日報不要説はうそ?在宅勤務こそ日報で業務報告を

#働き方#在宅勤務

ハドラー

日本企業の伝統とも言える「日報」。その文化はもう古い、新しいマネジメント手法を取り入れるべきだと声高々にする人もいます。実際問題、日報が形式的なものに過ぎず意味を成していないケースは多いです。では、本当に不要なのでしょうか?

 

近年は急速にテレワーク・在宅勤務の普及が進む中、「これからの時代は働いた時間ではなく成果で評価されるようになる」と言われています。成果を出すために必要なのは行動目標ですが、その目標に至るまでの進捗具合を部下と上司の間で共有するツールが「日報」なのです。この記事では、お互いの様子が見えにくい在宅勤務下における日報の作成目的や書き方について詳しく説明していきます。

日報はなぜ不要だと言われるのか?

日報不要説が唱えられるようになったのには2つの理由があると考えられます。

 

1つ目の理由は「日本人労働者の生産性が世界に比べて低い事」です。OECD(経済協力開発機構)が2020年に発表した世界の労働生産性ランキングによると、日本の時間あたりの労働生産性は労働者1人当たり47.9ドルとなりました。OECD加盟37カ国の平均は59.3ドルなので、平均よりも10ドル以上低い事になります。ちなみに主要先進7ヵ国中では、数十年間最下位となっています。生産性の低さが際立つようになってからマネジメントに注目が集まるようになり、「日報に無駄な時間を費やしていないか?」と考えられるようになりました。

 

2つ目の理由は「実際に日報が必要とされていないケースが多い事」です。例えば、多くの企業では営業マンが日々日報を作成し、上司や部長に提出しています。管理職とは言えど自身もノルマを抱えていたり、他の仕事で忙しかったりで営業マンの日報に目を通すのは週に1・2回程度。これでは営業マンの状況把握はもちろん、適切なアドバイスを下すのも難しくなります。ならばいっそ日報を廃止して、他のマネジメント手法を取り入れるのが良いのではないかと考えられることが多くなりました。

在宅勤務における、日報を作成する意味

在宅勤務環境下において、上司は「実際に働いていたかどうか」を把握しづらいといった側面があります。仕事内容自体は部下の自己申告制となりますが、仕事内容を正しく把握できない事で評価自体も適切に行えなくなってしまう可能性もあるため、社員のモチベーションを保つことも難しくなってしまいます。

 

そこで重要になってくるのが「業務報告書」です。上司は部下から提出された業務報告書を元に評価を行う事ができ、マネジメントを適切に図れるようになります。在宅勤務時は「業務報告書」によって仕事内容を把握・評価を行うため、オフィス出勤時よりも詳しく、より分かりやすく作成する必要があります

在宅勤務には日報が必ず必要

コロナ禍により在宅勤務の機会が急増した現在にて、日報の必要性が見直されています。従来通りオフィスに出社する場合は、日報が無くても従業員の働きぶりをある程度目で見て確認できます。一方在宅勤務では、監督者の目が届かないので管理は一気に難しくなります。

 

そこで、日報が欠かせません。何時に始業し、何をして、何時に就業したのか。また休憩時間はどれくらい取ったのか、どんな成果物が仕上がったのか等、1日の活動記録を日報として提出すると、日報を確認するだけで各従業員の1日の動きが把握できます。在宅勤務なら従来よりも時間に余裕が出ますし、上司や部長が日報に目を通す時間が自然と作られます。

 

在宅勤務では今まで以上にきめ細やかなマネジメントが必要になり、日報を作成することで監督者の目を光らせることもできます。

 

在宅勤務時の日報の作り方

方法は色々とあります。エクセルやワードを使用した古典的な方法から、ビジネスチャット等を活用した今時の方法、企業によってマッチする方法は変わるため、試行錯誤して独自の日報文化を築いていきましょう。古典的な方法を活用する場合は、予めテンプレートを作成しておき効率的な作成を促すのがポイントです。日報には次の事項を記載しましょう。

始業・終業時刻

在宅勤務ではオフィス内でチームメンバーと共に仕事をする形ではなく、各々の自宅で勤務するため就業時間の把握が難しくなります。ですので、労務管理のために報告書には必ず始業時刻と終業時刻を記載する必要があります。

 

また、在宅勤務下においても残業代が発生するので必ず残業した時間も忘れずに記入しましょう。

具体的な業務内容・進捗状況

その日の勤務予定内容に対して現状どの程度まで進んだのか、もしくはどの程度遅れているのかが分かるように記入しましょう。分かりやすく進捗状態を書き記す事で、上司はその報告に対して的確に指示を行えるようになります。

