会議体という言葉を聞いたことがあるでしょうか。会議上ではよく聴き慣れない専門用語を耳にすることがあります。よくわからない、聞いたことがないという人も多いのではないでしょうか。今回は、会議体が会議とどう違うのか、会議体のメリットやポイントについて詳しく見てみることにしましょう。
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目次
「会議（ミーティング）」と「会議体」の違い
ここでは会議（ミーティング）と会議体は、よく混同されてしまいがちなビジネス用語です。重要な会議の場で間違った使い方をしてしまわないよう、ここで２つのちがいについてしっかり確認しておきましょう。
「会議（ミーティング）」とは
一般的に行われている会議やミーティングと呼ばれるものは、事案の進捗状況の確認や報告内容を共有するために行われているものです。また、何らかの決定事案があったとしても、それが一人の裁量によって決められてしまうものであれば、それは会議（ミーティング）であり、会議体とは大きく異なります。
「会議体」とは
会議体とは、特定の目的のために複数回設定される会議のことを言います。複数人が集まって具体的な意思決定が行われる場で、一人では決定できないような事案を挙手や投票などによって多数決で行われることになります。
あくまでも決定議案は参加者全員で決められることが大前提で、決定事案がある会議のみを会議体と呼ぶことになります。
会議体を設計してみよう
重要な事案を決定するための会議体を開催するには、事前の準備が必須です。いろいろな情報を収集し、しっかりした会議体の設計が必要になりますので、ここで確認しておきましょう。
会議体を設計するポイント
会議体で決定される事案についての内容確認や決定前の流れの把握などはもちろん、承認の手順なども合わせて設計しておくことがポイントです。
また、途中で参加メンバーの欠席が続いたり、途中でメンバーが変わってしまったりすると意思統一がぶれてしまう可能性があります。会議体を設計する際には、毎回参加できる人を会議メンバーにするようにしましょう。
設計は「扱う議題ごとに」
会議体は、複数回継続して行われることになります。会議体で決定されるような重要な事案は、一つずつ丁寧に議論を重ね決定されるべきであり、扱う議題ごとに設計されなければなりません。
途中で新たな決定事案が出てきた場合には、また新しく会議体の設計を行い、メンバーを募らなくてはなりません。
会議体の種類
複数人で構成される会議体には、複数の種類があります。扱う議題はそれぞれですが、基本的な仕組みはどれも同じで、参加者全員の意思決定が大前提となります。
プロジェクトのキックオフと進捗状況の確認と課題の改善のための会議
目的とゴールを明確にし、参加者全員でプロジェクト成功までの道筋を経て、意思決定を行なっていきます。
計画書の作成と承認を行うための会議
商品企画やプロジェクト計画などの作成と承認を行います。
提出された成果物についての精査を行い承認する会議
新商品やリニューアル商品などの承認を行う際にキックオフから発売までの間、必要な事案の決定を行います。
会議体を催すメリット
一般的な会議では、ついだらだらと議論が長引いてしまうことが多く、会議そのものの決定事項が曖昧になってしまうことがあります。一般的な会議と会議体を明確に分けることで、それぞれを効率よく生産性の高いものにすることができます。
ここでは、会議体を催すメリットについて詳しく見てみることにしましょう。
メリット１無駄のない会議を実施できる
会議体は、全員で特定の事案を決定していくための場です。毎回継続して行われるため、決まった日時に開催し、一度の会議で一つの案件を議論することが基本です。そのため、無駄な時間を有する必要がなく、しっかりした設計がなされていれば、効率よく意思決定が進められるようになります。
メリット２公平な判断ができる
一般的に行われている会議では、社長やプロジェクトリーダーなど、一人の意見によって決定づけられることが多いようです。どんなに重要な事案でも、鶴の一声で業務内容が決められてしまっては、すべてが一方的に偏ってしまいます。
複数人で構成される会議体では、参加者全員による裁量で事案が決められていくので、公平で均等な判断ができるというのも大きなメリットです。
メリット３コミュニケーションが取れる
会議体のメンバーは、必ず複数回実施される会議に参加することになります。初めて顔を合わせたメンバーも継続しておこなわれる会議体の中で自然にコミュニケーションが取れるようになり、意思統一を図ることができるようになります。
会議体を進行するポイント
毎回行われる会議体を円滑に進行するために必要なポイントについて詳しく見てみることにしましょう。
