スケジュール管理を手書きで行うメリットとは？役立つ管理術「バレットジャーナル」についても紹介

最近のネットワーク環境の整備やスマートフォンの普及によって、今までビジネス・プライベートの予定管理を手帳で行っていた人がスケジュールアプリを利用して管理しているのが多く見受けられます。スケジュール管理アプリは豊富な機能を持ち、他アプリとの連携や他ユーザーとの共有が魅力です。

 

ですが、手書きでスケジュール管理を行うメリットやあまり知られていない手書き特有の管理術もまた存在しています。今回の記事では、スケジュール管理を手書きで行うメリットや手書きで行う管理術「バレットジャーナル」について紹介していきます。

 

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スケジュール管理にはどのような方法がある？

私たちがビジネス、プライベート共にスケジュールを管理しようとした際に考えられる方法としては前述したスケジュール管理専用のアプリを利用する方法と、従来から行われてきた手書きによって紙の手帳を用いる方法の2つがあります。

 

それぞれどのようなメリットを持っているのか、改めて確認してみましょう。

スマホアプリを使うメリット

スマホアプリを利用してスケジュールを管理するメリットとしては、まず手軽に運用開始可能な事です。普段持ち歩いているスマホ一つで簡単に予定の入力ができ、タップ一つで同じプロジェクトチームの人たちや家族、友人とスケジュールの共有ができます。

 

スケジュールを相互共有している自分以外の人の予定も簡単に閲覧可能なため、新たに予定を立てる際のスケジュール調整を容易に行えます。また、万が一スマホを紛失してしまった際や新たな端末を購入した際のデータ引き継ぎも、ほとんどの場合は登録しているIDとパスワードさえあればすぐに少し前まで使っていた環境そのままに利用を再開する事が出来ます。

手帳でスケジュール管理をするメリット

手帳を使って手書きでスケジュール管理を行うメリットは、自由度の高さにあります。まだ確定では無いものの日程の仮押さえが必要な予定であれば付箋を用いて示したり、ちょっとしたイラストを書き加えたりする事で幅広い表現ができます。

 

アプリと違って手帳として独立しているので、顧客からの電話を受けながらスケジュールを書き込んだり、メモページを使ったりして通話内容のメモを取ることができるのも手帳ならではの強みです。メモページを有効活用しToDoリストを作成し同じプロジェクト内で行われた会議のメモとまとめておくなど、アナログツールだからこそできる一元管理が可能な点も大きな魅力です。

「バレットジャーナル」という手書きスケジュール管理術

手書きノートでタスク管理する方法として紹介したいのがこの「バレットジャーナル」という管理術です。バレットとは箇条書きを行う際に打つ点(•)を指します。タスクを全て箇条書きし書き連ねるのがバレットジャーナルの基本です。

バレットジャーナルの特徴

バレットジャーナルは

• 繰り返し書く事で記憶に留めやすくなる
• 手で記入する事で頭で考えていることが整理される
• タスクを洗い出すことができる

といった特徴があります。特に最後の「タスクの洗い出し」は非常に重要な要素です。それぞれのタスクを洗い出すということは、不要なタスクも同時に見つけることができます。

 

タスク全体像を捉えきれていない事でやらなくてはならない事しかやっていないのに仕事がいつまで経っても終わらない、スケジュールに追われていると感じる結果になってしまいます。

 

しっかりとタスクを洗い出し全容を理解する事で優先順位の把握に繋がり、不要なタスクを切り捨て、余計に割かれていた時間をより重要なタスクを消化する時間に割り当てることができます。やる必要のないことに振り回されず、やらなくてはならない事のみに集中する事で生産性の向上に繋がります。

バレットジャーナルの書き方

バレットジャーナルの構成は以下のようになっています。それぞれ順を追って説明を加えていきますね。

・索引(インデックス)

バレットジャーナル用の手帳を用意した際にまず作成するのがこのページです。本で言うところの目次にあたるページとなり、後から見やすくするために作成します。表紙を開いて最初のページに索引(インデックス)を作り、どのページにどの内容が書かれているのかを書き連ねていきます。

・フューチャーログ(未来)

何ヶ月か先の予定を月単位で書いておくページがこのフューチャーログ(未来)です。このページは必要に応じて作成しましょう。

・マンスリーログ(月間)

月末が終わり、新たな月が始まったらその月の予定を1ヶ月分書き出します。このページを作る事で月間スケジュールの流れを俯瞰し、全体像を把握します。

・デイリーログ(1日単位)

毎日朝に、見開いて向かって左ページに今日一日のうちに消化すべきタスクのリストを作成します。1日を終えた時点で、タスクが完了したもの、明日に持ち越すもの、予定が変わったりすぐに取り掛かることが出来なかったりして、後回しにするもの、とそれぞれ分かるように印を付けていきます。

 

明日に持ち越すものは次の日のページに、後回しにするものは予定一覧(前述したマンスリーログやフューチャーログ)に書き写します。同じタスクを違うページに移動させる、すなわち何度も同じ文章を書く行為は自分の記憶により留まりやすくなり、それがバレットジャーナルを運用する上で重要な要素になるのです。

まとめ

スケジュール管理ツールやアプリケーションが発達した今だからこそ、今回の記事で紹介したような手書きでスケジュールやタスク管理を行うメリットを再確認している人もまた多くいます。スケジュールを手書きで管理するメリットを理解し、自分が重視したい目的や用途に合わせて柔軟に取り入れてみてはいかがでしょうか。