働き方改革が推進されるようになった近年、在宅勤務やテレワークといった雇用形態が広がりを見せています。それと同時にRPAの活用を実施している企業も増加傾向にあります。しかし、RPAについてよくわからないと言う人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、在宅勤務にRPAを活用して効率化を図るメリットと注意点について詳しくまとめました。
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目次
RPAとは？
RPAは、Robotic Process Automationの略語で、コンピューター上の作業を人間に代わって行なってくれる自動化ツールのことをいいます。手順が同じ作業や繰り返しの業務などに活用することができるので、ダウンロードやアップロード、メールの一斉配信などに最適です。
また、交通費や領収書などの精算業務をはじめ、請求書へのデータ入力や伝票や帳簿への入力業務、在庫状況の確認商品情報更新などで利用することが可能です。また、顧客管理や社員情報の管理、リスト作成などにも役立てることができるので、定期的に行っている提携業務をすべてRPAが行ってくれることになります。
RPAが注目されている背景
RPAが注目されている背景にはさまざまな近年の情勢が大きく影響しています。現在でもRPAを導入している企業は全体の30％以上あり、その導入数は年々増加しています。ここでは、より具体的な課題について詳しくまとめてみました。
マンパワー不足の改善
RPAが注目されている理由のひとつめは「マンパワー不足」です。少子化問題が取り沙汰されるようになって久しい近年では、その傾向がいっそう高まりを見せています。働き手がいなくなったことで一人当たりの業務負担も大きくなってしまいます。結果、生産性が低下してしまうことにもつながってしまいます。
こうした人材不足を改善するための新しい労働力としてRPAの導入を検討している企業が増えているのです。
働き方改革の推進
近年、日本政府が打ち出した「働き方改革」によって、私たちの働き方は大きく変化しつつあります。残業時間を減らす、テレワークの推進などさまざまな取り組みが多くの企業で実施されています。RPAを導入して、定型業務などの単調な作業をすべて任せることができれば、社員一人一人が自分の業務に専念する時間が増え、残業時間を減らすことができます。
働き方改革を推進し、業務効率化と生産性向上を目的としたRPAの活用が最も注目されている理由の一つとなっています。
RPAと他のツールの違い
RPAはコンピューター上の業務を自動化してくれるツールですが、「ロボット」と聞いてAIと重ねてイメージしている人も多いようです。また、「コンピューター作業の自動化」を ExcelなどのVBAやマクロと混同してしまうことも多いようです。
まず、RPAはあらかじめ設定された業務を正確に行います。ひたすら同じ業務を正確に繰り返すだけのツールなので、AIのような機械学習機能は持ち合わせていません。状況判断ができる AIはいわば脳のような役割を果たしますが、RPAは伝達された命令を正確にこなす手足のようなものであるということが言えそうです。
また、RPAは、VBAやマクロのように特別なアプリケーションに依存することはありません。アプリケーションを問わず幅広く活用できるのがRPAであり、専門的な知識なども必要としません。
在宅勤務・テレワークにRPAを導入するメリット
在宅勤務やテレワークは、近年の情勢を受けて急速に広がりを見せる新しい勤務形態です。ここでは、在宅勤務やテレワークにRPAを導入したときのメリットについて詳しく見てみることにしましょう。
労働管理を適切に行う事できる
RPAを導入することで、在宅勤務時の労働管理を行うことができます。在宅勤務で不透明になってしまいがちなのが労働時間です。その日の業務や勤務時間などをきちんと管理するために就業時間の明確な管理体制を整える必要があります。
RPAを導入することで、日報入力や勤務管理表の入力、管理がわかりやすくなります。
定型作業の効率アップ
RPAは、設定した業務を正確かつスピーディーに行うことができます。在宅勤務時の定型業務や同じ作業の繰り返し業務をRPAがおこなってくれるので、在宅勤務中の一日のタスクに集中することができます。大量のデータ入力やデータの読み込み作業、データ収集などにも対応してします。
変化への対応も柔軟に可能
RPAは、実際のロボットではなく、コンピューター上の業務を自動化するソフトウエアです。RPAを導入したあとなら、テレワークや在宅勤務などで使用する場所が変わっても全く問題ありません。使用環境が変化にも柔軟に対応してくれるので、新たに設定する手間ひまなども必要ありません。
担当者が遠隔地にいる場合も業務が続けられる
RPAは２４時間３６５日フル稼働で正確な作業を続けることができます。作業の担当者がいなくても自動で全ての作業をこなしてくれるので、必要な業務をひたすら続けることができます。
RPAを導入する場合の注意点
RPAは、在宅勤務にかかわらず、大きなメリットがある反面、デメリットもあります。ここでは、RPAを導入した場合の注意点について詳しく見てみることにしましょう。
ロボットを管理下に置ききれない場合がある
RPAはあくまでもコンピュータ上で動作するシステムツールです。そのため、自宅の停電などでシステム障害が起きたり、バグが起きて作業データが消失してしまったりする危険性があります。
さらに設定そのものが間違えていると間違えた通りの設定のまま、作業を延々と行い続けることになりますので、充分注意する必要があります。
セキュリティの強化が必要
在宅勤務の場合、自宅での作業はインターネットに接続した状態のパソコンでRPAを利用することが多くなります。インターネットに接続されたRPAに不正アクセスされた場合、そこから情報漏洩の危険性が高まります。
パソコンのセキュリティを今一度見直し、適切な対策を講じておきましょう。
まとめ
RPAが急速に注目されるようになった背景や、導入した際のメリットや注意点について詳しく見てきました。馴染みの浅いツールなので、導入に躊躇している企業も多いようです。在宅勤務中にRPAを活用している人もまだまだ少ないのが現状です。
まずはRPAについての知識を深め、基本的な知識を理解した上で導入の検討を進めていくことがおすすめです。