ここ近年において、政府主導で推し進められている「働き方改革」や新型コロナウイルス流行によって、急速にテレワーク・リモートワーク環境の整備が進んでいます。そうした目まぐるしい環境の変化によって新たなビジネスツールの開発も飛躍的に発展している中、同時に大きく普及が進んでいるのがこの「プロジェクト管理アプリ」です。
今回の記事では、プロジェクト管理アプリとはそもそも何なのか、そしておすすめアプリ8選についても詳しく説明していきます。
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目次
プロジェクト管理アプリとは
プロジェクト管理アプリとは、ビジネスにおける生産性の向上を目的とし開発されたツールの一つです。特定のプロジェクトや案件に参加する社員それぞれの進捗状況をタスクや工程ごとに可視化する事で把握し、一括して管理が可能になるシステムです。
また、このようなアプリにはチャット機能やスケジュール管理機能なども付帯している事が多い為組織の中でコミュニケーションがよりスムーズに行えるメリットなどもあります。
プロジェクト管理ツールを選ぶときの３つのポイント
プロジェクトの進捗状況をひと目で把握できる便利なプロジェクト管理ツールは、現在数多くの会社が提供しているサービスです。
たくさんの中からどんなプロジェクト管理ツールアプリを選んで良いか迷うことのないよう、選び方のポイントについてみてみることにしましょう。
使いやすさ
プロジェクト管理ツールをこれから導入しようという人の中には、初めて利用する人も多いことでしょう。プロジェクト管理ツールを選ぶときの大きなポイントは、「使いやすさ」です。誰もが簡単に入力できるものでなければ、積極的に活用していこうという意識はだんだん薄れていってしまいます。長く利用することになるプロジェクト管理ツールは、初心者でもすぐ使いこなせる操作性の良いもの、さらに、みやすいガントチャートやスケジュール管理が簡単に作成できるものを選ぶようにしましょう。
利用プラン
多くのプロジェクト管理ツールでは、ほとんどのものに無料トライアル期間が設けられています。どんなプランを選ぶにしろ、まずはこうした無料期間を利用していろいろなプロジェクト管理ツールアプリを実際に使ってみましょう。
その中で一番使いやすいと感じたものがあれば、有料プランへの申し込みをするのがおすすめです。
有料プランを選ぶ時には「利用人数」、「予算」、「利用したい機能」を目安に選ぶのがコツ。特に月額料金では、それぞれのツールで料金プランが異なるので、しっかりと確認するようにしましょう。
搭載されている機能
プロジェクト管理ツールは、チームごとの案件やプロジェクトの進行状況を把握することを目的としたアプリです。個人で利用することもあれば、複数人のグループで共有しながら利用したい場合もあります。
そんな時に便利なのが、「チャット機能」や「ノート機能」、「スケジュール機能」や「カレンダー機能」などです。チャットで情報共有を行ったり、それぞれのアイデアをノートに記録したり、各個人のスケジュールの把握やメンバーの予定などを確認しながらプロジェクトを進めることができるからです。
プロジェクト管理ツールを選ぶ時には、利用したい機能が搭載されているかどうかをしっかり確認するようにしましょう
おすすめのプロジェクト管理アプリ8選
現在、多くの企業から多種多様なプロジェクト管理アプリがリリースされていますが、それぞれ個性豊かな特徴と機能を備えています。今回紹介する8つのアプリを比較し、自社に合ったプロジェクト管理アプリを選ぶ際の参考にしてみて下さい。
①Jooto
Jootoは株式会社PR TIMESからリリースされているクラウド型のプロジェクト管理アプリです。ユーザーが直感的に操作できるように設計されており、基本的な操作はドラッグアンドドロップで実行します。特徴的なカンバンボードの他にガントチャートでもタスクを表示させて時系列に沿ってタスク管理を行え、SlackやChatworkといった各種ビジネスチャットツールとの連携もできます。
Jootoには無料プランが用意されている為、気軽に試す事が可能です。
②Asana
Asanaはチームごとのタスク管理に優れているプロジェクト管理アプリです。無料のBasicプランを利用した場合は1,000タスクまでの管理が可能となり、個人や少人数における利用であれば十分といえるでしょう。AsanaはSlack、Teams、Googleカレンダーなどと連携可能、かつ連携しているアプリ上のアクションに関してもAsana上で通知を受ける事が可能な為他アプリ上を経由したデータ共有も容易に行えます。
③Redmine
Redmineはファーエンドテクノロジー株式会社からリリースされている完全無料で利用が可能な、プロジェクト管理のために開発されたオープンソースソフトウェアの一つです。大きな特徴としてはタスク一つ一つを「チケット」という単位で管理し、ガントチャートやカレンダー、ロードマップ形式でタスクの進捗状況を把握する事ができます。
チケットに関しては親子関係を持たせる事ができ、よりタスクを細分化して管理が行える為本格的なIT開発案件やアジャイル開発の現場でも十分に活用可能です。
④kintone
kintoneは社内で必要と判断されたツールを一元化して管理する事ができる、クラウド型のプロジェクト管理アプリです。Excelで作成したファイルや電子メール、紙ベースの資料もまとめて管理ができ、日報作成・案件管理・交通費申請なども全てkintoneで行う事が可能です。また、ios/Android用アプリもリリースされている為マルチデバイスによる利用ができます。
また、拡張機能を導入する際にはプログラミングが不要な為開発期間に掛かるコストを大幅に削減できる点も魅力の一つです。Microsoft365やSlackなどの外部ツールと連携可能なスタンダードプランの場合、利用料金は1ユーザーあたり月額1,500円です。
⑤Stock
Stockは株式会社リンクライブからリリースされている、クラウド型のプロジェクト管理アプリです。チーム内の情報蓄積とタスク管理に特に秀でており、2要素認証・暗号化を採用するなどセキュリティ面においても強化されています。運用のしやすさを重視し、マルチデバイスでの利用を叶えつつもあえて機能を絞った形にしている為気軽に使えるのが特徴です。
また、Slackと連携した際にはSlack上で行われたやりとりもワンクリックで保存ができます。40ノート、ストレージ1GB内であればフリープランでの利用ができる為手軽に試す事ができます。
⑥Wrike
Wrikeは同名の企業によって運営されている、世界で2万人以上のユーザーに利用されているクラウド型のプロジェクト管理ツールです。直感的にわかりやすいインターフェースであり、リソース管理に予算管理機能、どのような業務にどれ位時間が掛かったのかを算出する工数管理レポート作成機能なども備えています。
スマートフォンによる利用も可能で、5名までと利用制限はありますが無料プランも用意されています。
⑦Brabio!
