「会議体」とは?会議との違い、ポイントを押さえよう

#会議の効率化

ハドラー

会議体という言葉を聞いたことがあるでしょうか。会議上ではよく聴き慣れない専門用語を耳にすることがあります。よくわからない、聞いたことがないという人も多いのではないでしょうか。今回は、会議体が会議とどう違うのか、会議体のメリットやポイントについて詳しく見てみることにしましょう。

 

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「会議(ミーティング)」と「会議体」の違い

ここでは会議(ミーティング)と会議体は、よく混同されてしまいがちなビジネス用語です。重要な会議の場で間違った使い方をしてしまわないよう、ここで2つのちがいについてしっかり確認しておきましょう。

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「会議(ミーティング)」とは

一般的に行われている会議やミーティングと呼ばれるものは、事案の進捗状況の確認や報告内容を共有するために行われているものです。また、何らかの決定事案があったとしても、それが一人の裁量によって決められてしまうものであれば、それは会議(ミーティング)であり、会議体とは大きく異なります。

「会議体」とは

会議体とは、特定の目的のために複数回設定される会議のことを言います。複数人が集まって具体的な意思決定が行われる場で、一人では決定できないような事案を挙手や投票などによって多数決で行われることになります。

 

あくまでも決定議案は参加者全員で決められることが大前提で、決定事案がある会議のみを会議体と呼ぶことになります。

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会議体を設計してみよう

重要な事案を決定するための会議体を開催するには、事前の準備が必須です。いろいろな情報を収集し、しっかりした会議体の設計が必要になりますので、ここで確認しておきましょう。

会議体を設計するポイント

会議体で決定される事案についての内容確認や決定前の流れの把握などはもちろん、承認の手順なども合わせて設計しておくことがポイントです。

 

また、途中で参加メンバーの欠席が続いたり、途中でメンバーが変わってしまったりすると意思統一がぶれてしまう可能性があります。会議体を設計する際には、毎回参加できる人を会議メンバーにするようにしましょう。

設計は「扱う議題ごとに」

会議体は、複数回継続して行われることになります。会議体で決定されるような重要な事案は、一つずつ丁寧に議論を重ね決定されるべきであり、扱う議題ごとに設計されなければなりません。

 

途中で新たな決定事案が出てきた場合には、また新しく会議体の設計を行い、メンバーを募らなくてはなりません。

会議体の種類

複数人で構成される会議体には、複数の種類があります。扱う議題はそれぞれですが、基本的な仕組みはどれも同じで、参加者全員の意思決定が大前提となります。

・プロジェクトのキックオフと進捗状況の確認と課題の改善のための会議

目的とゴールを明確にし、参加者全員でプロジェクト成功までの道筋を経て、意思決定を行なっていきます。

・計画書の作成と承認を行うための会議

商品企画やプロジェクト計画などの作成と承認を行います。

・提出された成果物についての精査を行い承認する会議

新商品やリニューアル商品などの承認を行う際にキックオフから発売までの間、必要な事案の決定を行います。

会議体を催すメリット

一般的な会議では、ついだらだらと議論が長引いてしまうことが多く、会議そのものの決定事項が曖昧になってしまうことがあります。一般的な会議と会議隊を明確に分けることで、それぞれを効率よく生産性の高いものにすることができます。

 

ここでは、会議体を催すメリットについて詳しく見てみることにしましょう。

メリット1無駄のない会議を実施できる

会議体は、全員で特定の事案を決定していくための場です。毎回継続して行われるため、決まった日時に開催し、一度の会議で一つの案件を議論することが基本です。そのため、無駄な時間を有する必要がなく、しっかりした設計がなされていれば、効率よく意思決定が進められるようになります。

メリット2公平な判断ができる

一般的に行われている会議では、社長やプロジェクトリーダーなど、一人の意見によって決定づけられることが多いようです。どんなに重要な事案でも、鶴の一声で業務内容が決められてしまっては、すべてが一方的に偏ってしまいます。

 

複数人で構成される会議体では、参加者全員による裁量で事案が決められていくので、公平で均等な判断ができるというのも大きなメリットです。

メリット3コミュニケーションが取れる

会議体のメンバーは、必ず複数回実施される会議に参加することになります。初めて顔を合わせたメンバーも継続しておこなわれる会議体の中で自然にコミュニケーションが取れるようになり、意思統一を図ることができるようになります。

会議体を進行するポイント

毎回行われる会議体を円滑に進行するために必要なポイントについて詳しく見てみることにしましょう。

ポイント1十分な事前設計

会議体は、同じメンバーで複数回継続して行われることになります。すべてに参加するメンバーを選出することはもちろん、毎回の会議体の内容や決定事案もある程度は事前に決めておくようにしましょう。また、決定までの十分な議論のための時間を設けることも大切です。

ポイント2議題に関係した事案のみを議論する

会議体で議論している事案から派生して別の事案や確認事項が出ることは多々あります。しかし、限られた時間の中で議題に関係のない事案についての議論は無駄に時間を消費してしまうことになります。

 

設計した議論に関係しないものについては、個別に対応し、後ほど参加者に共有するようにしましょう。

ポイント3決定方法のルールを決めておく

参加者全員の判断で決められる会議体ですが、多数決では納得できず、延々と議論を交わして決定されない事態が生じることも考えられます。

 

無理やり決定事案を推し進めてしまうと、参加者の中には不満を感じてしまう人が出てきてしまうかもしれません。もし、こうした事態になった場合の対処方法として、意見が割れた場合の決定方法を事前にルール化しておき、参加者全員で周知するようにしましょう。

会議体を設計する時、気をつけるべきこと

会議体を設計する際には、必ず無理のないスケジュールで日程を調整することが大切です。また、毎回参加できるメンバーの選出やルールの策定など、会議体を設計するにはかなりの手間がかかります。

 

しかし、効率の良い会議体を組織するためにもこうした事柄に気をつけることが必要です。

まとめ

会議と会議体、それぞれ似たような言葉ですが、大きな違いがあることがわかりました。役員会や取締役会、理事会などといったものもいわゆる会議体と呼ばれるものです。今後、何かの場面で会議体がでてきても基本的な仕組みを理解していれば、役立つこともあるのではないでしょうか。

ハドラー