ルーティーンを制する。業務管理を効率化するたった2つのコツ

#タスク管理

ハドラー

ルーティン(routine)ーー。

言葉の意味としては「規則的、習慣的」という意味ですが、単なる規則や習慣を表すものではありません。

 

イチローはバッターボックスに立ち、バットを2回大きく回した後にピッチャーに向けてバットを突き立て、ユニフォームの肩部分をピッと摘みます。長年の野球人生で徐々に変化しましたが、このルーティンを怠ったことはありません。

 

ビジネスにおいてもルーティンは大きな破壊力を持ちます。大切なのは、どんなに小さなことでも「継続する」こと。今回は、タスク管理を効率化するためのルーティンを2つご紹介します。ぜひ、日々のタスク管理に役立ててください。

 

①朝、目覚めてからの10分でその日やるべきことを整理する

目覚めてからタスク管理

人の集中力がビジネスパフォーマンスに与える影響力は長年研究されており、その中では「1日のうち最も集中力が高まる時間」が解明されています。それは「起床後2・3時間まで」です。つまり、最も重要なタスクは1日の始まりにこなすのが最も効率的であり、労力も少なく済みます。

 

では、最も重要なタスクとは何か?それは「タスクの整理」です。人生は決断の連続であり、1日もまた決断の連続です。しかし、その全てにおいて同じ集中力で決断できるわけではありません。意思決定のパワーというのは有限であり、決断するほどに消費されていきます。そして就寝し脳を休ませることで、また回復するのです。

 

脳が最もパワフルであり、意思決定力が満タンに溜まっている時こそ「その日、1日を通じて何をするか?」を整理すべきです。これをやるかやらないかで、1日の決断数は圧倒的に変わります。

 

ビジネスに関することだけでなく、プライベートに関するタスクも整理しましょう。「昼食に何を食べるか?」もこの時点で決められるくらいになるとGood。起床後の10分間を使ってタスクの整理をすれば、意思決定力が高い時にタスクを整理でき、より効率的に、そしてより後悔の少ない時間を過ごすことができます。

 

それはストレスフリーな生活に繋がり、ひいてはビジネスでもプライベートでも充実した時間を過ごすための糧になります。朝が苦手という人も、頑張って早起きしてみましょう。そして1日の始まりにタスク整理をすることで最高のスタートを切るのです。

 

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②夜、就寝前に1日のうちに何ができて何ができなかったかを整理する

①日の終りにタスク

タスク管理では1日の始まりだけでなく、終わりも重要です。日中にこなせなかったタスクに対して「今日も上手くいかなかったなぁ…」とネガティブな気持ちのまま1日を終わっていませんか?心理学的にこれは最悪の行動です。

 

人は良い思い出よりも悪い思い出の方が頭に残りやすく、1日の終わりを自らつまらないものにすればその記憶は延々とつきまといます。そこから感じるストレスは計り知れませんし、最終的にはビジネスパフォーマンスの低下を招き、プライベートの充実感も失われます。

 

大切なのは、「1日のうちに何ができて、何ができなかったか?」をハッキリさせること。起床後に整理したタスクリストがあれば、これは簡単ですね。そして、最初は難しいかもしれませんがさらに大切なのは「未完に終わったタスクがあっても落ち込まないこと」です。

 

人はとにかくストレスが無ければいつまででも健康ですし、仕事も人間関係も自然と上手くいくものです。しかし厄介なのが、「自分自身でストレスを生み出してしまうことが意外と多い」ということ。1日の終わりにあえてネガティブな気持ちになってしまうのもそのせいです。

 

これを乗り越えるためには「完了したタスクに目を向ける」ことと「良い意味での責任転換をする」ことです。1日のうちの良いことに目を向け、そして悪いことは「〇〇のせい」と責任転嫁してしまいましょう。ただし、「タスクをしっかり完了させるために何が必要か?」もセットで考え、単なる責任転嫁で終わらないことです。

 

1日20分のルーティンがタスク管理を変える!

タスク管理ルーティーン

どうですか?とても簡単なルーティンかつ、1日20分しか消費しません。いつもより20分早く起床すれば、この時間を簡単に作り出すことができます。たった20分かもしれませんが、効果は絶大です。継続していくとルーティンというものが如何に重要かがわかってくるはずです。

 

そうすれば次のステップ。1日のうちのルーティンワークを全て洗い出し、時間単位でマスタータスクを作成しましょう。毎日必ず行わなければいけないタスクのことです。マスタータスクを整理してそこにイレギュラーなタスクを組み込んでいくことで、かなり正確な時間管理ができ、より多くの時間を趣味や家族との時間に費やすことができます。

 

継続することが何より難しいので、壁に当たることもあると思います。しかし、「4日続けたことは習慣化する」という言葉もあるので、まずは4日間だけでもと考えてぜひ試してみてください。

ハドラー