ビジネス用語としてよく使われる「ナレッジ」は、ビジネスシーンでは「付加価値のある情報、経験、知識」といったものを指して使われます。ビジネス上で使われる用語は他にもいろいろありますが、ナレッジを聞いたことがないという人もいるのではないでしょうか。そこで今回は、このナレッジについて使い方とその意味について詳しくご紹介します。
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目次
ナレッジとは？
ナレッジは、「knowledge」という英語をカタカナで表示した単語です。本来、「知識」や「知恵」といった意味を持っていますが、ビジネス上では、「ビジネスに役立つ情報」、「付加価値のついた情報や経験、知識」のことを指しています。この情報や知識は経験に基づいて知り得たものであり、言語にするのが難しい知識、つまり経験的知識と言われます。こうした知識を、ナレッジを踏まえて表すと「暗黙知」と言われます。
この暗黙知を文章や図式、グラフ、表などで目に見える形に具現化したものを「形式知」といいます。ナレッジは、この暗黙知を形式知にして共有することが求められています。
ナレッジの意味
ナレッジは、直訳された知識という意味で使うよりも、会社にとって有益な情報である事柄に対しての意味合いが強く、上記にも述べたとおり、付加価値のついた情報や経験のことを総称してナレッジと呼んでいます。
「ノウハウ」との違い
ナレッジと併用して使われるビジネス用語に「ノウハウ」という言葉があります。ノウハウは、経験して得た知識や知恵、手順などのことを言います。実際にその体験を繰り返して身についたもの、その人が体験を通じて身につけたコツやポイントを総称したものがノウハウです。
それに対し、ナレッジは、体験や経験したことがなくとも、書籍などから知識を得て身に付けるもの。経験や体験したことがなくとも習得できるものがナレッジです。
ナレッジのビジネスシーンにおける重要性
ナレッジは、会社そのものはもちろん、個人一人一人が習得し、それを全員で共有することが大切です。誰かが得た知識を社内全体で活かすことができれば、新しいビジネス展開も期待することができます。例えば、これまでは各部署の教育係が新入社員の育成を一定期間行うというのが、これまでの企業内での一般的な育成方法でした。
しかし、人材不足が影響し、十分な時間をさいて新人教育にかける時間や人材を確保することが難しくなってきた場合でも、ナレッジを共有することで新人育成に役立てることもできるようになります。ナレッジは習得するだけでなく、それを共有し、蓄積していくことで会社全体の資産として活用することができるようになります。
ナレッジマネジメントとは
ナレッジマネジメントは、部署ごと、もしくは従業員一人一人が持っていた知識や情報を社内全体で共有し、社員全員がいつでもそれを活用できるようにしておくための管理のしくみのことを言います。情報を一元管理することで、ナレッジを有意義に活用することができるだけでなく、会社の生産性の向上にも役立てることができます。
ナレッジマネジメントを構成するプロセスには、４つの要素を持つ「SECI」というモデルがあります。一つ一つの要素が持つ特徴は以下の通りです。
Socialization（共同化）
Socializationは、共同作業を行う過程でナレッジを習得していく過程を示したものです。同じ作業を共同だ意見することで他の人の思考を理解し、業務プロセスを実体験で覚えていきます。
Externalization（表出化）
Socializationで習得した実体験を言語化・可視化して誰もが目に見える形で共有することができるようにするための過程です。頭の中で培われた知識を効率的に文章や図、画像などで効果的に表現することが必要になります。
Combination（連結化）
Combinationは、Externalizationで変換された実体験を、他のマニュアルやノウハウと比較・連結しながら新しい視点から物事を判断していく過程のことを言います。他のデータと比較することで新たな視点でナレッジを分析することができるので、より詳細なナレッジ作成が可能になります。
Internalization（内面化）
Internalizationは、Externalizationの過程で言語化されたマニュアルを個人単位で実践し、それぞれのコツや独自のノウハウを生み出すための過程を言います。この過程で生みだされたノウハウは、また新たなナレッジとして共同化されることになります。
ビジネスシーンにおけるナレッジの使い方
