【無料あり】おすすめ情報共有アプリ10選！ビジネスで使えるツールや選定のポイント！

情報共有アプリは、家族やサークルなどのプライベートから一定の組織内やプロジェクトチームなどのビジネスシーンで活用できる情報を共有するアプリです。情報共有アプリの需要は年々高まっており、現在もたくさんの情報共有アプリが提供されています。

 

そこで今回は、ビジネスで使える、便利な情報共有アプリの中ですぐに使えるおすすめをまとめてご紹介します。

 

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情報共有アプリとは

情報共有アプリは、冒頭にもお伝えした通り、特定のチームやグループ内でデータを作成したり、共有したりすることができるアプリです。会議や打ち合わせで作成した会議資料や議事録、業務に必要なマニュアルやレジュメなどを社内で共有し、業務効率の向上に役立てられます。

 

他にも保存したデータを検索することや、リアルタイムでのチャット機能、web会議やスケジュールの共有、タスク管理などができます。また、中には、特定の機能に特化したものもあり、どんな情報共有アプリを選べば良いかは、自分たちが利用する目的に合わせたアプリを選ぶことがポイントになります。

 

情報共有アプリのメリットとは

社内の大切なノウハウやナレッジを共有することができる情報共有アプリを導入する企業は年々増加しています。情報共有アプリを利用することで得られるメリットには以下のようなものがあります。

グループの情報を一元管理できる

情報を社内や部署内など特定のグループで共有することで、あちこちに点在する重要な情報をまとめて一元管理することができます。これまでは部署ごとに管理していたナレッジやノウハウを全て言語化して集約することで、人事異動や新入社員研修時などに役立てることができるので、わざわざ担当者の時間を削ったり、コストをかけて研修準備をしたりする必要なども無くなります。情報共有アプリは、業務の効率化を図るだけでなく、これからの企業の人材不足を強力にサポートしてくれる優れたツールです。

グループ共有しやすい

特定の担当者だけが業務のノウハウを持っていることはなくなるので、急な退職者が出た場合も、誰もが業務を兼任して遂行することができます。

 

また、業務の質をおとすことなく一定のレベルを保持することが可能になり、業務やサービスに支障をきたすこともなくなります。

コミュニケーションがとりやすい

情報共有アプリは、インターネットを利用してクラウド上でおこなわれるため、離れた場所でも情報共有することができます。近年、急速に普及しているテレワークや在宅ワーク時でも情報共有アプリを利用して、資料や書類を閲覧することができます。また、チャット機能を利用すれば、リアルタイムでコミュニケーションもとりやすくなるので、業務でのやりとりや連絡ツールとして活用できます。

ナレッジを共有しやすい

ナレッジとは、企業が持つノウハウなどを指し、これらを社内で共有することで、無駄な作業を減らしたり、業務をスムーズに進められたりするなどのメリットがあります。

 

このようなナレッジを共有するためには共有するための仕組みが必要ですが、一般的にはフォルダ内で共有すると言った手法がありますが、情報共有アプリを使うことで簡単に共有できるようになります。

情報共有アプリを上手に選ぶ時のポイント

業務効率を向上させ、社内のコミュニケーションツールとしても役立てられている情報共有アプリですが、自社に合ったアプリはどんなものを選べば良いのか迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。ここでは、情報共有アプリを上手に選ぶ時のポイントについてみてみることにしましょう。

使いやすさ

情報共有アプリは、社内の誰もが毎日利用するものです。多機能でも複雑な操作では、積極的な利用は見込めません。また、社内では、新入社員や中途採用者、あまりPCに慣れていない社員なども情報共有アプリを使うことになります。

 

多くの情報共有アプリでは、無料トライアル期間を設けているものが多くあるので、まずはこれを利用してみるのがおすすめです。誰もが使いやすいと感じられるような操作性の良いアプリを選ぶようにしましょう。

マルチデバイスに対応しているか

情報共有アプリは、インターネット環境を利用して活用するアプリケーションです。マルチデバイスに対応していれば、スマホやタブレット、PCなど異なる端末でも利用することができます。PCで入力した情報を移動中にスマホやタブレットで確認したり、出張先のノートPCで操作したりすることもできるので、より活用の幅も広がります。

 

さらに、情報共有アプリに業務に必要な手順書やマニュアルやナレッジなどの重要な書類を保存しておけば、テレワークや在宅勤務など、いつでもどこでもアプリを利用することが可能になります。

利用したい機能とプラン

情報共有アプリは、利用するアカウント数に応じたプランがそれぞれに用意されています。使える機能やデータ容量もプランによって異なるため、どのプランを選べば良いかをしっかり確認しておきましょう。

 

同時にプラン料金と予算が合っているかどうか、利用したい機能が組み込まれているかどうかも大切なポイントになります。事前にしっかりとチェックしておきましょう。

セキュリティ

オンライン上で操作する情報共有アプリでは、セキュリティの高さが大きなポイントになります。不正アクセスや管理者権限、通信時の暗号化など、万が一の事態に備えた高度なセキュリティが必要になります。堅牢なアプリを選ぶためには、こうしたセキュリティがしっかり設定されているかどうかをしっかりチェックしておきましょう。

サポート体制

情報共有アプリは、提供している会社との契約によって利用することができるようになります。導入時はもちろん、導入後のメンテナンスやサーバー管理、操作や不具合にかかるサポートが充実しているものを選ぶのも大きなポイントです。

 

