議室数や規模もシステムごとに異なっています。自社に会議室利用システムを導入検討する上で着目すべきポイントについて、いくつか説明していきます。
運用のしやすさ
会議予約システムは、新入社員から管理職クラスまで多くの社員が利用する事が考えられます。利用する社員層が幅広くなる事が想定されるため、こうしたシステムに不慣れな社員がいることもあるかと思われます。そこで重視したいのが運用のしやすさ、誰でも簡単に操作できるかどうかという点に着目する事を念頭に入れておきましょう。
無料トライアルプランなどを持つシステムもありますので、試用期間などを設けて実際に使い心地を確かめるのも一つの手です。
スケジュール管理システムとの連携
会議室を予約するという事は、会議参加予定メンバーの個人スケジュールを同時に調整する必要が生じます。複数のスケジュール管理システムを運用している場合は、導入予定の会議予約システムと運用中のスケジュール管理システムを簡単に連携可能かチェックする必要があります。
新規会議予約がされた際に、自動的にスケジュールカレンダーに反映されるのが一番理想の形でしょう。
セキュリティ対策
会議予約システムはクラウド利用タイプと専用サーバーを利用するタイプに大別できます。外部から操作可能なクラウドタイプや共有サーバーを使用するものに関しては、その特徴上セキュリティ面に不安を覚えてしまう側面もあります。サービスごとに実際どのようなセキュリティ対策が講じられているのかを確認し、検討を進めましょう。
おすすめの会議予約システム3選
今回は代表的な予約システムのうち、おすすめ3選について書いていきます。それぞれ概要と特徴について紹介していきますので、検討の際参考にしてみて下さい。
SmartRooms
SmartRoomsは株式会社内田洋行が提供している会議室予約システムです。主要なグループウェアと連携可能で、導入に不安がある企業も安心なエンジニアによる導入支援サービスがあり安心です。
- 日本語/英語モードを搭載し外資系企業にもスムーズに導入可能
- 会議終了時間が近づくとアラームでお知らせ
RESERVA
RESERVAはクリニックや撮影スタジオ、美容室、宿泊施設などの幅広い業種で活用されている予約システムです。無料利用プランも用意されているので、まず予約システムを導入してみたいといった中小企業や個人事業主にも利用開始へのハードルが低いサービスです。
- キャンセルが出た際にはキャンセル待ちリストに自動メール配信
- 操作がシンプル。3分ほどで予約開始可能
touch-mee
touch-meeは専用のサーバーを必要としないサービスなので、導入コストを抑えつつ運用可能です。利用料金は一部屋ごとに発生するため、利用コストに無駄が発生しません。
- 工事やタッチパネルも不要なため初期費用をほぼかけずに導入可能
- 電源のない場所でも運用でき、ロケーションを選ばず活用できる
まとめ
この他にも種類豊富な予約システムが多くのベンダーからリリースされていますが、使用目的や自社の規模、予算に合わせたサービスを選定する事が大切です。今回紹介したポイントを踏まえて、導入前に十分特徴を把握し検討していきましょう。