翌日以降の作業予定

明日以降の作業予定や目標を記入します。行う予定時間や予想所要時間、進める予定の範囲といった具体的な内容まで記載するようにしましょう。

所感

その日1日の業務を振り返り、反省や課題について書きます。課題に対しての改善策や疑問点などがあるようでしたら、所感と共に書き記しておき上司からフィードバックされるのを待ちましょう。

確認事項

業務を進める上で支障が起きている事の詳細など、上司に確認したいことについて記載します。書類に書き記しておく事で、行き違いや確認漏れを未然に防止する事ができます。

 

慣れてくれば作成まで10分とかからず、メール等を通じてファイルを共有できるので意外と効率的に日報管理ができます。ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを活用する場合は、日報専用のグループを作成しておきそのスペースで報告するなどが考えられます。その時も「何を記載すべきか?」のルールを決めておけば効率的に日報が作れます。

伝わりやすい日報を作成するポイント

在宅勤務下の日報を作成する際、どういったことに気をつけるべきなのでしょうか?分かりやすいポイントを3つ、以下に挙げていきます。

明確に、具体的に書く

在宅勤務時の日報は自分の記録ではなく、上司に自分の働きぶりをきちんと報告するために書くものです。上司に伝わらなくては日報の本分が果たせませんので、いかに分かりやすく具体的に書き、上司に伝わる書き方をする事が大切になります。「5W1H」を意識し明確に書く意識を心がけることで、「上司視点で分かりやすい日報」を書く事ができます

個人的な感想だけにならないようにする

「この作業に取り組んだので、とても疲れました」といった内容では、ただの感想文であり報告書とは呼べないものになってしまいます。「疲れないように改善策として、ショートカットキーを効果的に使っていきたい」など、今後における改善策を含めることではじめて、「報告書」として体をなす事ができます。

在宅勤務における進捗管理の方法

「業務報告書」を提出する事でその日一日の成果を把握する事は可能ですが、在宅勤務環境下では働きぶりが目の前で見えないことにより、時間帯成果が見えづらい側面があります。勿論進捗状況そのものを「見える化」することも大切ですが、社員の自己管理にある程度委ねることも必要です。では、実際にどのような進捗・実績管理を行うべきなのでしょうか。

チャットツールを用いる

社員間のコミュニケーションも兼ねて、チャットツールを用いるという方法があります。チャット内に投稿された日報はチーム全体に共有され、コメントを付けてコミュニケーションを図る事ができます。また、何時から何時までどの案件やどんな作業を行なっていたのか詳しく登録でき、案件ごとに作業時間の集計も行えます。

Web会議ツールを使う

日報には書ききれないような相談事や雑談などのコミュニケーションには、チャットではなく直接顔を見て話す事ができるWeb会議ツールを使うという手段もあります。

ガントチャートを作成する

進捗管理の手段としては、Googleスプレッドシートを用いてガントチャートを作成し現在取り組んでいる各案件を見える化することも有効です。アドオンを利用し、ガントチャートを自動生成する事で更に効率化を図る事ができます。

スケジュール共有を併用する

Googleカレンダーを利用し、タイムスケジュールを予め入れておく事で在宅勤務対象者がその日どういった勤務予定であるかを共有する事ができます。取引先などとWebミーティングなどを行う時間帯を共有しておく事で、「その時間は電話対応ができない」などチーム内のメンバーに伝えておく事ができます。

日報テンプレートを作成し、業務終了前に記入し提出

ドキュメントデータによって作られた、既に作成されているテンプレートを利用して「日報テンプレート」を作成しその日の在宅勤務終了前に行った業務内容の記入を終えて上長に提出する、ある意味基本に立ち返ったオーソドックスな方法もあります。

在宅勤務ではある程度の自由と責任を持たせる

在宅勤務では上司や部長の目が届かないところで仕事をするため、懐疑的な見方が生まれやすく日報作成のツールを厳格化したり、在宅勤務中の行動を強く縛る事になって生産性を下げる可能性があります。

 

ですから、従業員に対してある程度の自由と責任を持たせることが肝要です。「しかし、それでは監督が行き届かなくなる」と思うのであれば、成果主義を徐々に取り入れるのをお勧めします。「明確な成果物があって評価される」状況ならば、日報を誤魔化してサボるのも難しくなりますし、何より成果物が仕事を真面目にこなしていた証拠になります。その上で日報作成を取り入れれば、効率的な勤怠管理が行えるようになります。

 

日報は「どれだけ簡単に作成できるか?」がとても大切なので、従業員にとって作りやすい環境やフォーマットを整えることに専念しましょう。簡単に作れて日報としても意味があるものならば、生産性を下げずに在宅勤務でもマネジメントできるようになります。在宅勤務時は、ぜひ日報を活用してみてはいかがでしょうか。

ハドラー