ビジネスをより効率よく円滑に進める上で、重要な要素の一つとして「情報共有」が挙げられます。会社単位、チーム単位、そして個人単位においても情報共有を行うことで得られるメリットは生産性向上以外にも、社内コミュニケーションの活性化によるチームワークの促進などが得られます。
しかし、現場レベルにおいてチームのリーダーとなるべき社員が率先して情報共有を行わず、その状況に部下となる社員が悩みを抱えているケースが多く存在するのも現実です。組織において生産性を最大化させ、今後の発展に繋げるためには、情報共有は欠かすことのできないものです。
今回の記事ではそういった情報共有しない人が考えている事やその対処法について説明していきます。
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目次
情報共有をする目的と重要性とは？
冒頭にも述べた通り、情報共有はビジネスを円滑に進める上でとても重要なものです。個人一人一人が保有している有益な情報やノウハウ、スキルは全て会社の大切な財産です。これらをメンバー間で共有することで、会社全体の生産性の向上につなげることも可能です。
例えば、ある一人の社員が退社することになった場合、本来なら別の社員への業務引き継ぎなどの一定時間が必要になりますが、すべての情報共有がしっかり行われていれば、別のスタッフがいつでもその業務をこなすことができます。また、新人教育に必要なマニュアルや部署ごとの業務マニュアルがあれば、中途採用や人事異動に伴う変更があったとしても、すぐに対応することが可能です。
また、情報共有をすることで、お互いのコミュニケーションを活性化することもできるようになり、信頼関係を深めることにもつながります。新しい発想や自由なアイデアなどもそこから生み出される可能性もあります。このように、円滑な業務遂行のために情報共有は必要不可欠であると言えるでしょう。
情報共有の課題は企業全体の課題
情報共有について悩みを抱えているのは、個人間だけではもちろんなく、多くの企業で大きな課題となっています。HR総研が2020年に企業の人事責任者・人事全般の担当者を対象に実施した「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査によると、社内コミュニケーションの現状に課題を感じる企業は8割近くにのぼり、4分の１の企業は「社内の情報共有ができていない」という認識ということがわかりました。（出典：ProFuture株式会社/HR総研）
特にテレワークが浸透し、社内メンバーと直接コミュニケーションを取る機会が減っている今、情報共有についての課題は各所で浮き彫りになっていると言えます。
情報共有ができない組織にはこんなリスクがある
情報共有の重要性については先程簡単に説明しましたが、情報共有がうまくなされていない組織にはどういったリスクが考えられるのでしょうか？考えられる悪影響となる一例を以下に上げていきます。
チーム内の状況を把握できない
情報を管理してまとめるのはチームリーダーの役目です。チームリーダーは、「常に誰が何をやっているのか」、「チーム全体の進捗状況はどうか」を把握しておかなければなりません。情報共有がうまくなされていなければ、これらの状況を把握することはできず、チームワークが取れないということになってしまいます。
作業効率の低下
誰がどこまで作業を進められているかを把握していなければ、次の指示を与えることができません。どんなに優秀な人材がいたとしても、スケジュール管理がなされていなければ、時間の有効利用ができず、作業効率の低下につながってしまいます。
人間関係の悪化
「ついうっかり伝え忘れてしまった」ことは、単なる伝え忘れと片付けてしまうのは危険です。相手にとっては「自分の知らないところで話が進められている」と感じてしまい、不満が広がっていく小さな要因になりかねません。
チーム間での情報は、基本的にオープンにすることが鉄則。何度もこうした伝え漏れがあると、「自分も教えなくていいだろう」という思い込みを抱いてしまい、チームが崩壊してしまう可能性も高まることになります。
情報共有がなされていない結果、このような影響が及ぶ可能性が考えられます。上に挙げられているような内容は、情報共有を行う事によってその殆どを未然に防げる、とも言えます。
情報共有をしない原因
なぜ情報共有をしないのか。その理由には、大きく分けて２つの原因が考えられます。一つ目は「情報共有のための仕組みとルール」です。「情報を共有したくてもする場が設けられていない」、または「どう使えば良いかわからない」、「ルール化されていない」など、物理的な理由が挙げられます。
もう一つの理由としては、「精神的な理由」が挙げられます。「誰にも情報を渡したくない」と感じてしまったり、「どうせ役に立たないだろう」と自己判断してしまうケースなども考えられます。
ここでは、より具体的に情報今日共有をしない原因について２つの理由をもとに詳しくみてみることにしましょう。
