情報共有アプリはこんなに便利!すぐに使えるおすすめ8選

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情報共有アプリはこんなに便利!すぐに使えるおすすめ8選

情報共有アプリは、家族やサークルなどのプライベートから一定の組織内やプロジェクトチームなどのビジネスシーンで活用できる情報を共有するアプリです。情報共有アプリの需要は年々高まっており、現在もたくさんの情報共有アプリが提供されています。

 

そこで今回は、ビジネスで使える、便利な情報共有アプリの中ですぐに使えるおすすめをまとめてご紹介します。

 

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情報共有アプリとは

情報共有アプリは、冒頭にもお伝えした通り、特定のチームやグループ内でデータを作成したり、共有したりすることができるアプリです。会議や打ち合わせで作成した会議資料や議事録、業務に必要なマニュアルやレジュメなどを社内で共有し、業務効率の向上に役立てられます。

 

他にも保存したデータを検索することや、リアルタイムでのチャット機能、web会議やスケジュールの共有、タスク管理などができます。また、中には、特定の機能に特化したものもあり、どんな情報共有アプリを選べば良いかは、自分たちが利用する目的に合わせたアプリを選ぶことがポイントになります

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情報共有アプリのメリットとは

社内の大切なノウハウやナレッジを共有することができる情報共有アプリを導入する企業は年々増加しています。情報共有アプリを利用することで得られるメリットには以下のようなものがあります。

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グループの情報を一元管理できる

情報を社内や部署内など特定のグループで共有することで、あちこちに点在する重要な情報をまとめて一元管理することができます。これまでは部署ごとに管理していたナレッジやノウハウを全て言語化して集約することで、人事異動や新入社員研修時などに役立てることができるので、わざわざ担当者の時間を削ったり、コストをかけて研修準備をしたりする必要なども無くなります。情報共有アプリは、業務の効率化を図るだけでなく、これからの企業の人材不足を強力にサポートしてくれる優れたツールです。

グループ共有しやすい

特定の担当者だけが業務のノウハウを持っていることはなくなるので、急な退職者が出た場合も、誰もが業務を兼任して遂行することができます。

 

また、業務の質をおとすことなく一定のレベルを保持することが可能になり、業務やサービスに支障をきたすこともなくなります。

コミュニケーションがとりやすい

情報共有アプリは、インターネットを利用してクラウド上でおこなわれるため、離れた場所でも情報共有することができます。近年、急速に普及しているテレワークや在宅ワーク時でも情報共有アプリを利用して、資料や書類を閲覧することができます。また、チャット機能を利用すれば、リアルタイムでコミュニケーションもとりやすくなるので、業務でのやりとりや連絡ツールとして活用できます。

ナレッジを共有しやすい

ナレッジとは、企業が持つノウハウなどを指し、これらを社内で共有することで、無駄な作業を減らしたり、業務をスムーズに進められたりするなどのメリットがあります。

 

このようなナレッジを共有するためには共有するための仕組みが必要ですが、一般的にはフォルダ内で共有すると言った手法がありますが、情報共有アプリを使うことで簡単に共有できるようになります。

情報共有アプリを上手に選ぶ時のポイント

業務効率を向上させ、社内のコミュニケーションツールとしても役立てられている情報共有アプリですが、自社に合ったアプリはどんなものを選べば良いのか迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。ここでは、情報共有アプリを上手に選ぶ時のポイントについてみてみることにしましょう。

使いやすさ

情報共有アプリは、社内の誰もが毎日利用するものです。多機能でも複雑な操作では、積極的な利用は見込めません。また、社内では、新入社員や中途採用者、あまりPCに慣れていない社員なども情報共有アプリを使うことになります。

 

多くの情報共有アプリでは、無料トライアル期間を設けているものが多くあるので、まずはこれを利用してみるのがおすすめです。誰もが使いやすいと感じられるような操作性の良いアプリを選ぶようにしましょう。

マルチデバイス対応

情報共有アプリは、インターネット環境を利用して活用するアプリケーションです。マルチデバイスに対応していれば、スマホやタブレット、PCなど異なる端末でも利用することができます。PCで入力した情報を移動中にスマホやタブレットで確認したり、出張先のノートPCで操作したりすることもできるので、より活用の幅も広がります。

 

さらに、情報共有アプリに業務に必要な手順書やマニュアルやナレッジなどの重要な書類を保存しておけば、テレワークや在宅勤務など、いつでもどこでもアプリを利用することが可能になります。

利用したい機能とプラン

情報共有アプリは、利用するアカウント数に応じたプランがそれぞれに用意されています。使える機能やデータ容量もプランによって異なるため、どのプランを選べば良いかをしっかり確認しておきましょう。

 

同時にプラン料金と予算が合っているかどうか、利用したい機能が組み込まれているかどうかも大切なポイントになります。事前にしっかりとチェックしておきましょう。

セキュリティ

オンライン上で操作する情報共有アプリでは、セキュリティの高さが大きなポイントになります。不正アクセスや管理者権限、通信時の暗号化など、万が一の事態に備えた高度なセキュリティが必要になります。堅牢なアプリを選ぶためには、こうしたセキュリティがしっかり設定されているかどうかをしっかりチェックしておきましょう。

