会社に勤めていると、必ずと言っていいほど会議があると思います。その会議が長く感じたり無駄だと感じたりする方もいるでしょう。今回は、会議が無駄になる原因と、無駄をなくすための要素を徹底的に解説していきたいと思います。
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目次
なぜ無駄な会議が多いのか
ではなぜ無駄な会議が多いのでしょうか。原因は1つではなく、数えきれないほどあると考えていいでしょう。特に日本は形式にこだわるところがあるので、『昔から会議をやっていた』『先輩、上司がそうだったから』という理由だけで会議を開いている場合もあります。
そういった会議に対する意識が低いため、無駄な会議が増えているとも言えるでしょう。
無駄な会議の原因
それではここから、無駄な会議の原因を5つの項目に分けて記述していきます。会議について何か思うことがある方は是非ご覧ください。
議題が定まっていない。
そもそも会議というものは、複数人で何かを決めるために設けるものです。それが、定例会議や報告会議という名目になってしまい、明確な議題が定まらずにダラダラと会議を進めるだけになってしまいます。
報告であれば、メールやコミュニケーションツールを使えばすぐに共有できるはずです。
会議で何も決められない
何かを決めるにしても、最終的に何も決められないのであれば、あまり有効な会議とは言えません。と言っても、会議で何かを決めるのは正直難しいでしょう。
何も決まらないのを防ぐためにも、最初から会議の制限時間の設定や、どういった流れで会議を進めるか前もって決めておくべきでしょう。
参加人数が多い。
一定の人数だけではなく、1つの部署に所属している人全員が集まって会議をすると、発言しない人が増えて、一部の人にはただ見ているだけになってしまいます。
とりあえず出席するのではなく、必要な人らだけで会議を行うようにすると、そういった問題点が解決してくるでしょう。
時間がダラダラと過ぎていく
議題が定まっていない会議にありがちですが、途中で会議とは関係のない話になったり、雑談になったりすると、ただただ時間を浪費するだけの会議になります。その時間があれば、他のタスクを進められるので、非常に無駄な会議になると言わざるを得ません。
無駄だと思っても言い出せない
会社によっては厳しい縦社会で、上司の言う事には半ば絶対になっているとこをもあるかもしれません。そういった会社では、たとえ会議が無駄でも、直接意見するのはまず不可能と言っていいでしょう。
そういた悪習が直らなければ、無駄な会議はなくならないのかもしれません。
どうしたら効果的な会議を進められる？
それでは効果的な会議を進めるにはどうしたらいいのでしょうか。そのために重要な要素を3つに分けて説明していきたいと思います。やる事はそれほど難しくはないので、実践も検討するといいでしょう。
議題を決めて共有する
無駄な会議にならないためには、まず議題を決めるのが重要です。そして決まった議題を会議に出席するメンバーに共有することで、資料の用意や事前情報を用意して挑むことが出来ます。
また、会議をすすめる進行役の人が議題に関わる書類を用意すると、もっと効果的な会議になるでしょう。
人数を極力減らす
『会議の様子を見て勉強してもらうため』『上司がいるから』という理由で、むやみに従業員を出席させる事例もあります。会議は、意思決定を持つメンバーが数人集まれば進められるはずです。
人数が多いと、会議の準備にも時間がかかりますし、話がそれてしまう可能性だって十分にあります。そういった事を防ぐためにも、必要最低限の人数で会議を進めるべきです。
会議の議事録を残す
会議は相手と話し合って進めるので、口頭だけだと認識のずれを起こしてしまい、せっかく会議で決めた内容を無駄にしてしまいます。議事録を作成しておけば、後からでも会議の内容が振り返られますし、仕事を進める上での意識が強く持てるようになるでしょう。
効果的な会議を行っている事例
ここからは、効果的な会議を行っている超有名企業の事例を2つ紹介していきたいと思います。
Google LLC
インターネットサービスで有名なGoogleですが、こちらの企業はなんと会議室がありません。『会議は話し合い』と意識しているため、普段からコミュニケーションを積極的にとっており、何かを決める時も担当者のデスクなど、あまり時間をかけずに行います。
Apple Inc
『iPhone』などで有名なAppleですが、こちらの企業では、会議の参加は極力少人数にするようにしています。会議に必要ないと判断された場合は、すぐに退出させるようになっているとのこと。
まとめ
無駄な会議と効率的な会議について取り上げていきましたが、いかがだったでしょうか。会議は100％不要なものではなく、やり方によって良い会議になるのです。もし、今行われている会議に不満などを抱いている場合は、一度見つめ直してもいいかもしれません。