日報を短い時間で書くためには? 日報のフォーマットは、テンプレートを活用しましょう!

#情報共有・管理#日報

ハドラー

日報は毎日書いていれば作成に慣れてきますが、文章を考えるのが苦手で時間がかかったり、日々の業務が忙しくて書く時間がなかったりする方もいると思います。そういった方のために今回は日報を短い時間で書きたい場合どうすればいいか紹介していきたいと思います。

 

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日報はなぜ書くのか?

今や多くの企業が日報を取り入れていますが、そもそもなぜ日報を書くのか。まず日報を書くうえで、日報を書いた本人の業務分析とメンバーの状況把握ができるようになります。

 

日報とは1日の業務を振り返って、文章にまとめて記入するのですが、『なぜこの業務は上手く行ったのか』『なぜこの業務は上手くできなかったのか』という部分を自分の所感と共に記入する必要があります。

 

そうすることで日々の進捗確認と、従業員の心理的状況の確認が可能になるのです。

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日報の目的は?

日報の目的は『日々の業務の振り返り』『タスクの進捗確認』『これまでの自分と比較』の4つがあります。

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・日々の業務の振り返り

まず日々の業務の振り返りをすることで、業務中に生じた問題や無駄になった時間の有無、どんな作業をやったのかが分かります。

・タスクの進捗確認

日々作成した日報を保存しておくと、後々過去に行った業務を振り返ることができます。そういったタスクの整理ができるツールとしても利用可能です。

・これまでの自分との比較

過去の日報と現在の日報を比較することで、自分の業務がどれだけ効率化したのか、業務に対する姿勢がどのように変化したのか確認することができます。もし業務の効率が下がっているのであれば、過去の日報を振り返って原因の調査をすることもできるでしょう。

アナログな日報を書いている人が多い

様々な企業のデジタル化が進んでいる一方、日報はまだ紙で記入している人も多いようです。パソコンでの日報作成が難しいと感じる方にとってはとても利用しやすいかもしれませんが、紙の場合はコストが大きくかかってしまいます。

 

紙自体にもコストはかかりますし、印刷用のインクや保存するためのファイルにも、もちろんコストがかかります。紙で日報を作成する場合は、そういったコスト面を考えなければなりません。

日報を時短するには?

紙でもデジタルでも、日報は手っ取り早く作成したい方が多いと思います。では、日報を効率よく作成するにはどうしたらいいのでしょうか。効率化する際に重要なポイントを2つ紹介します。

業務中に気づきを記録する

まず、日々の業務中に気づいたことを随時記録するのが日報の効率化に繋がります。日報は業務終了の時間に作成するので、『今日はどんなことがあったかな』と思い出すのに時間がかかる場合があるでしょう。業務中に気づいたことを記録すれば、そのようなことを防げるようになります。

内容を箇条書きで書く

文章だと時間がかかる場合は、箇条書きで日報を作成するのも効率化の手段になります。1つの事柄を1つの項目に、簡単に説明するので記入しやすく、読み手にとっても非常に読みやすくなります。

日報の構成について

日報は基本的に3つの構成で作成することができます。日付や部署名、報告者名が該当する『基本情報』。どんな業務をしてどんな成果が得られたのかを報告する『業務報告と成果』。その日の業務を通じて思ったことなどを報告する『所感』。

 

この3つを意識して書くとより意義のある日報になることでしょう。

日報時短には、テンプレートを活用する

日報の作成時間を短縮するには、テンプレートを活用するのが効果的です。テンプレートを用意できれば、効率化だけではなく『何を書けばいいか分からない』という問題を防ぐことができます。

 

日報のフォーマットのご紹介

もし日報のテンプレートを持っていない場合や、テンプレートの作成が難しい場合は、WEB上に日報のフォーマットを無料で提供しているサイトがあるので、そちらを利用するのもいいでしょう。

 

これから使いやすいフォーマットを3つに分けて紹介するので、フォーマットに困っている方はぜひご覧ください。

・時系列で書くフォーマット

業務開始時間から業務終了までの時間をあらかじめ欄に記載しておき、それに沿って『〇〇時に何をしたか』と記述していく方法です。それによって他の従業員との状況の照らし合わせができるようになり、尚且つ無駄な時間がないか確認することができます。

・重要な事柄を3つにまとめるフォーマット

あらかじめ『今日の業務内容』『成果』『所感』という3つの大きい項目を用意し、それぞれに何も書いていない小さい項目を3つ用意するフォーマットです。3つに分けるだけで文章は格段と読みやすくなり、書きやすくなります。

・『目標』『業務内容』『成果』『所感』『予定』に分けるフォーマット

『目標』『業務内容』『成果』『所感』『予定』この項目を前もって用意し、それぞれの下部に文章を書かせるフォーマットです。以上の項目が日報に必要な項目なので、それ以上追加せずに、ただそれぞれの文章を書けばいいので、一番オーソドックスで分かりやすいフォーマットだと思います。

テンプレートを活用する注意点

テンプレートを活用するのはすごく便利に感じるかもしれませんが、注意も必要です。まず、企業や部署ごとに業務の目的やフローが異なる場合もあるため、やみくもにテンプレートを利用するのではなく、それぞれの部署や企業に対応したテンプレートを活用することが重要になります。

 

合わないテンプレートを使ってしまうと、かえって利便性が悪化してしまうので注意が必要です。

 

まとめ

日報の効率化やテンプレートについて紹介させて頂きました。日報作成の効率化は、日ごろの業務の効率化にも繋がり、上司やメンバーとのコミュニケーションにもなる大切なツールでもあります。この記事を読んで、日報の効率化やテンプレートの作成のきっかけになって頂ければ幸いです。

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