サポート体制

情報共有アプリは、提供している会社との契約によって利用することができるようになります。導入時はもちろん、導入後のメンテナンスやサーバー管理、操作や不具合にかかるサポートが充実しているものを選ぶのも大きなポイントです。

 

問い合わせフォームなどが設置されているものもありますが、中には、チャットツールを利用したリアルタイムでのやりとりができるものもあります。

口コミ情報の確認

アプリを選択する時は、既に利用しているユーザーの口コミ情報などを確認することもおすすめです。評価が低かったり、ユーザーからの口コミが少ないものは「良い」と感じているユーザーが少ない可能性があるため、できるだけ口コミや評価が多いアプリを選択すると失敗しなくて済むでしょう。

おすすめの情報共有アプリ8選

さっそくおすすめの情報共有アプリについてみてみることにしましょう。ここでは、多くの企業も利用している便利な情報共有アプリを集めてみました。

1.LINEWORKS

LINEWORKSは、企業版LINEとも言われるSNSツールです。AndroidやiOSにも対応しているので、デバイスを問わず利用することができます。個人間でのトークはもちろん、社内グループでのコミュニケーションや情報共有に役立てることができます。他にもカレンダー機能でスケジュールを調整することや、アンケート機能で案件の調査・分析をすることもできます。

 

プライベートで利用しているLINEアプリのように手軽に利用できるので、社内のコミュニケーションツールとして導入する企業も増えています。

2.Talknote

Talknoteは、国内1,000位上以上の企業が導入している情報共有アプリです。目的ごとにグループを作成して情報共有をしたり、リアルタイムでやりとりができるチャット・メッセージ機能、それぞれのグループごとで業務依頼を確認したりすることができます。

 

また、トークの既読や未読表示、スタンプやファイル添付、メンション機能などを利用することもできます。投稿テンプレートを利用して、日報や週報などの報告に利用することも可能で、メールとの連携もできるので、わざわざメールアプリを起動する必要もありません、

3.flouu

flouuは、あちこちに散らばってしまった社内情報を一つにまとめ、みんなで共有することができる情報共有アプリです。会社ないで特定の部署や人材が持っているノウハウやナレッジもすべて共有しておけば、急な退職や異動があっても大丈夫。高度な検索機能を利用していつでも必要な情報を見つけることができます。

 

メンバー間でリアルタイムに情報の同時編集や共有ができるので、常に最新情報を確認することができます。セキュリティ対策やバックアップ体制も整っているので、安心して企業情報を管理、運用することができます。

4.slack

slackは、チャットツールをメインとした情報共有アプリです。目的別にグループを作成し、チャットで情報共有ができます。リアルタイムでコミュニケーションが取れるチャットには、画像やファイルを添付することができるので、大事な情報をメンバー間ですぐに共有することも可能。必要に応じて個別チャットにも対応しています。

 

基本的には無料で利用することができますが、制限を受けずに利用するなら有料版を利用するのがおすすめです。

5.Garoon

Garoonは、スケジュール管理やファイル共有機能が社内間で共有できる情報共有アプリです。作業の依頼や進捗状況の確認に使えるTo Do機能や、情報にやりとりに使えるメッセージ機能、掲示板機能などを利用することができます。AndroidやiPhoneなどでも共有ができるので、デバイスを問わず共有に利用することができます。

 

さらに、ISO /IEC27017を取得しており、官公庁や金融機関での利用事例もあるほど、万全のセキュリティ基盤が構築されています。中小企業はもちろん、数万人規模の大企業でも活用されている豊富な導入実績を持つ人気の情報共有アプリです。

6.Zoho Connect

Zoho Connectは、特定のグループの情報を一元管理して作業の効率化を図ることができる情報管理アプリです。WindowsやMacなどのPCを始め、スマホにも対応しているので、AndroidやiPhoneでも情報共有ができます

また、25ユーザーまでは無料で利用することが可能ですが、月額120円〜の有料プランなら制限なく利用することもできます。

 

無料トライアル期間があるので、まずは無料で利用してみて使いやすければ有料プランに切り替えてみるのが良いでしょう。

7.NotePM

NotePMは、社内のナレッジを一元管理する情報共有アプリです。社員一人一人が持つノウハウやナレッジを書き込んで企業情報を蓄積し、誰もが編集したり閲覧したりすることができます。Web上で簡単に文書作成ができるので、マニュアルや社内文書などの作成に役立てることができます。保存したデータは、カテゴリ別にフォルダやタグで管理することができ、高機能な検索で必要な情報もすぐに見つけることができます。

8.GRIDY

GRIDYは、インターネット環境があればいつでもこどこでも無料で利用することができる情報共有アプリです。

グループウェアとしての利用を目的としているので、WindowsやMacなどのPCを始め、スマホにも対応しているので、AndroidやiPhoneでも情報共有ができます。

 

メールやアドレス帳、メッセージ機能やTo Doリスト、アラームやメモ機能など様々な機能を利用して、社内での情報共有はもちろん、スケジュール管理や業務の効率化をはかることができます。

まとめ

情報共有アプリには、様々なデバイスに対応しており、データを共有できることがわかりました。画像添付やファイル共有機能などを利用して社内のノウハウやナレッジを共有することで、ひとりひとりの生産性を上げることもできます。ぜひこの機会に情報共有アプリへの理解を深め、作業の効率アップを検討してみてはいかがでしょう。