近年では、スマホやPCを利用してメモを取るという人も増えているようです。しかし、従来の手書きのメモを上手に活用し、業務効率を向上させたいという人も未だ多くいるようです。そこで今回は、メモの取り方を改善して仕事の効率が上がる効果的なメモの活用方法を詳しくご紹介します。
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目次
メモの必要性とは何か？
スマホやPCを利用するにせよ、手書きのメモをとるにせよ、なぜそんなにメモを取ることが重要なのでしょうか。メモを取るための目的としては、「大切な情報を記録するため」、「忘れ物をしないためのチェックリスト」、「情報の共有」などがあります。
メモを取るのが上手な人は、効率よく仕事ができるビジネスパーソンでもあります。上手なメモは、後から見返してもわかりやすく要点を抑えたものであることが重要なポイントになります。
やってはいけないメモの取り方
メモは、自分が重要と思う情報をデータや書面に記録しておくことが大切です。ここでは、やってはいけないメモの取り方について詳しく見てみることにしましょう。
乱雑に書かないこと
メモは、その都度重要な情報を記録するための手段として、ビジネスシーンはもちろん、プライベートでも活用されています。例えば、電話を受けた相手からの要件を伝えるためのメモを殴り書きで取ったとしても、後から見直した際、「読めない」、「意味がわからない」では、メモを取った意味がありません。
会話の要点は丁寧に書く必要はありませんが、後からみた時に大切な用件がわかりやすいよう、ポイントを抑えて書くことが大切です。
あちこちに書かないこと
せっかく要点を抑えて上手なメモが取れたとしても、どこに書いたのか分からなくなってしまっては、どんな内容だったのかを把握することが難しくなってしまいます。「どこに何を書いたのか」が明確にわかるようにメモを取ることが大切です。
その辺にある適当なチラシや裏紙に書いたあと、「紙がどこにあるかわからない」、「紙を捨ててしまった」などの事態を回避しなければなりません。
集中しすぎないこと
メモを取ることに夢中になり、重要な論点を聞き逃すことのないようにしましょう。会議やセミナー、講習会など、メモを取る場面はたくさんあります。そのシーンに応じて重要な論点、聞きたい情報を逃してしまっては意味がありません。スマホやボイスレコーダーなどの機器を利用してリアルタイムな情報を記録し、あとから要点を抑えた清書をメモとして残しておくことも効果的です。
メモを取る基本的なポイントとは
だれでもすぐに上手なメモを取れると言うわけではありません。「たかがメモ。されどメモ」。メモは誰もがいつでも作成することができますが、本当に上手なメモをかける人は、それほど多くはありません。ここではまず、メモを取る際に最低限抑えておきたい基本的なメモの取り方のポイントを詳しくてみてみることにしましょう。
メモは手書きが基本
スマホやPC、ボイスレコーダーなどが便利に活用できる近年では、手書きのメモをとる機会も以前よりは減少しつつあるのではないでしょうか。しかし、メモの基本は「手書き」です。その理由は、メモがもつ最大のメリットは「備忘録」であり、忘れてはいけないことを文書に記録することにあるからです。
手書きで情報を記録することで、「見て」、「聞いて」、「書いて」覚えることができます。
必ず書いておくべきこと
メモを取る際に、情報の内容と一緒に必ず記載しておくべき事項があります。まずは、いつその情報を得たのかを把握するための「日付」、「場所」など。さらに「同席者」などを記載して誰が一緒にいる時にどんな話をしたのか、再現性を高めることが目的です。メモは、後から見返すことを前提に記載する記録媒体なのです。
感想も書く
メモには、その時々に伝えられた情報を記載することになります。聞いたこと、指示されたことだけをメモするのではなく、必ず自分が感じた内容も一緒に記載するようにしましょう。メモは、記録したものを後から見返して、どれだけその時のことを鮮明に思い出すことができるかがポイントになります。自分の感想を一緒に記載することで、その当時のことをより明確に思い出すことができるようになります。
5w1hを意識してみる
メモを取る時には物事を順序立てて記載する必要があります。日付を記載することで時系列での管理ができるようになりますが、情報の優先順位は時系列だけでは不明瞭です。まずは、「いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どんなふうに」行ったのかを順序立てて記載していかなければなりません。
特に会議内容やセミナーなどでは、その目的を明確にする必要があります。メモを取る際に５w１hを意識することで、情報を整理し、後から見てもわかりやすい文章を作ることができるようになります。
メモは一元管理すること
上記にも述べたとおり、あちこちに書き殴ったメモは、後から見返しても意味がわからなかったり、紛失してしまったりする可能性があります。プライベートでもビジネスでも、メモを取る場所は、一つに決めておくことが基本中の基本です。メモ帳やスケジュール表のメモ欄、ノートを一冊購入するなど、情報を記録する場所をまずは決めてみましょう。
ひらがなカタカナを利用しよう
人の会話はメモを取るよりもスピーディーに進んでいくものです。メモを取るのに夢中で話が聞けないと言ったことがないように、できるだけ要点を抑えたメモ書きが必要になります。しかし、画数の多い漢字を多用すると字を間違えてしまったり、漢字を書くことに時間がとられてしまったりするので、効率的なメモを取ることができません。
まずは、ひらがなやカタカナでメモをとり、その後きれいに清書するなど、上手にとったメモを有効活用できるようにする方法を考えてみましょう。
まとめ
メモは備忘録としての役割はもちろん、仕事上でつかえるアイデアなどを思いついたときすぐに記入することができるツールです。手書きで書いたメモに愛着を感じる人も多く、日記のように自分の好きなことを書き綴ってみるのも良いでしょう。
手書きでメモを取る姿勢は、上司や取引先からも「きちんと話を聞いているな」という形で捉えられるので、相手への信頼感を向上させることにもつながります。是非この機会に上手なメモの取り方を理解して、次の業務へのステップアップを図ってみてはいかがでしょう。