問い合わせフォームなどが設置されているものもありますが、中には、チャットツールを利用したリアルタイムでのやりとりができるものもあります。

口コミ情報の確認

アプリを選択する時は、既に利用しているユーザーの口コミ情報などを確認することもおすすめです。評価が低かったり、ユーザーからの口コミが少ないものは「良い」と感じているユーザーが少ない可能性があるため、できるだけ口コミや評価が多いアプリを選択すると失敗しなくて済むでしょう。

おすすめの情報共有アプリ10選

さっそくおすすめの情報共有アプリについてみてみることにしましょう。ここでは、多くの企業も利用している便利な情報共有アプリを集めてみました。

情報マネジメントツール「Huddler」

数多ある情報共有ツールの中でどれをを使えばいいのか分からなくなってしまったり、まずはどのように自社で使えるものなのか試してみたいという方には、シンプルで誰でも使いやすい情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」がおすすめです。

現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。

 

Huddler（ハドラー）とは

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/

 

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。

 

Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。

 

• リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
• 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
• 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
• カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い

 

このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。

Huddlerの4つの機能

会議

Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。

 

タスク

Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。

 

併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。

タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。

 

wiki

Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。

 

ファイル

Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。

 

Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。

 

LINEWORKS

LINEWORKSは、企業版LINEとも言われるSNSツールです。AndroidやiOSにも対応しているので、デバイスを問わず利用することができます。個人間でのトークはもちろん、社内グループでのコミュニケーションや情報共有に役立てることができます。他にもカレンダー機能でスケジュールを調整することや、アンケート機能で案件の調査・分析をすることもできます。

 

プライベートで利用しているLINEアプリのように手軽に利用できるので、社内のコミュニケーションツールとして導入する企業も増えています。

Talknote

Talknoteは、国内1,000位上以上の企業が導入している情報共有アプリです。目的ごとにグループを作成して情報共有をしたり、リアルタイムでやりとりができるチャット・メッセージ機能、それぞれのグループごとで業務依頼を確認したりすることができます。

 

また、トークの既読や未読表示、スタンプやファイル添付、メンション機能などを利用することもできます。投稿テンプレートを利用して、日報や週報などの報告に利用することも可能で、メールとの連携もできるので、わざわざメールアプリを起動する必要もありません、

flouu

flouuは、あちこちに散らばってしまった社内情報を一つにまとめ、みんなで共有することができる情報共有アプリです。会社ないで特定の部署や人材が持っているノウハウやナレッジもすべて共有しておけば、急な退職や異動があっても大丈夫。高度な検索機能を利用していつでも必要な情報を見つけることができます。

 

メンバー間でリアルタイムに情報の同時編集や共有ができるので、常に最新情報を確認することができます。セキュリティ対策やバックアップ体制も整っているので、安心して企業情報を管理、運用することができます。

slack

slackは、チャットツールをメインとした情報共有アプリです。目的別にグループを作成し、チャットで情報共有ができます。リアルタイムでコミュニケーションが取れるチャットには、画像やファイルを添付することができるので、大事な情報をメンバー間ですぐに共有することも可能。必要に応じて個別チャットにも対応しています。

 

基本的には無料で利用することができますが、制限を受けずに利用するなら有料版を利用するのがおすすめです。

Garoon

Garoonは、スケジュール管理やファイル共有機能が社内間で共有できる情報共有アプリです。作業の依頼や進捗状況の確認に使えるTo Do機能や、情報にやりとりに使えるメッセージ機能、掲示板機能などを利用することができます。AndroidやiPhoneなどでも共有ができるので、デバイスを問わず共有に利用することができます。

 

さらに、ISO /IEC27017を取得しており、官公庁や金融機関での利用事例もあるほど、万全のセキュリティ基盤が構築されています。中小企業はもちろん、数万人規模の大企業でも活用されている豊富な導入実績を持つ人気の情報共有アプリです。

Zoho Connect

Zoho Connectは、特定のグループの情報を一元管理して作業の効率化を図ることができる情報管理アプリです。WindowsやMacなどのPCを始め、スマホにも対応しているので、AndroidやiPhoneでも情報共有ができます

また、25ユーザーまでは無料で利用することが可能ですが、月額１２０円〜の有料プランなら制限なく利用することもできます。

 

無料トライアル期間があるので、まずは無料で利用してみて使いやすければ有料プランに切り替えてみるのが良いでしょう。

NotePM

NotePMは、社内のナレッジを一元管理する情報共有アプリです。社員一人一人が持つノウハウやナレッジを書き込んで企業情報を蓄積し、誰もが編集したり閲覧したりすることができます。Web上で簡単に文書作成ができるので、マニュアルや社内文書などの作成に役立てることができます。保存したデータは、カテゴリ別にフォルダやタグで管理することができ、高機能な検索で必要な情報もすぐに見つけることができます。

GRIDY

GRIDYは、インターネット環境があればいつでもこどこでも無料で利用することができる情報共有アプリです。

グループウェアとしての利用を目的としているので、WindowsやMacなどのPCを始め、スマホにも対応しているので、AndroidやiPhoneでも情報共有ができます。

 

メールやアドレス帳、メッセージ機能やTo Doリスト、アラームやメモ機能など様々な機能を利用して、社内での情報共有はもちろん、スケジュール管理や業務の効率化をはかることができます。

 

 

 

まとめ

情報共有アプリには、様々なデバイスに対応しており、データを共有できることがわかりました。画像添付やファイル共有機能などを利用して社内のノウハウやナレッジを共有することで、ひとりひとりの生産性を上げることもできます。ぜひこの機会に情報共有アプリへの理解を深め、作業の効率アップを検討してみてはいかがでしょう。