実際にナレッジはどのように使われているのでしょうか。ここでは、ビジネスシーンにおけるナレッジの具体的な使い方について詳しく見てみることにしましょう。
社内の情報共有
ナレッジを有効活用するためには、常に社内での情報共有が必須になります。例えば、社内システム上に営業関連、デザイン関連、人事関連など、それぞれの部署ごとのナレッジをシェアするための掲示板を設置し、社員の育成やプロジェクト推進などに役立てることができます。
また、取引先や社外の提携会社と一緒に行ったプロジェクトや海外研修で得たナレッジを関係者とシェアしたり、社員に向けた報告会を行ったりするなどで情報共有を行うことができます。
業務効率向上や生産性向上
ナレッジを活用することで、自分では知り得なかった知識をすぐに実行することができます。たとえば、急に退職することになった社員がいたとしても、その人がもつナレッジを毎日蓄積しておけば、ナレッジを共有した従業員がその業務をすぐに担当することができます。新たに後継者を配属しなくても引き継ぎの必要性がないので、人材の確保や時間の確保なども設ける必要はなくなります。
ナレッジを共有することで社員一人ひとりの底上げができるだけでなく、会社全体の業務効率の向上や生産性の向上につなげることもできます。
ナレッジ共有の方法
社内の生産性を上げるためにナレッジ共有を行うことが重要であることは上記の通りです。では、習得したナレッジをどのように共有すれば良いのでしょうか。ここでは、ナレッジを共有する方法について詳しく見てみることにしましょう。
日報や週報での共有
ひとりひとりのナレッジは、日報や週報を利用して共有するようにしましょう。
日報や週報は、必ず提出するものなので、その日に知り得た情報や知識を詳しく記入し、共有することで日々のデータの蓄積を行うことができます。
会議での共有
定期的に行われる会議では、参加メンバー同士での情報共有が最も効果的に行えます。それぞれの部署、プロジェクトチーム、リーダーミーティングなど、限定的なメンバーと関係性の強いナレッジを共有することで、担当者が不在でも代わりの人がスムーズに業務を遂行することができるようになります。
ツールを利用した共有
もっとも手軽で誰でもかんたんに利用できるのが、ナレッジを管理するツールを利用することです。情報共有ツールには、実に様々な種類が提供されており、各社それぞれのサービスや利用料金も異なります。
中には無料で利用できるものもありますが、セキュリティ面で不安を感じるなら有料プランでセキュリティ対策がしっかり講じられたものを利用するのが良いでしょう。
ナレッジを共有するためのおすすめツール
ナレッジを効果的に活用し、会社の生産性を上げるためには、情報共有をメイン機能にしたツールが最適です。ここでは、ナレッジマネジメントを成功させるために必要なおすすめのツールをご紹介します。
Qast
Qastは、利用人数や会社規模、業種や職種に関係なく誰でも幅広く利用することができるナレッジマネジメントツールです。シンプルな機能とデザインなので、誰でもかんたんに利用することができます。
ユーザー数20人〜で、１ファイルの容量が50MBまでなら月額600円のスタンダードプラン、同様にユーザー数が20人〜で１ファイルの容量が250MBまでなら月額900円のエンタープライズプランがおすすめです。通信の暗号化や不正アクセスの監視、IPアドレスの制限など、高度なセキュリティ対策を導入しているので、クラウド使用でも安心して利用することができます。
flouu
flouuは、リアルタイムでのチャット機能やドキュメントの強力な共有機能を搭載したナレッジマネジメントツールです。クラウド上で利用することが可能で、複数人での編集も可能、さらにリアルタイムでのチャット機能で最新の情報共有もできるので、テレワークにも最適なツールとして高い人気を誇っています。
さらに、スマホやタプレット、PCでの利用も可能なので、デバイスを問わず利用することができます。
esa
esaはマークダウンでの入力ができるドキュメントツールです。共同編集やwebhookによる外部サービスとの連携が豊富。また、バージョン管理の機能なども備えており、チームでのナレッジ共有に最適です。エンジニア等が在籍するIT企業で多く利用されている印象。
まとめ
ナレッジは、これまで各個人が頭の中で管理していた情報を目に見える形でデータ化し、管理、共有することで有効に活用することができることがわかりました。人材不足を補うための施策として、これからますますナレッジマネジメントの重要性は高まることでしょう。是非この機会にナレッジについての理解を深め、ビジネスシーンで役立てて下さい。