情報共有とは?知っておくべき情報共有の必要性と3つのメリット

#情報共有・管理

ハドラー

社内で自分だけが知らない情報があったり、コミュニケーションを取るべき相手に伝わっていなければならない情報があったりする場合、チームとして仕事をしていく中で支障が起きてしまいます。こうした現象は、社内の情報共有不足が原因となっています。

 

ビジネスを大きく発展させるためには、組織やチームの中で情報共有を行う事が必要不可欠です。そのためには、なぜ情報共有が必要なのかを改めて知っておく事が大切です。今回の記事では、情報共有を行う目的や情報共有によって得られる3つのメリットについて詳しく紹介していきます。

 

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情報共有とは

そもそも「情報共有」という言葉はどう言った意味を持っているのでしょうか。調べてみると、以下のような意味が記述されています。

 

見聞や知識、ノウハウを、仲間に伝達し共有すること。組織やメンバー間で知識や情報などを伝達し合うことで認識などを揃える、といった文脈などで特に使われる表現。
(「実用日本語表現辞典」より)

 

平たい言い方に言い換えるとすれば、「いつ、誰が、どこにいても必要な情報を把握する事ができるようにする」事が情報共有されている状況だと言えるでしょう。よく耳にする言葉としては「報告・連絡・相談」がありますが、これはまさに個人を主体とした場合の代表的な情報共有活動における取り組みの一つです。

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社内における情報共有の目的とは

情報の共有は、ビジネスを進めていく上で欠かせない重要な要素のひとつです。社内のあらゆる情報を有効活用することで、利益の最大化を図り組織としての力を最大化する事が可能になります。逆に、情報共有を有効活用できない場合は無駄なコストや労力を費やすことになり結果として会社にかかる負担が増大する事に繋がってしまいます。

 

今後会社を大きく発展させるためにも、会社のビジネスに関わる全ての社員が簡単に情報を把握し共有する事が可能な環境を整える事が大きなカギになってきます。

情報共有によって得られる3つのメリット

では社内で情報共有を行った場合、具体的にどういったメリットが得られるのでしょうか?今回は具体的な例を3つ、以下に挙げていきます。

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①仕事の属人化を防ぐ事ができる

「属人化」とは、特定の担当者や少人数の担当者が業務を抱えてしまい、仕事と人が依存関係に陥ってしまっている状態を指しています。仕事が属人化してしまうと以下のような現象が起きます。

 

  • 業務が特定の人のみに集中してしまう
  • 担当人物のキャパシティ=企業のキャパシティとなり、一定以上規模の案件を受けられない
  • 担当人物が急な退職や入院などが発生した場合、その業務のノウハウ自体を失う

 

など、上記のような問題が起きる可能性を抱えてしまいます。情報共有を行うと、こういった問題が起きるリスクを回避可能です。情報共有は誰でも欲しい情報をすぐに得る事ができるので、ノウハウが予め共有され代理の社員でもその業務を進める事ができるようになるためです。不測の事態や特定の社員に負担がかかる事態を防ぐためにも、情報共有を進めておく事が大切です。

②コミュニケーションを円滑に行える

チーム内の社員と情報交換を行っている際に、互いの認識や話が食い違ってしまうケースがあります。チームの規模が大きくなればなるほどこういった現象は起きやすくなりますが、その主な原因は両者の間で情報の量や質に差が生じているために起きる現象なのです。

 

しかし、チーム内できちんと情報が共有されていると社員間で情報量の差が生じにくくなります。また、情報共有が日常において自発的に社員間で行われるようになると、情報共有を図ることにより社員間のコミュニケーションが自然と活性化されてきます。

 

コミュニケーションが活性化されている組織の中では、物事をよりよく洗練させるためのアイデアが生まれやすくなり、互いに、意見交換しやすい環境になるため、議論を重ねてより良いアイデアとして磨きをかけることもできる環境となります。コミュニケーションを円滑に行える環境づくりは、情報共有において間接的なメリットともいえるでしょう。

③仕事の効率化促進

社内で業務をいつでも、誰でも把握できるようになるということは「業務の見える化」に繋がるともいえます。業務の見える化が実現することで誰もが業務に関する正しい知識を知る事ができ、進捗状況や個人個人のスケジュールを把握する事が可能になります。

 

こうした環境が整えられることによって無駄な報告・連絡・相談が減り、情報の確認や探し出す時間そのものも大きく短縮する事ができます。今までは正しい情報にたどり着くまでに時間が掛かり過ぎていたり、特定の担当者のみ正しい情報を把握していたりするのが従来における組織が持つ情報のあり方でした。

 

しかし、組織の中で必要な情報が十分に共有されているという事は、そうした無駄な時間を省き結果的に作業の効率や生産性を飛躍的に伸ばす事に繋がるのです。

まとめ

今回は情報共有の必要性とその具体的なメリットについて詳しく紹介してきました。どういった業界のビジネスにおいても、まず最も優先して目指されるのは「利益の最大化」です。このシンプルながらも大きな目的を達成するためには、組織内の情報共有が必要不可欠です。

 

情報共有を日々行っていく事で、チーム内のコミュニケーションを図るだけでなく今後のビジネスに繋がっていきます。ぜひ、明日以降のビジネスシーンにおいて情報共有に付いての意識を新たに励んでみてはいかがでしょうか。

ハドラー