会議の開催案内を通知する際のメール作成のポイントは？書き方やテンプレートをご紹介

会社に勤めていると、必ずと言っていいほど会議が開かれると思います。その会議が開かれる前に、必ず会議の案内のメールを参加者に送りますが、どのように会議の案内メールを作成しているのでしょうか。

 

今回は、その会議の案内メールの書き方や、ポイントを徹底的に解説していきます。

開催案内の通知は簡潔に心がける

会議の案内メールで一番重要なポイントは、内容を簡潔に書くことを心掛けるところです。会議の案内メールに限らず、文章がダラダラと長くなってしまうと、肝心な内容が伝わりにくくなるでしょう。そのため、あくまでも伝えたい内容をかいつまんで説明する必要があります。

箇条書きで書く

文章ではなく箇条書きでメールを記入すると、見やすくて非常に分かりやすい内容になります。箇条書きだと自然と書くべき情報量が絞られて、文頭も揃うようになるので、分かりやすく情報を伝える手段としては、メジャーと言えるでしょう。

 

メールを作成する時間があまりない場合や、文章の作成が苦手な人にとってはとても有効な方法です。

会議についての5W1Hを書く

『いつ』『どこで』『誰が』『なんのために』『どのように』という内容を示す5W1Hですが、案内のメールではこちらも重要なポイントになります。この5W1Hを押さえた上で、文章を書くだけでも、伝わりやすさは断然変わってくるでしょう。

 

文章でも、箇条書きでも用いることが出来る方法になります。

会議の背景や目的を書く

『なぜこの会議を開くのか』『この会議で何を決めるのか』という部分の記載も重要です。会議を開く理由が書かれていないと、緊張感を持った会議が出来なくなりますし、議題が不明だとそもそも何を話せばいいか分からないので会議が非効率的になります。

資料がある場合は必ず添付する

会議では資料を用いる場合も多いでしょう。その資料がメールで添付されれば、会議で話す内容を前もって知る事も出来ますし、会議の効率化を図れるようになります。前もって添付されずに、会議開始時に資料を渡されてしまうと、資料を把握するのにも時間がかかるのでより会議が非効率的になるでしょう。

Web会議の場合について

昨今コロナウイルスの影響もあって、ビデオ通話でお互いの顔を見ながら会議をする『Web会議』も普及しています。それでは、Web会議を開く場合のメールでは、何を記載するのがいいのでしょうか。その内容についても詳しく紹介していきたいと思いますので、ぜひご覧ください。

Web会議のURLやパスワードを確認する

『Zoom』などを使ってWeb会議を開く場合、URLや入場する際のパスワードが必要になります。メールで案内をする場合、それらが記載されていないと、会議に参加することが出来なくなります。

 

URLやパスワードは、必ず記載しなければいけないので、そこに気をつけなければいけません。

カメラやマイクなど機材の確認をする

Web会議の場合は、カメラで自分自身の顔を映し、マイクを使って相手に話します。カメラとマイクに何かしら問題があり、正常に起動しない状態になると、Web会議に参加することが難しくなります。

 

それを防ぐために、会議が開かれる前にカメラやマイクなどの機材が正常に作動するか確認する必要があるのです。

会議の開催案内のテンプレート

それではここから、会議の案内メールのテンプレートを紹介していきたいと思います。テンプレートを使えば、メールの作成がしやすくなり、時間もかかりませんので、ぜひ参考にしていただければと思います。

通常の会議案内のメールテンプレート

関係者各位

会議開催にて、下記のお知らせを致します。

 

日時：〇月〇日　〇時～〇時まで

 

場所：〇〇ビル〇階〇〇室

 

内容：〇〇について

〇〇の内容について

〇〇の説明事項

社長からの連絡事項

〇〇の検討結果について

 

以上、よろしくお願いいたします。

 

〇〇〇〇〇〇株式会社

〇〇部署〇〇課〇〇〇〇

e-mail：〇〇〇〇＠〇〇〇〇

番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇

 

Web会議案内のメールテンプレート

従業員各位

Web会議開催のお知らせです。

 

日時：〇月〇日　〇時～〇時まで

 

ツール：〇〇

 

Web会議URL：〇〇〇〇

 

パスワード：〇〇〇

 

機材のトラブルなどがあれば、下記にご連絡ください。

e-mail：〇〇〇

担当者：〇〇　〇〇

 

〇〇〇〇〇〇株式会社

〇〇部署〇〇課〇〇〇〇

e-mail：〇〇〇〇＠〇〇〇〇

番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇

 

まとめ

今回は会議の案内メールについて記述していきましたがいかがだったでしょうか。会議を開く際に案内がなければ、誰も会議に参加出来ないので、案内メールは必須と言っていいでしょう。

 

案内メールで何を記載したらいいか分からない方やなるべく時間をかけずにメールを作成したい方がいましたら、ぜひこの記事を参考にしていただければと思います。最後まで読んでいただきありがとうございました。