ビジネスでの必須アイテムのひとつが「スケジュール手帳」です。スマホやノートPCの活用が増えたとはいえ、自分で記入・管理する手帳はいつでも持ち歩きたいツールです。しかし、毎日手帳を使っているとはいえ、本当に上手に使いこなせているという人はさほど多くはないのではないでしょうか。
今回は、スケジュール手帳を仕事で上手に活用するためのポイントについて詳しくまとめてみました。
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目次
スケジュール手帳のいいところ
スケジュール手帳は、単純に予定を書き込むだけの手帳ではありません。例えば、付箋を貼り付けてタスク管理として利用したり、その日の出来事を書き込んで日記のように使ったりと、まさに自分のアイデア次第で自分だけのオリジナル手帳をつくることができます。
また、スケジュール手帳はインターネット環境がなくても便利に使いこなすことができるので、どんな時にも取り出して好きなことを書き込むことができます。常に持ち歩いているからこそ愛着も湧いてくることでしょう。
スケジュール手帳を上手に使うための基本ルール
ここでは、スケジュール手帳にどんなことをかけば良いのかを見てみることにしましょう。
スケジュールを書く
スケジュール手帳の基本的な目的なのが、「スケジュールを書き込むこと」です。その日の予定だけでなく、具体的な時間を書き込んだり、他人との約束や自分自信の予定も書き込んだりしてみましょう。その日のスケジュールが分かりやすくなり、空き時間の確保もしやすくなります。
チェックリストを書く
スケジュール手帳は、買い物リストや持ち物リストなどのチェックリストとしても書き込むことができます。仕事上のタスクを書き込んで、終わったものからチェックしていくなど、タスク管理として活用することもできます。
とにかく書く
あまり予定がないからスケジュール手帳は必要ないと感じている人も多いのではないでしょうか。しかし、それではいつまでも上手に手帳を活用することはできません。まずは、見たいテレビ番組や誰かの誕生日など、どんなことでもいいので、思い付いたものから書き込んでみましょう。
何かを記録する
スケジュール手帳には、自分の好きなことを書き込むことができます。その日食べたものや体重や体温の記録などを毎日書き込んでみるのも良いでしょう。ダイエットとして活用するなら、目標と期間を設定して具体的な予定を立ててみるのも良いでしょう。
家計簿を書く
給料日の予定や光熱費やカード支払いの金額や予定日などを詳しく書き込んでみるのも良いでしょう。毎月の収入と支出を詳しく書き込んで家計簿のように使いこなすこともできます。何にお金を使ったのかも分かりやすくなるので、節約にも役立てることができます。
目標や悩みを書く
目標を書き込んだり自分の悩みを書いたりしてみるもの良いでしょう。目標に向かってやるべき行動や悩みを解消するべきことが見えてくるかもしれません。その日の目標、一週間の目標、一ヶ月の目標など、細かな目標を設定してみましょう。一つ一つの目標をクリアしたら自分にご褒美を与えるなど、生活にメリハリをつけることができるようになります。
連絡先を書く
スケジュール手帳に必要な連絡先を記載しておくと意義なところで役に立つことがあります。例えば、スマホを忘れて困ったとき、手帳に書かれた連絡先で必要な上を得ることもできます。また、手帳を落としてしまったときなどは、自分の連絡先を書いておくことで、手帳がもどってくる可能性も高まります。
手帳のタイプとは？
一般的に市販されている手帳にはどんなものがあるのでしょう。大抵の手帳には、複数タイプの予定表が組み込まれていることが多いので、それぞれをうまく使いこなすためにもそれぞれのタイプを確認しておくことがたいせつです。
マンスリータイプ
カレンダーのように一ヶ月の予定をまとめて確認することができます。予定を書き込むのに適しているので毎月の予定はまとめて書き込み、調整ができるようにしておきましょう。
バーチカルタイプ
バーチカルタイプは、一日のスケジュールを時間単位で管理することができます。午前と午後の予定を細かく書き込んで、忙しいスケジュールをこなしたいと言う人におすすめです。
週間レフトタイプ
手帳を開いた時に、左側ページに日付欄があり、右側にメモページがある構成の手帳です。１ページで予定管理とメモが管理できるので、あれこれ書き込めるもっともスタンダードなタイプで使いやすい手帳と言えるでしょう。
時系列タイプ
一日の予定を、１ページ全部をつかって時間ごとに管理することができます。1日の予定や出来事をたっぷり書くことができるので、毎日忙しいスケジュールをこなさなければならない人や、日記などのように色々書き込みたいという人におすすめです。
スケジュール手帳をもっと上手に使いこなすためのアイテム
スケジュール手帳は、ただボールペンで書き込むだけでなく、いろいろなアイテムを活用してより便利に活用することができます。
色分け
ペンの色を使い分けるだけでも手帳の活用法はグンとアップします。例えば、一般的な予定は黒、仕事の予定は青で書き込む、重要な予定やイベントは赤で書くだけでも見やすい手帳になります。また、家族ごとに色分けしてそれぞれの予定を書き込んだりしてみるのも良いでしょう。
シールを使ってみる
誕生日やデート、重要なプレゼンや会議がある日などは、特に予定を強調するためにシールを利用してみるのも良いでしょう。自分の好みのシールを手帳に挟んでおき、ぺたぺたと貼り付けるだけで見やすい手帳が出来上がります。
付箋を活用する
付箋を利用することで、変動的な予定を調整しやすくなります。ビジネスやプライベートで色分けするとより予定が分かりやすく、タスク管理もしやすくなります。
インデックスを活用する
市販されているスケジュール手帳には、月単位でインデックスがつけられているものが多くあります。しかし、あえてそうしたものを使わず、オリジナルのインデックスシールやマスキングテープなどを利用して目的のページを開きやすくしておくと、よりわかりやすくなります。
まとめ
スケジュール手帳は、将来的な予定を記録し、スケジュールを管理するためだけのものではないということがわかりました。スケジュール手帳を上手に使いこなす最大のポイントは「後から見直した時の再現性の高さ」にあります。是非この機会に、お気に入りの手帳を見つけて自分だけのオリジナル手帳を見つけてみてはいかがでしょう。