物理的な問題が原因
例えば「日報」や「週報」の場合、決められた一定期間で必ず提出するべき書類であるにも関わらず、遅れても何も言われなければ、「面倒だから今日は出さなくていいや」と感じてしまう人もいるかもしれません。
また、細かな指示や時間がかかってしまうようなフォーマットでは「忙しくて時間がないのに・・・」と感じている人も少なからずいるのではないでしょうか。
毎日提出するもの、または、必要に応じて提出するものなど、情報共有のための提出書類は多岐に渡ります。しかし、ひとつひとつの入力が面倒に感じてしまうほど細かなものや、手続きに時間がかかってしまうようなフォーマットは誰もが情報共有したいと感じなくなってしまう可能性もあり、極力控えるべきです。
全スタッフが統一して効率的な情報共有ができるようにするためには、まず「情報共有のための仕組みとルール」を徹底しておく必要があります。
とはいえ、ルールを守らなければ罰則が与えられるようなものではなく、むしろ情報共有してくれた人に対しての優遇措置などをルール化し、誰もが共有したくなるような環境づくりを考えることが大切です。また、利用するツールについても要点を抑えた、誰もが簡潔に利用できるようなシステムツールの利用が推奨されます。
精神的な問題が原因
長年勤務している人の中には、自分の経験と実績を生かしてきたノウハウを人に教えたくないと考えている人もいるのではないでしょうか。また、その情報を持っていることで自分だけの優越感に浸っている人もいるかもしれません。別の理由としても「うまく文章が入力できず思っていることをうまく伝えられない」と思っている人や「怒られるのが嫌」だからと失敗をそのままにしている人もいるでしょう。
しかし、これら全ての情報は、今後の会社の成長にとって欠かすことのできない大切な情報であることを社員全員に理解してもらう必要があるでしょう。ベテラン社員が持つノウハウやスキル、有益な情報はもちろん、失敗してしまったことも同じことを繰り返さないための大切な情報です。
書面上だけでなく、部署内でのミーティングなどを定期的に行い、こうした情報提供がしやすくなる場を普段から設けておくことも大切です。
情報共有をしない人が考えている事
先述したような情報共有をしない事で考えられるリスクがあるにも関わらず、情報共有を行わない、したがらない社員が居る事は事実として存在します。業務の効率化を妨げている人の心理というものはなかなか理解しがたいものではありますが、どのような思考に基づいて情報共有を避けているのか、いくつかのパターンに分けて分析してみました。
- 情報共有の必要性を感じていない、もしくは面倒に感じている
- 情報共有しているつもりでいる
- 情報共有に関して捉え方が違う
大きく分けるとこのパターンのいずれかに該当するケースが多いようです。これらに当てはまる人に対し、どのように情報共有を促していくべきなのでしょうか。
情報共有したくない人と情報を共有する際のポイント
1. 情報共有のメリットを伝える
情報共有は組織全体の効率を向上させ、タスクの進行をスムーズにするだけでなく、チームメンバー間の関係を深化させる効果もあります。情報が透明であることで、ミスの回避や迅速な判断が可能となる。情報を共有することのメリットを明確に伝え、その価値を理解してもらうことが、共有を促進する第一歩です。
2. 双方の信頼関係を重視する
情報共有を避ける背景には、相手を信頼していない、または自分の情報が不利益を招くのではないかという不安があることが多いです。そのため、まずは信頼関係の構築が重要です。定期的なコミュニケーションをとることで、双方の意図や考えを理解し合い、安心して情報を共有できる環境を作ることが大切です。
3. 目的に合わせた情報のフィルタリング
情報共有の目的を明確にすることで、必要な情報のみを選別して伝えることが可能になります。例えば、プロジェクトの進捗を共有する場合、その目的はプロジェクトの状況を把握すること。このように目的に合わせて情報をフィルタリングすることで、効果的な情報共有を実現することができます。
情報共有をしてもらうための5つの対処法
先述した「情報共有をしない人が考えている事」にて、情報共有をしたがらない人の思考パターンについて大まかに分類分けしましたが、ではどのような方法をとる事で情報共有を行ってもらえるようになるのでしょうか？考え得る具体策を5つ挙げてみました。
①まず自分から情報共有する
情報共有を行ってもらえない人に対して、その事自体をなかなか直接伝えづらい関係で合った場合まず考えられる方法が、自分から積極的に情報共有を実践していく方法です。情報共有の有用性を見出せていない人に対して日頃から意識して情報共有を行う事で、自然と関心を持ってもらいやすい環境を作る事ができます。
特に案件の進捗遅れやちょっとしたトラブルの発生に関しては早めに伝えるようにし、その人から協力を得るように心掛けましょう。また、社内で情報共有の推進活動などが実施された場合、自ら推進リーダーなどに立候補するのも良いでしょう。上司に対しても推進者代表として、情報共有の推進を促しやすい立場になります。