ポイント１十分な事前設計をする
会議体は、同じメンバーで複数回継続して行われることになります。すべてに参加するメンバーを選出することはもちろん、毎回の会議体の内容や決定事案もある程度は事前に決めておくようにしましょう。また、決定までの十分な議論のための時間を設けることも大切です。
ポイント２議題に関係した事案のみを議論する
会議体で議論している事案から派生して別の事案や確認事項が出ることは多々あります。しかし、限られた時間の中で議題に関係のない事案についての議論は無駄に時間を消費してしまうことになります。
設計した議論に関係しないものについては、個別に対応し、後ほど参加者に共有するようにしましょう。
ポイント３決定方法のルールを決めておく
参加者全員の判断で決められる会議体ですが、多数決では納得できず、延々と議論を交わして決定されない事態が生じることも考えられます。
無理やり決定事案を推し進めてしまうと、参加者の中には不満を感じてしまう人が出てきてしまうかもしれません。もし、こうした事態になった場合の対処方法として、意見が割れた場合の決定方法を事前にルール化しておき、参加者全員で周知するようにしましょう。
会議体を設計する時、気をつけるべきこと
会議体を設計する際には、必ず無理のないスケジュールで日程を調整することが大切です。また、毎回参加できるメンバーの選出やルールの策定など、会議体を設計するにはかなりの手間がかかります。
効率の良い会議体を組織するためにもこうした事柄に気をつけることが必要です。会議体を設計する際に主催者は特に下記のチェックしたいポイントをきちんと押さえましょう。
- アジェンダは事前に共有されているか
- 本当に必要なメンバーが参加するか
- 会議方法は適切か
- 全員が目的とゴールを理解できているか
特に現在、オンライン会議システムが浸透したことにより気軽に会議ができる仕組みになっている昨今、無駄な会議が増加しています。題目とは直接関係ないメンバーもとりあえず誘ってしまったり、本来電話やチャットで済ませられる内容をあえて会議体の形にしてしまったりという無駄がないように一度考える必要があります。
会議体の例
会議体は、その目的や参加者によって様々な形をとります。ここでは、ビジネスシーンでよく見られる会議体の例をいくつか紹介します。これらの例を参考に、自社やチームに最適な会議体を考える際のヒントとしてください。
1. 週次スタッフミーティング
目的：週間の業務進捗の共有、問題点の議論、次週の計画立案 参加者：部署内の全メンバー 特徴：定期的に行われるため、進捗管理や情報共有に効果的。短時間で効率的に進行することが重要。
2. プロジェクトキックオフミーティング
目的：新しいプロジェクトの目的、スケジュール、役割分担の確認 参加者：プロジェクトチームのメンバー、関連部署の代表者 特徴：プロジェクトの成功に向けて、目標と期待を明確にするための重要な会議。
3. 戦略立案会議
目的：中長期的なビジネス戦略の立案と決定 参加者：経営層、各部署の責任者 特徴：企業の将来を左右する重要な意思決定が行われる。深い洞察と広範な議論が求められる。
4. クライアントとの定期的な打ち合わせ
目的：クライアントの要望の確認、進捗報告、問題解決の提案 参加者：営業担当者、プロジェクトマネージャー、クライアント 特徴：クライアントとの関係構築と信頼維持に重要。効果的なコミュニケーションが鍵。
5. 緊急対策会議
目的：突発的な問題や危機に対する迅速な対応策の決定 参加者：関連部署の責任者、専門家 特徴：短時間で具体的な解決策を決定する必要がある。クリアな意思決定と迅速な行動が求められる。
これらの会議体は、それぞれの目的や状況に応じてカスタマイズされ、効果的な運用が可能です。自社のニーズに合わせて、最適な会議体を設計しましょう。
会議体におすすめのツール
会議体をきちんと効率的に進めるためには事前準備から会議の共有までをスムーズに的確に行うことが必須です。これまではエクセルやワードでアジェンダを作って、予め共有し、会議後にメールで議事録を送付するという流れが一般的でしたが、「会議を起点とした情報マネジメントツール Huddler（ハドラー）」を使えば、会議にまつわる全ての情報を一つにまとめ、スムーズな進行をすることが可能になります。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。
まとめ
会議と会議体、それぞれ似たような言葉ですが、大きな違いがあることがわかりました。役員会や取締役会、理事会などといったものもいわゆる会議体と呼ばれるものです。今後、何かの場面で会議体がでてきても基本的な仕組みを理解していれば、役立つこともあるのではないでしょうか。