今や多くの企業や組織で取り入れられている日報ですが、デジタル化が進んでいる中、紙で日報を管理している企業や組織があります。アナログでの日報管理は、PCやスマホの操作を覚えなくても誰でも作成が出来るので一見便利に見えますが、アナログの日報管理はコストもかかるし、保存場所もかなりとることでしょう。
今回この記事では、アナログな日報管理を行っている企業や組織向けに、アプリで日報を管理した場合のメリットやおすすめのアプリを紹介していきます。
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目次
日報の重要性や必要性について
1日の業務を振り返り、文章にまとめるのが日報です。日報は1日の報告だけではなく、各々のタスクをチームメンバーや上司に共有することができ、業務の引継ぎや、過去の業務を振り返ることができます。
その日報がないと引継ぎや過去の業務を調べる際にとてつもない時間がかかるでしょう。また、日報には個人の所感を記入したうえで、上司からのフィードバックがあるので、従業員の成長にも繋がります。
メールで管理するデメリット
『アプリで日報管理をするのは難しそうなので、メールで管理をしよう』と考えている方がいましたら少しお待ちください。確かにメールは今や誰でも使っているので、便利に思えるかもしれません。
しかし、メールで管理をする場合は大きなデメリットが2点ありますので、詳しく紹介していきたいと思います。
・提出状況の確認がしづらい
メールは日報だけではなく、業務の連絡用のツールとして利用していたり、営業職だと顧客とのやり取りに利用していたりする場合もあります。たくさんの日報のメールが送られると、誰の日報が送ってきて誰の日報が送られていないかが一目では分かりません。
尚且つ、顧客とのメールや緊急性の高いメールが埋もれてしまう可能性もあります。
・検索ができない
『〇〇さんに任せた案件はどうなったのか』『この前の資料はどうしたのか』などなど、日報に目を通していると確認したい事柄が出てくると思います。メールだとこれらの検索が出来ないので、本人に聞くしかないでしょう。
それに対して従業員は『日報に書いたはずだ』と不満に思い、上司と部下とのトラブルに発展しかねません。
日報アプリ導入するとどのような恩恵があるのか？
メールで日報管理をすると、大きなデメリットが生じることが分かりました。それでは、日報管理アプリを導入するとどのような恩恵があるのでしょうか。まず、日報がいつでもどこでも作成したり読んだりすることが出来ます。スマホから日報の作成や日報の確認が出来るので残業の削減にも繋がるでしょう。
そして提出状況が一目で分かるようになります。メールで催促する必要がなく、『日報を提出してください』と通知でお知らせすることも出来るので、日報の未提出を未然に防ぐことも出来るしょう。
日報アプリの選び方
日報アプリを選ぶ際に注目したいのが『操作感覚』と『アクセス端末に制限がかけられるか』この2点を重要視するといいでしょう。日報アプリを取り入れる場合は経営者に委ねられると思いますが、操作がしにくいと意味がありません。
経営者だけではなく従業員にとっても使いやすいかどうかを吟味する必要があります。『アクセス端末に制限がかけられるか』この内容についてですが、プライベートでも使っているスマホからアクセスが出来ると情報漏えいのリスクが高くなるでしょう。
そのため、予めアクセスが許可されている端末以外には、アクセスが出来ないようにするアプリを選ぶのが良いでしょう。
おすすめの日報アプリ4つご紹介！
日報管理アプリと言ってもたくさん種類があります。この記事ではおすすめの日報管理アプリを4つ紹介していきますので、ご参考までに一読ください。
・NotePM
NotePM（ノートピーエム）は、日報の機能だけではなく、検索機能が充実しています。日報だけではなく週報や月報の作成も可能で、テンプレート機能も充実しています。
URL:https://kigyolog.com/service.php?id=75#3-1
・Talknote
Talknote（トークノート）は、社員の会話をAIが分析してモチベーションの維持を測ることが出来るのが大きな特徴です。そうすることにより、コミュニケーションを活性化したり離職を防いだりすることが出来ます。
URL: https://talknote.com/product/
・FieldPlus
FieldPlus（フィールドプラス）は、アプリさえあればどこでもリアルタイムで業務報告が出来るのが特徴です。これを利用することにより素早い情報共有が可能となります。
URL: https://www.fieldplus.net/
・SMARTmessage
SMARTmessage（スマートメッセージ）は、他のアプリと比べてもセキュリティレベルが高いことで人気があります。金融機関など重要な情報を取り扱っている企業でも安心して利用出来るでしょう。
URL: https://lp.smartmessage.jp/
日報アプリを利用するにあたっての注意点
日報アプリの中には、有料で提供しているものも少なくないので、導入にコストがかかると言っても過言ではありません。しかし、単純にコストがかかるのではなく『導入してどれだけ見返りが得られるのか』と考えるのが重要になります。
まとめ
日報のアプリについてまとめていきました。アプリを導入するのにまだ抵抗がある方もいるかもしれませんが、導入することでコストや時間の削減が可能となるのでメリットは大きいと言えます。この記事を日報アプリ導入の参考にして頂ければ幸いです。