情報共有サイトはこうして選ぶ!導入のメリットとおすすめサイト5選

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情報共有サイトは、テレワークや在宅勤務が促進される現代で業務をスピーディーに共有するための重要なツールの一つです。多くの企業でもこうした情報共有サイトの導入が進められており、今後もそのニーズはますます高まっていくことでしょう。そこで今回は、情報共有サイトの選び方と導入のメリット、おすすめのサイトをまとめてご紹介します。

情報共有サイトとは

働き改革や人材不足によって、情報共有サイトの活用は業務遂行ツールとして必要不可欠なものとなっています。ドキュメントの作成やファイル・画像の共有をはじめ、メンバーのスケジュール共有や予定の調整、タスク管理などを利用することができます。さらに、チャット機能が搭載されている場合は、リアルタイムでのコミュニケーションもとれるので、離れた場所同士でもスムーズな情報管理ができます。

情報共有サイトを導入した場合のメリットとは

情報共有サイトは、メールやチャットツールを利用して行うこともできますが、なぜ情報共有サイトが良いとされているのでしょうか。ここでは、情報共有サイトを導入した場合のメリットについて詳しく見てみることにしましょう。

情報管理しやすい

情報共有サイトに保存されているデータは、カテゴリや時系列順に保存し、管理することができます。いつでも高度な検索機能を使って必要な情報を取り出すこともできるので、あちこちから集めた情報を管理し、運用することができます。

効率よくスケジュール管理ができる

部署内やグループ内に属するメンバーのスケジュールを共有することで、お互いの予定を調整することが楽にできるようになります。プロジェクトチームなどで異なる部署であってもサイトを利用すればそれぞれの予定がすぐにわかるので、余計な手間をかける必要もありません。

情報共有サイトを選ぶポイントとは

情報共有サイトには、さまざまな機能を利用されるものがありますが、本当に必要な操作がなければ意味がありません、ここでは、情報共有サイトを選ぶポイントについて詳しく見てみることにしましょう。

目的に合わせた機能が利用できるか

情報共有サイトを選ぶ際のポイントとして大切なのは、まずどんな機能を利用したいのかということです。作成したデータファイルを共有するだけで良いのか、スケジュール共有で予定の調整が必要かどうかなど、自分たちの業務を振り返ってみましょう。その上で情報共有として利用したい機能を洗い出しておきましょう。

利用人数と利用範囲を確認

情報共有サイトは、それぞれにプランが用意されており、プラン後に利用人数や利用できる範囲が制限されています。そのサイトごとにプランの内容は異なりますので、まずはしっかりと確認してみることが大切です。

使いやすさ

情報共有サイトを利用する人は、社内の人すべてが対象となります。つまり、インターネットの利用に慣れた若い世代から、あまり馴染みのない中高年の世代までがひとつのサイトを利用することになります。情報共有サイトを導入するなら、初心者でも使いやすい操作性が大きなポイントになります。

おすすめの情報共有サイト5選

ここでは、すぐに使えるおすすめの情報共有サイトについて見てみることにしましょう。特定の機能に特化したものもあるので、導入を検討しているならぜひ参考にしてください。

1.Google Drive

Google Drive は、Googleが提供する情報共有サイトで、インターネットを通じてドキュメントやスプレッドシートなどを作成・共有することができます。 Googleが運営するカレンダーや Gmailと連携することができるので、スケジュール管理なども効率的に行うことができます。さらに、ドキュメントの同時編集やコメント挿入などにも対応しているので、在宅勤務やリモートワークにも最適です。

 

15GBまでなら無料で利用できますが、法人として利用するなら以下のプランを利用するのがおすすめです。

  • Business Starter:1ユーザーあたり30GB、月額680円
  • Business Standard:1ユーザーあたり2TB、月額1,360円
  • Business Plus:1ユーザーあたり5TB、月額2,040円

2.Stock

Stockは、パソコン操作に慣れていない人でも使いやすいシンプルで操作性に富んだ情報9サイトです。ノート機能を使って必要な情報をテキストや画像を使って共有することができます。さらにタスクやメッセージ機能を利用してお互いの作業の進捗や状況確認をすることもできます。

 

20ノートまでは無料で利用することができますが、人数や使用容量に合わせてプランが設定されています。

 

  • ビジネス5:5人以下、使用可能ストレージ30GB、月額1,980円
  • ビジネス10:10人以下、使用可能ストレージ80GB、月額3,480円
  • ビジネス20:20人以下、使用可能ストレージ150GB、月額6,480円
  • それ以上の人数:要見積もり、使用可能ストレージ250GB〜

3.Chatwork

Chatworkは、チャットやメール、電話などさまざまなコミュニケーションツールに特化した情報共有サイトです。インターネット環境があれば、アカウントを登録してすぐに利用することができます。社内外を問わず利用することができるので、リモートワークとして活用することも可能です。

 

Chatworkは、個人として利用する場合や、法人のお試し版として基本無料で利用することができますが、正式に法人として利用するなら、以下のプランがおすすめです。

 

  • ・ビジネス:使用可能ストレージ10GB、月額料金600円
  • ・エンタープライズ:使用可能ストレージ10GB、月額料金960円

4.BOX

BOXは、あらゆる種類のファイルをオンライン上で管理して、様々なデバイスからアクセスができる情報共有サイトです。シンプルな操作性で初心者でもすぐに利用することができ、フォルダを作成して必要なカテゴリごとに整理することもできます。移動中や出張先でもインターネット環境があれば、いつでもどこでも必要なファイルを検索して引き出すことができます。

 

BOXで利用できるプランは以下の通りです。

 

  • Starter:使用可能ストレージ100GB、月額料金522円
  • Busines:使用可能ストレージ無制限、月額料金1,710円
  • Business Plus:使用可能ストレージ無制限、月額料金2,850円
  • Enterprise:使用可能ストレージ無制限、月額料金4,200円

5.LINE Works

LINE Worksは、業務効率をあげるため、リアルタイムでグループ内のやりとりができるよう提供されている情報共有アプリです。国際認証を取得したセキュリティで24時間365日モニタリングされており、大切な情報を守ります。

 

LINE Worksで用意されているプランは以下のとおりです。

 

  • ・フリー:100人以下、使用可能ストレージ5GB、月額0円
  • ・ライト:200人以下、使用可能ストレージ100GB、月額300円
  • ・ベーシック:使用可能ストレージ1TB、月額500円
  • ・プレミアム:使用可能ストレージ10TB、月額1,000円

まとめ

業務効率の向上において、欠かすことのできない情報共有サイトは、今後ますます多様なサービスが提供されてくることでしょう。情報共有サイトを利用して、より効果的な作業ができるよう、目的に合わせたサイト選びが重要です。ぜひこの機会に情報共有サイトへの理解を深め、導入を検討してみてはいかがでしょう。

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