Brabio!はマルチデバイス対応のクラウド型プロジェクト管理アプリであり、FacebookやGoogleアカウントを用いて簡単に登録・ログインする事ができます。特徴的な機能としては進捗データやガントチャートをExcelもしくはCSV出力が可能、担当者ごとの忙しさをグラフなどでアセスメントができるため、このアプリは特にチームリーダーにとって非常に運用しやすいツールといえます。
⑧Backlog
Backlogはクラウド型・インストール型（オンプレミス）いずれかを選べるプロジェクト管理アプリです。国内最大級の導入実績を持ち、マルチデバイス対応、SlackやChatwork、Outlook、iCalなど他アプリとの連携も大変スムーズに行う事ができる為、チーム内のメンバーそれぞれの環境を気にする事なくプロジェクト管理を一元化して行えます。
ガントチャートやWiki作成、マイルストーンなども共有しやすい為社内外のメンバーともやりとりをスムーズに行う事が可能です。利用環境や求めるセキュリティ環境によって豊富なプランから自社に合ったものを選ぶ事ができます。基本有料ですが、ユーザー数が10名以内であれば一部機能に制限がついたフリープランを利用可能です。
プロジェクト管理ツールアプリはなぜおすすめなのか
個人での業務の進捗状況はもちろん、複数でのプロジェクトや案件の進捗状況を管理できるプロジェクト管理ツール。しかし、なぜここでアプリがおすすめなのでしょうか。
プロジェクトの進捗状況を把握しやすい
もっとも大きな理由の一つが「プロジェクトの進捗状況を把握しやすいという点でしょう。プロジェクト管理ツールでは、ガントチャートを利用して日程と予定、進捗状況を確認することができます。
自分だけの状況確認用として利用することも可能なので、スケジュールと併用して利用している人も多いようです。複数人でのチームで利用する場合も進捗状況の確認はもちろん、お互いの予定の確認などもすぐにわかるので、作業をスムーズに進めることができます。
プロジェクトの情報を共有できる
プロジェクト管理ツールアプリはオンライン上で管理されているので、インターネット環境とデバイスがあれば、いつでもどこでも情報の編集や確認が可能です。
作業の追加や予定の変更など誰かが変更した情報がすぐに反映されるので、出張先や外出先でもリアルタイムで確認することができます。わざわざメンバーに変更内容の旨を配信する手間がないので情報共有もスピーディーに行うことができます。
また、プロジェクト管理ツールには、通知機能が搭載されているものも多く、会議やミーティングの予定などを事前に知らせてくれるので「うっかり忘れ」も防ぐことができます。
色々な機能を使える
プロジェクト管理ツールアプリでは、進捗状況を確認するガントチャートの他に、スケジュール機能やタスク管理機能が搭載されています。メンバー全員のスケジュールやタスクの管理ができるので、個人別のスケジュールを進める上で必要な情報がすぐにわかります。
また、データの集計や分析機能が搭載されているものもあるので、予算との集計やデータの分析などに役立てることも可能です。チャット機能が搭載されているアプリでは、メンバー間でのやりとりもスムーズに行うことができるほか、データのやりとりなどもチャットを通じで行うことが可能になります。
テレワークにも対応できる
プロジェクト管理ツールは、遠隔でも情報共有が可能なので、近年増加しつつある在宅ワークやテレワークといった新しい働き方にも対応しています。インターネット環境とPC、タブレット、スマホがあれば、いつでもどこでもアプリを利用することができます。
プロジェクト管理ツールがあれば、在宅であっても他メンバーの作業の進捗がひと目でわかり、チャット機能でつねに状況を共有することもできます。
まとめ
ここまで多くのアプリを紹介しましたが、プロジェクト管理アプリを導入する際に最も大切なのはまず「自社にとって何が最も必要な機能なのか」を見極め、適切な製品選びに繋げる事です。そしてプロジェクトを管理する側はもちろん、実際に現場で入力を行い業務に就くチームメンバーがいかに利用しやすいか、という点も重要なポイントです。
数多くのアプリがリリースされている中、自社はどのツールを選べば良いか困った際は是非この記事を参考にしてみてくださいね。