日報は意味がない? 自分のためにPDCAを意識して書くことで意義のある日報に

#情報共有・管理#日報

ハドラー

多くの企業で日報が取り入れられ、日々作成している方が多いと思います。しかし毎日書いていると「面倒くさい」「書くことがない」「どうせ上司は見てくれない」と感じておろそかになっているかもしれません。日報を書くことによって、日々の業務のことを共有するたけではなく、自分自身の成長にもつながります。

 

そのためにはPDCA(計画、実行、評価、改善のサイクル)を意識する必要があります。今回この記事では、日報の目的をおさらいし、意義のある日報にする方法を紹介していきます。

 

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日報の必要性

日報は「各々の知識や知見の共有」や「今までの業務の振り返り」という2点に必要性が生じてきます。もし、退職した従業員の業務を引き継ぐ場合は、前任者の日報があれば「どういう業務をやっていたのか」「その業務はどのように行うのか」などの内容がすぐにわかるでしょう。

 

また、いつやったか忘れてしまった業務を調べたい時にも日報が使えます。他の従業員から業務に関しての知識や意見が欲しい場合にも日報が役に立つでしょう。これらのケースは日報がなければ調査に時間がかかってしまい、本来の業務に取り掛かるのも難しくなります。

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日報の目的をおさらい

日報の必要性について記述させて頂きました。それではここで日報の目的をおさらいしていきたいと思います。日報は様々な場面や状況で役に立つのですが、今回は大きく4つに分けて紹介していきたいと思います。

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仕事の進捗の明確化ができる

日報では、その日の業務を振り返ったうえで、進捗や所感などを書きます。そうすることによって、各々の仕事の状況が視覚化できるようになり、「なぜ仕事が上手く行ったのか」「なぜ仕事が上手く行かなかったのか」という内容が確認できるようになります。

 

進捗や状況が明確に分かると、従業員の体調面の考慮が予測でき、文脈から読み取れるモチベーションの変化に適時対応することができるようになります。

タスクの洗い出し、見える化ができる

日報を書くことによって、どの従業員がどの業務をしているのか、どれくらい業務を進められたのかという内容が明確に把握できます。それにより上司が、業務の指示が明確にできるようになり、過度な業務量や無理な納期を防ぐことができます。

顧客とのコミュニケーションの記録ができる

営業職などは顧客との直接コミュニケーションをする機会があるのですが、その場合日報では時間ややり取りの内容を含めて時系列でまとめて作成します。顧客とのやり取りを議事録にまとめて作成するのは難しいのですが、日報だと『その日に行った業務』として記述することができます。

 

あくまでも社内でのみ共有するものなので、個人情報の取扱いに心配する必要はあまりないはずです。

 

なぜ日報には意味がないと感じるのか?

日報には様々な目的があり、あらゆる場面や状況で役に立つのですが、それでも『意味がない』と感じる方もいるでしょう。書く時間がなかったり、何を書けばいいか分からなかったり理由は様々だと思います。

 

今回は日報には意味がないと感じる理由を2つに分けて紹介していきたいと思います。

文章を埋めるだけの「作業化」になってしまう

日報は日々の業務を文章でまとめるので、日報作成が文章を埋めるだけの作業だと感じる方も多いようです。報告する文章を考えていると時間がかかり、尚且つ業務の終わり頃だと心身共に疲れて効率よく書くのが困難になるかもしれません。

 

日報のテンプレートがないと、ますます文章を考えるのが面倒になり、ただの作業になってしまう要因になるでしょう。

誰が読んでいるかわからない、フィードバックがされない

企業によっては、日報を個人ではなく部署に送ったり、複数人に送ったりするところがあります。そうすると、誰が日報を呼んでいるか分からなくなり、フィードバックもされにくくなることでしょう。

 

日報をどれだけ書いたとしても、フィードバックがされなければただ書いて提出する作業になるでしょう。

意義のある日報にするには?

それでは、意義のある日報にするにはどうしたらいいのでしょうか。3つに分けて紹介していきます。

・テンプレートを使う

日報にテンプレートを用意することによって、日報の作成時間短縮をすることができます。日報作成が面倒になる理由として『何をどう書けばいいか分からない』という点があるので、テンプレートを活用することでその問題を解決できます。

・5W1Hを意識する

日報は読んでいる人が分かりやすいように簡潔に書くのが重要になります。5W1Hは報告する上で必要な部分が網羅されているので、これを意識するだけで日報作成の効率化は図れます。

・必ずフィードバックをする

フィードバックがあると『ちゃんと見て親民になってアドバイスをくれる』と思えて、モチベーションの維持に繋がります。その上、コミュニケーションにも繋がるので、上司との人間関係の構築ができるでしょう。そのためフィードバックは非常に大切だと言えます。

 

まとめ

日報の目的をおさらいし、意義のある日報に必要な点を紹介していきました。日報とは上司とその部下である従業員が関わることによって成立します。この記事を見ることで、少しでも日報の必要性に気づいて頂ければ幸いです。

ハドラー