情報共有しない人はどんな人?困ったときの5つの対処方法とは

#情報共有

ハドラー

ビジネスをより効率よく円滑に進める上で、重要な要素の一つとして「情報共有」が挙げられます。会社単位、チーム単位、そして個人単位においても情報共有を行うことで得られるメリットは生産性向上以外にも、社内コミュニケーションの活性化によるチームワークの促進などが得られます。

 

しかし、現場レベルにおいてチームのリーダーとなるべき社員が率先して情報共有を行わず、その状況に部下となる社員が悩みを抱えているケースが多く存在するのも現実です。組織において生産性を最大化させ、今後の発展に繋げるためには、情報共有は欠かすことのできないものです。

 

今回の記事ではそういった情報共有しない人が考えている事やその対処法について詳しく説明していきます。

情報共有ができない組織にはこんなリスクがある

情報共有の重要性については先程簡単に説明しましたが、情報共有がうまくなされていない組織にはどういったリスクが考えられるのでしょうか?考えられる悪影響となる一例を以下に上げていきます。

 

  • チーム内の進捗状況や突然のトラブルを把握できない
  • 作業効率が低下する
  • 社員間の人間関係が悪化する可能性がある

 

情報共有がなされていない結果、このような影響が及ぶ可能性が考えられます。上に挙げられているような内容は、情報共有を行う事によってその殆どを未然に防げる、とも言えます。

情報共有をしない人が考えている事

先述したような情報共有をしない事で考えられるリスクがあるにも関わらず、情報共有を行わない、したがらない社員が居る事は事実として存在します。業務の効率化を妨げている人の心理というものはなかなか理解しがたいものではありますが、どのような思考に基づいて情報共有を避けているのか、いくつかのパターンに分けて分析してみました。

 

  • 情報共有の必要性を感じていない、もしくは面倒に感じている
  • 情報共有しているつもりでいる
  • 情報共有に関して捉え方が違う

 

大きく分けるとこのパターンのいずれかに該当するケースが多いようです。これらに当てはまる人に対し、どのように情報共有を促していくべきなのでしょうか。

情報共有をしてもらうための5つの対処法

先述した「情報共有をしない人が考えている事」にて、情報共有をしたがらない人の思考パターンについて大まかに分類分けしましたが、ではどのような方法をとる事で情報共有を行ってもらえるようになるのでしょうか?考え得る具体策を5つ挙げてみました。

①まず自分から情報共有する

情報共有を行ってもらえない人に対して、その事自体をなかなか直接伝えづらい関係で合った場合まず考えられる方法が、自分から積極的に情報共有を実践していく方法です。情報共有の有用性を見出せていない人に対して日頃から意識して情報共有を行う事で、自然と関心を持ってもらいやすい環境を作る事ができます。

 

特に案件の進捗遅れやちょっとしたトラブルの発生に関しては早めに伝えるようにし、その人から協力を得るように心掛けましょう。また、社内で情報共有の推進活動などが実施された場合、自ら推進リーダーなどに立候補するのも良いでしょう。上司に対しても推進者代表として、情報共有の推進を促しやすい立場になります。

②情報共有してほしい旨を伝える

情報共有を促進して欲しい相手が上司であり、かつ意見や提案を積極的に伝えられるような関係が既に構築されている場合は情報共有する事で得られるメリットやいかに自分が情報共有を活用したいか、という旨を伝えましょう。ここで大切なのは「向上心」を持っている事が根底にあると伝える事です。

 

一般的に上司は、向上心を持っている部下の提案を無碍に断る理由はありません。また、「○○さんが協力してくださればいいのに」ではなく、あくまで「チーム内で情報共有がスムーズに行われた場合、このような効果が期待できます」というようにチーム全体の生産性向上に繋がる事に対してフォーカスした言い方に変える事で相手の非を直接刺激する事なく、前向きな提案として受け入れてもらいやすくなります。

③情報共有におけるルールを明確化する

新たにルールを設けられる環境にある場合は、「情報共有に関するルール」を新たに作ることも有効です。チーム全体で取り組むルールとすることで個人間のルールにはならないため、人間関係上のトラブルを避ける事ができます。

 

例としては、「出勤時、昨日までの進捗と今日の進行予定を報告する」など、社員の誰もが実践しやすいものにすると尚良いでしょう。

④評価制度を新たに導入する

個人的な理由があって情報共有に対して気が進まない社員に対しては、情報共有を行う上でのメリットを設けることも手段の一つです。その一つとして挙げられるのが「評価制度の導入」です。社員間における情報共有への貢献度を評価制度に取り入れることで、情報共有の重要性を改めて社員に周知するきっかけを作る事ができます。

 

社員が自主的に情報共有の重要性を理解する事で、社員自ら能動的に情報共有を促進する働きを促す事に繋がります。

⑤社内にツールを導入する

情報共有に対して、社内のリソースを割く事が難しい場合は「ツールの導入」を検討してみてはいかがでしょうか。情報共有に対して特化するように開発されたツールは、基本機能として「タスク管理」「スケジュール管理」「社内チャット」などを備えている場合が多いため、日々の業務を効率よく進める事にも繋がり、情報共有そのものに対してのハードルが大幅に下がるため、結果的に情報共有しやすい環境づくりに寄与する形になります。

まとめ

このように「情報共有しない人」について深く掘り下げて考えてみると、必ずしもその人個人にのみ原因があるとは限らない事が分かってきます。周りを取り巻く組織そのものや環境、ルールを見直す事で情報共有を促すこともできる場合があります。

 

個人間で情報共有できない事を抱え込まず、組織全体の課題とする事で一気に解決する場合も大いにありえます。社内全体はもちろん自分自身の生産性向上のためにも、現状を改善するために是非今回の記事を参考に解決策を考えてみてはいかがでしょうか。

ハドラー