業務マニュアルを作成する意味や必要性とは？目的・メリットを理解して分かりやすいマニュアルを作ろう

企業がそれぞれのビジネスシーンにおいて発展していく上で、基礎となり軽視できない要素の一つが情報共有です。情報共有をより効率良く行い、企業価値を高め業務の質を統一・向上するために無くてはならないのが「業務マニュアル」です。今回の記事では、質の良い業務マニュアル作成するのにあたり理解を深めるためにその意味や目的、メリットについて詳しく説明していきます。

 

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業務マニュアルとは

ビジネスにおけるマニュアルとは、どういった手順で業務や作業を進めれば良いかが具体的に記されたものです。その中でも業務マニュアルは業務全体にわたって共通している考え方や全体像、作業フローなどが書かれている事が殆どです。

業務マニュアル作成の目的

業務マニュアルを作成する目的で最も大切とされているのが「暗黙知を形式知に変える」事だと言えます。業務に関する知識や情報は言語化、明文化されていないもの「暗黙知」と既に誰にでも分かる形で明らかになっている知識の「形式知」の二つに分けられます。

 

暗黙知は個人が蓄積してきた経験や知識、感覚といった他の社員に共有されにくい要素で構成されている事が殆どであるため、重要なノウハウも中に含まれているにも関わらず長い間共有されていなかった、というケースも少なくありません。

 

こうした暗黙知として占められている領域を組織内で無くすためにも業務マニュアルを作成し、業務に関するノウハウを形式知化する事を目指していく事が重要になってきます。

業務マニュアルを作るメリット

マニュアルを作成する目的を理解したところで、実際に作成する事でどのようなメリットが得られるのでしょうか？以下に具体的に得られるメリットについて挙げていきます。

①業務効率アップ

業務マニュアルを作成する事で、業務全体を俯瞰して捉える事ができますので、担当者が業務を進めるにあたり行き詰まった場合もその都度他の社員に尋ねたり、その業務が分かる人を見つけたりするといった、無駄な時間を極力減らす事ができる事に繋がります。

 

また、作業自体の無駄も洗い出しやすくなるため結果として業務効率の底上げに効果的といえるでしょう。

②業務の属人化防止

業務全体のフローが記されている業務マニュアルがあることによって今まで特定の部署・社員にのみ蓄積されていたノウハウを容易に共有する事が可能になるため、特定業務における担当社員に対する依存度をほぼゼロへと近づける事ができます。

 

考えられるケースとしては、業務マニュアルを整備しておく事で担当社員の急な入院、退職によって貴重な情報が失われてしまうリスクを回避する事ができます。

③人材育成・教育コストの削減

マニュアルを事前に準備しておく事で新入社員や中途入社の社員に対する指導や業務引き継ぎを確実かつ正確に行えるようになります。口頭による指導のみでは伝達漏れや抜けが生じてしまう恐れが存在しますが、マニュアルを眼前に用意しつつ指導を行う事で指導担当者、指導を受ける側の社員双方が確認しつつ教育を段取りよく進められます。

 

また後日改めて不明な点や分からない点を確認したい時にも、マニュアルがある事ですぐにその場で確認が行えるため指導担当者が不在の場合にも間違いのない対応を取る事が可能です。

業務マニュアルを社内で活用するために

あらゆる業務・業種に必要といえるマニュアルではありますが、いざ業務マニュアルを作成したにも関わらずなかなかそのマニュアルが社内で定着しないといったケースも決して少なくありません。そうした事態を防ぐためにはどういった点に気を付けるべきなのでしょうか？

マニュアル作成にリソースを割き過ぎない

マニュアルを作成する際に、事前にその目的や内容、作成方法を明らかにせず着手してしまうと、予想外に工数や人員を作成作業に割かれてしまう恐れがあります。マニュアル自体の作成作業にはマニュアル作成ツールなどを活用し、日々の業務に差し障らない程度にリソースを割く事が大切です。

運用方法があらかじめ決められていない

マニュアルが完成した後、配布される対象の社員の範囲や配布方法、マニュアルの保存と管理はどのように行われるのかといった運用方法をあらかじめ決めておく必要があります。マニュアルを正しく運用するためにはこうした計画性が必要不可欠です。

定期的に内容を更新する

社内でマニュアルの運用が開始されたのち、運用してそのままにはせずにマニュアルを定期的に更新する事を忘れてはいけません。社内、部署の状況や業務内容の変更や改善に応じてマニュアルも細かく更新していく必要があります。更新作業を行わずにいると現場で行われている業務内容との解離が起きてしまい、実際の日常業務においてマニュアルを活用する事が難しくなってしまいます。

 

マニュアルの更新担当部署を定めておき、定期的なマニュアルの更新やそのルールを共有しておきましょう。

まとめ

業務マニュアルの作成や社内での浸透にはある程度の時間や労力がどうしても必要になってしまいますが、業務の基本となるマニュアルが整えられている事で今回紹介したようなメリットが得られ、結果的に企業利益の最大化や従業員の満足度向上底上げにも繋がります。

 

今回の記事に書かれた内容を十分に理解し、業務マニュアル作成の事前知識に役立ててみてください。