②情報共有してほしい旨を伝える
情報共有を促進して欲しい相手が上司であり、かつ意見や提案を積極的に伝えられるような関係が既に構築されている場合は情報共有する事で得られるメリットやいかに自分が情報共有を活用したいか、という旨を伝えましょう。ここで大切なのは「向上心」を持っている事が根底にあると伝える事です。
一般的に上司は、向上心を持っている部下の提案を無碍に断る理由はありません。また、「○○さんが協力してくださればいいのに」ではなく、あくまで「チーム内で情報共有がスムーズに行われた場合、このような効果が期待できます」というようにチーム全体の生産性向上に繋がる事に対してフォーカスした言い方に変える事で相手の非を直接刺激する事なく、前向きな提案として受け入れてもらいやすくなります。
③情報共有におけるルールを明確化する
新たにルールを設けられる環境にある場合は、「情報共有に関するルール」を新たに作ることも有効です。チーム全体で取り組むルールとすることで個人間のルールにはならないため、人間関係上のトラブルを避ける事ができます。
例としては、「出勤時、昨日までの進捗と今日の進行予定を報告する」など、社員の誰もが実践しやすいものにすると尚良いでしょう。
④評価制度を新たに導入する
個人的な理由があって情報共有に対して気が進まない社員に対しては、情報共有を行う上でのメリットを設けることも手段の一つです。その一つとして挙げられるのが「評価制度の導入」です。社員間における情報共有への貢献度を評価制度に取り入れることで、情報共有の重要性を改めて社員に周知するきっかけを作る事ができます。
社員が自主的に情報共有の重要性を理解する事で、社員自ら能動的に情報共有を促進する働きを促す事に繋がります。
⑤社内にツールを導入する
情報共有に対して、社内のリソースを割く事が難しい場合は「ツールの導入」を検討してみてはいかがでしょうか。情報共有に対して特化するように開発されたツールは、基本機能として「タスク管理」「スケジュール管理」「社内チャット」などを備えている場合が多いため、日々の業務を効率よく進める事にも繋がり、情報共有そのものに対してのハードルが大幅に下がるため、結果的に情報共有しやすい環境づくりに寄与する形になります。
情報共有の具体的な方法
情報共有は、組織内のコミュニケーションを活性化し、チームの生産性を向上させるために不可欠です。効果的な情報共有を実現するためには、明日から取り入れられる具体的な方法を３つ紹介します。
1. 定期的なミーティングの開催
定期的なミーティングは、チームメンバー間で情報を共有し、進行中のプロジェクトやタスクの状況を確認するための基本的な方法です。これには、週次のスタンドアップミーティングや月次のレビューミーティングが含まれます。ミーティングでは、各メンバーが自分の進捗状況を報告し、問題点や支援が必要な事項を共有します。
2. 情報共有プラットフォームの活用
Slack、Microsoft Teams、Google Workspaceなどの情報共有プラットフォームを活用することで、チームメンバー間でのコミュニケーションと情報共有が容易になります。これらのツールは、リアルタイムでのメッセージのやり取り、ファイルの共有、プロジェクトの進捗管理など、多様な機能を提供しています。適切なプラットフォームを選択し、チーム全体での利用を促進することが重要です。
3. ナレッジベースの構築
組織内での知識や情報を集約し、アクセスしやすい形で管理するナレッジベースの構築も、効果的な情報共有の方法の一つです。ConfluenceやNotionなどのツールを使用して、プロジェクトのドキュメント、チュートリアル、FAQ、ベストプラクティスなどを整理し、全社員が必要な情報に簡単にアクセスできるようにします。
チームコミュニケーションにおすすめのツール「Huddler」とは
数多ある情報共有ツールの中でどれをを使えばいいのか分からなくなってしまったり、まずはどのように自社で使えるものなのか試してみたいという方には、シンプルで誰でも使いやすい情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」がおすすめです。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。
まとめ
このように「情報共有しない人」について深く掘り下げて考えてみると、必ずしもその人個人にのみ原因があるとは限らない事が分かってきます。周りを取り巻く組織そのものや環境、ルールを見直す事で情報共有を促すこともできる場合があります。
個人間で情報共有できない事を抱え込まず、組織全体の課題とする事で一気に解決する場合も大いにありえます。社内全体はもちろん自分自身の生産性向上のためにも、現状を改善するために是非今回の記事を参考に解決策を考えてみてはいかがでしょうか。