情報共有の目的とは?上手に活用するための進め方と3つのポイント

#情報共有

ハドラー

会社には多くの人が所属するのと同時に、多くの情報が蓄積されています。日々の業務において、果たしてその全ての情報が活用されていると言えるでしょうか?多くの企業は全ての情報を活用できていないのが現状でしょう。

 

ここで重視されてくるのが「情報共有」です。聞いた事があるものの、その言葉が持つ本来の意味や目的を理解しないまま日々を送っている…といった状態でビジネスを進めていると、無意識のうちに情報共有の優先順位を下げてしまい、結果的に生産性の低下や未然に防げたトラブルやミスが発生してしまう、といった現象に繋がってしまいます。

 

こうした事にならない為にも、情報共有を日々円滑に行う必要があります。今回の記事では、情報共有の目的や活用する為に気をつけておくべき3つのポイントについて詳しく解説していきます。

情報共有の目的

社内における情報共有は、そもそもどういった目的のもとに行われる必要があるのでしょうか。先述した通り、情報共有への理解が不足した状態でビジネスを進めてしまう事でトラブルに発展してしまう場合もあります。そうした状況を防ぐ為に、情報活用を行う目的を明確化しておく必要があります。大きく分けて主に2つの目的が考えられます。

 

  • ナレッジの共有
  • 社員間のコミュニケーション活性化

 

それぞれについて詳しく掘り下げていきます。

ナレッジの共有

組織の中には、社員個人一人一人がそのキャリアにおいて蓄積してきたノウハウや経験を持っていますが、情報共有が行われていない組織ではこうした貴重なものは個人の中に留まるのみとなってしまいます。こうしたノウハウや経験は通常業務の引き継ぎを行う際に特定の社員に伝えられますが、急な入院や退職の場合、誰にも伝わらないままになってしまうケースも考えられます。

 

せっかく蓄積されたノウハウや経験も社内に情報として残らなければ何の意味もないものになってしまい、企業として成長する機会も奪われたままになってしまいます。しかし、情報共有が正しく行われている企業ではそうしたことは起こり得ません。

 

つまり、情報共有が行われていると優れたベテラン社員が得た経験や知識を、入ったばかりの新入社員がすぐに役立てる事が可能なのです。こうした働きはより優れた人材を最小のコストで生み出す事に繋がります。また、情報共有が進む事で他部署間の進捗状況も把握する事が可能になり業務のマニュアル化・重複している非効率な業務の見直しなども行いやすくなる為、組織全体の生産性向上にも大きく影響します。

社員間のコミュニケーション活性化

情報共有がスムーズに行われていない組織では、同じチーム内に所属しているメンバーが現在どんな業務を進めているかを把握していない場合があります。そうした環境下では社員間で信頼関係を築く事はなかなか難しくなってしまい、ちょっとした事で誤解が起き、個人間のトラブルに繋がってしまうことも考えられます。

 

しかし、それぞれの社員が今どんな業務を進めているのか、進捗状況はどうなのか、などをすぐに把握できる場合、組織の内部では自然とコミュニケーションを図りやすくなり、新たなアイデアや課題に対する改善点など活発に意見交換しやすい環境づくりに繋がります。

情報共有をより上手に活用するために必要な3つのポイント

ここまで情報共有の目的について説明してきましたが、ただ情報共有を開始しただけではその効果は十二分に発揮されません。情報共有は、社内の特定の人ではなく社員一人一人の働きかけなくては期待された効果を得る事ができません。

 

では、実際に情報共有を社内で推進していくにあたり、どういった事に気をつけるべきなのでしょうか。

①情報共有のルールを一つにまとめる

情報共有を社内で促進していく場合、まず必要になってくるのは「明確なルール」です。社内において何か取り決めがなされた場合、必ずルールを設けないとその取り決めは社員個人任せとなってしまい、人によっては情報共有に対して間違った認識のまま運用を始めてしまうことも考えられます。

 

そうした事を防ぐ為にも、ルールの設定は必要不可欠と言えるでしょう。情報効率を進めるにあたり、いちいちルールを確認する必要があるような複雑なルールを設けることは避けなくてはいけません。社員への負担を減らす為にも、全社員が分かりやすく実行しやすいシンプルなルールにすることが大切です。

②企業・社員の目的を揃える

情報共有の目的は企業それぞれ違ったものになってきますが、その目的は企業側・社員側で必ず足並みを揃える事が大切です。企業として目的を達成する為には社員の協力が必ず必要になりますが、企業側がなぜこの目的を達成する必要があるかを十分に社員へ説明を行わなかった場合、社員は「会社に言われたからやる」という状態となり社員の理解も進まない形になります。

 

理解出来ていない事に対して、人はそうそう積極的な姿勢になれないものです。社員の理解を進め、協力を得る為にも企業側はセミナーを開く、事前に資料を作成して配布するなどの働きかけが必要です。

③社員間の信頼関係を見直す

社員それぞれの人間関係が築かれていない状態では、情報共有を進めることはなかなか難しいでしょう。社内の信頼関係構築のポイントは、上司と部下、後輩などのタテのコミュニケーションを見直すと良いとされています。

 

タテのコミュニケーションが円滑に行われるようになると、自然と職場の雰囲気が明るくなりヨコ(他部署など)のコミュニケーションも活性化されやすくなります。

まとめ

情報共有を円滑に進め、上手に活用する事で今までスムーズに進まなかった小さな出来事も組織全体で改善されるようになり、結果的にチーム力・組織力の底上げに繋がります。是非、今回の記事を参考に日々の情報共有への理解を進め生産性の向上に役立てて下さい。

ハドラー