ナレッジトランスファー（KT）は、組織の成長と継続的な革新を支える重要なプロセスです。この記事では、KTが何であるか、その目的、暗黙知と形式知の違い、そしてKTを効果的に推進する方法についてわかりやすく解説します。ビジネスマンが日々の業務で直面する課題を解決し、組織全体の知識を豊かにするための具体的な進め方や注意点も紹介します。KTの基本から応用まで、知識のシェアリングと管理に関する包括的なガイドとして、この記事が皆様のお役に立てれば幸いです。。
【こちらの記事もオススメ！！】
【最新】webブラウザで使えるメモ帳ツール8選！手書きできるおすすめサービスも！
情報共有したくない人の心理って？原因や適した対処方法を解説！
社内wikiって？作り方を理解してナレッジ共有を効率化！【無料ツールあり】
目次
ナレッジトランスファー（KT）とは？
ナレッジトランスファー（Knowledge Transfer：KT）は、組織内外での知識の移転や共有を指す言葉です。これには、企業の戦略的な知識、技術、ノウハウ、経験などが含まれます。KTは、新しいメンバーが組織に参加した時や、プロジェクトが異なるチーム間で移動する時など、さまざまな状況で行われます。
KTの基本的な定義
KTは、特定の知識を持つ人々から他の人々へ、効果的かつ効率的に知識を移転し、共有するプロセスを指します。これは、組織の持続的な成長と革新を支え、競争力を維持強化するために不可欠な活動です。
KTは、知識の継承と拡散を促進し、組織の知識ベースを強化する重要なプロセスです。このプロセスを適切に管理することで、組織は持続可能な成長を実現し、長期的な成功を確保することができます。
ナレッジトランスファーの目的
ナレッジトランスファー（KT）の目的は、組織内の知識を効果的に移転し、共有することにあります。以下に、KTの主な目的をいくつか挙げます。
組織の知識の継承
組織内の重要な知識やスキルが失われるのを防ぐために行われます。例えば、経験豊かな従業員が退職する場合、その人が持っている知識やスキルを他のメンバーに引き継ぐ必要があります。KTは、このような知識の継承をスムーズに行うためのプロセスです。
新しいスキルや知識の獲得
組織のメンバーが新しいスキルや知識を獲得する手段でもあります。KTを通じて、メンバーは他のメンバーから新しい知識を学び、自身のスキルを向上させることができます。これにより、組織全体の能力も向上します。
組織の効率と生産性の向上
組織の効率と生産性を向上させる役割も果たします。知識やスキルが適切に共有されることで、作業の進行がスムーズになり、プロジェクトの完成速度も速くなります。
イノベーションの促進
新しいアイデアや解決策の生成を促進します。異なるバックグラウンドを持つメンバー間で知識が共有されることで、新しい視点やアイデアが生まれ、組織のイノベーションが促進されます。
KTの目的を達成するためには、明確な戦略とプロセスが必要です。これにより、知識が効果的に移転され、組織全体のパフォーマンスが向上します。
「暗黙知」と「形式知」
「暗黙知」と「形式知」は、それぞれ異なる特徴と活用方法を持っています。ナレッジトランスファーを効果的に進めるためには、これらの知識を適切に組み合わせ、共有と活用を進める必要があります。それにより、組織の知識全体が豊かになり、持続的な成長が支えられます。
暗黙知とは
暗黙知は、個人の経験やスキルに基づいており、言葉にするのが難しい知識です。例えば、特定の作業を効率的に行うためのノウハウや、人間関係をスムーズに進めるためのコミュニケーションスキルなどがこれにあたります。
暗黙知を活用するためには、メンバー間での直接的なコミュニケーションや、実際の作業を通じての学びが重要です。メンタリングやワークショップは、暗黙知の共有に効果的な方法の一つです。
形式知とは
形式知は、文章や数字、図表などで表現され、明確に共有することができる知識です。マニュアルやガイドライン、報告書などが形式知の例です。
形式知を活用するためには、文書化やデータベースの整備が必要です。また、知識のアクセスや検索が容易になるように、情報の整理や管理も重要です。
ナレッジトランスファーの具体的な進め方
ナレッジトランスファーを効果的に進めるための具体的な方法には以下のようなものがあります。
プロジェクト管理
プロジェクトの進行中に知識やスキルが効果的に共有されるように、適切な管理が必要です。プロジェクトの目標や進行状況を明確にし、必要な知識がタイムリーに共有されるように計画を立てましょう。
ワークショップやセミナー
ワークショップやセミナーを開催し、メンバーが知識やスキルを共有する場を提供しましょう。これにより、形式知はもちろん、暗黙知も共有される可能性があります。
知識の文書化
知識を文書化し、データベースやマニュアルとして整理することも重要です。これにより、知識が組織内で広くアクセス可能になり、効果的に利用されます。
定期的なミーティング
定期的にミーティングを開催し、プロジェクトの進行状況や知識の共有状況を確認しましょう。ミーティングは、KTの進行をスムーズにするための重要なコミュニケーションの場です。
進め方は組織の目標やメンバーのニーズに応じて柔軟にアプローチする必要があります。上記の方法を参考にして、効果的な進め方を計画しましょう。
ナレッジトランスファーの注意点
ナレッジトランスファーを進める際の主な注意点について下記に紹介します。これらの注意点を踏まえ、計画的に進めることで、知識の効果的な移転と組織の成長を実現することができます。
情報のセキュリティ
ナレッジトランスファーの過程で共有される情報は、企業の重要な資産です。特に、技術的なノウハウや戦略的な情報は、外部に漏れることがないよう厳重に管理する必要があります。セキュリティ対策として、パスワードの設定、ファイアウォールの使用、セキュアなネットワークの利用などが考えられます。また、ナレッジトランスファーに関わるメンバーに対して、情報漏洩のリスクと対策について十分な教育を行うことも重要です。
知識の品質管理
共有される知識は、正確で最新のものである必要があります。知識の品質を確保するために、情報のソースを明確にし、定期的に内容の更新や確認を行うよう努めましょう。また、知識の共有に際しては、その内容が確かであることを確認できる人物から情報を得るよう心掛けることも品質管理に寄与します。
コミュニケーションの確保
ナレッジトランスファーは、人々の間で知識が移転されるプロセスです。そのため、効果的なコミュニケーションが不可欠です。コミュニケーションを確保するために、定期的なミーティングの開催や、オンラインでのコミュニケーションツールの活用が有効です。また、目的や進行状況を明確に共有し、メンバー全員が同じ理解を持てるよう努めましょう。
組織文化の考慮
成功させるためには、知識の共有や新しいことを学ぶことを奨励する組織文化が必要です。組織のリーダーは、ナレッジトランスファーを支持し、積極的に参加する姿勢を示すことが求められます。また、メンバーが知識を自由に共有できる環境を作り、取り組みを支援する体制を整えましょう。
メンバーのモチベーション
メンバーのモチベーションを高めるために、目的やメリットを明確に伝え、参加する意欲を引き出しましょう。また、成果をきちんと評価し、フィードバックを行うことで、メンバーのモチベーションを維持・向上させることができます。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化におすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。