日々、あらゆる多くの企業でほぼ毎日のように会議が行われています。しかし、実際のところは長時間に渡る会議を催したにも関わらず結論に到る事ができなかったり、思うように参加者の意見がまとまらなかったり、という話も決して少なくありません。
従来から行われてきた会議に対して多くの課題が考えられる中、今回の記事では情報共有目的の会議は必要なのか、また無駄と考えられる会議を減らす事で効率化させる為に必要な方法についても詳しく説明していきます。
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目次
会議の種類とその目的
会議と一口に言っても、企業で行われている会議は様々な目的を持ちそれによって大別する事ができます。社内でどのような会議が催されているのかを明確にする事で、会議ごとの意義や性質を正しく理解する事ができます。ここでは、代表的な例を挙げていきます。
情報共有目的の会議
まず一つは、先述した「情報共有目的の会議」です。この会議では、参加者が、個人が今現在進めている業務やプロジェクトの進捗状況を共有する目的で開かれる会議を指します。この場においてより多くの情報が提供・共有される事が求められれば、会議自体の本分が全うされると考えられる為、形骸化しやすい会議とも言われています。
ここ近年、プロジェクト共有ツールが飛躍的に進歩しているため情報共有のみが目的とされる会議に関してはこうしたツールやグループウェアによって代替可能ですので、導入されるツール次第によっては簡略化・効率化を図る事ができるでしょう。
新しいアイデア目的の会議
新商品の開発や問題解決方法を模索するような会議の場合、立場を問わず自由に発言可能な場を設ける必要があります。主にベンチャー企業や新たな取り組みに対して積極的な風土を持つ企業が多く取り入れるスタイルの会議といえます。様々な目的を持つ会議が多くある中でも最も創造性が求められる目的の会議ですので、誰もが発言しやすいような雰囲気づくりが大切です。
コミュニケーション目的の会議
上司と部下が面談をしたり、プロジェクト開始時に参加者同士が目的や主な概要を共有したりする為に、コミュニケーション目的で開催される会議です。具体例としては1on1ミーティング、キックオフミーティングなどがそれに該当します。他の目的を持った会議に比べ比較的和やかな雰囲気を持って行われ、発言に関して制限などを設けず催されるのが一般的な形です。
今後の大まかな流れやマイルストーンについて再確認をしたり、関係者同士の交流が図られたりすることも多い場となります。
無駄な会議がもたらす損失
パーソル総合研究所が2018年に発表した調査結果において、役職別の年間の社内会議・打ち合わせの時間の推計は部長職ともなると、434時間を超え、さらに、従業員規模が多いほど上司層の会議時間は飛躍的に伸び、1万人を超える大企業になると、630時間にも及びぶとされています。
さらに、会議をムダだと思っている割合を調査すると、メンバー層で23.3%、上司層で平均27.5%の方が会議にムダが多いと感じており、より組織的視点で会議に参加しているはずの上司層のほうが、会議時間を「ムダ」と感じているという結果も出ています。
これらの推計を再度拡大推計してみると、1万人規模の企業においては、ムダな社内会議時間は年間約67万時間（約332人分の年間労働時間に相当）、企業の損失額（ムダに費やしている人件費）は年間約15億円もの規模にのぼるということになります。
（参照：パーソル総合研究所／中原淳（2017-8）「時間労働に関する実態調査（第一回・第二回共通）」）
無駄な会議を減らし、効率化させる3つの方法
先述してきた目的を持った会議の中でも、やはり無駄な会議というのは存在してしまうのが現状です。効率の良い会議を行う為には、どういった会議が所謂無駄な会議になってしまうのか、その要因を正しく理解する必要があります。
そして、求められている範囲で会議をきちんと完結させる意識を持つ事が大切です。会議を効率化させるマネジメントのポイントとして、具体的な3つの方法を挙げていきます。
会議を開催する前に、見直しと整理を行う
まずは原点に戻り、開催する必要の無い会議や無駄と感じている社員が多く参加している会議がないかを改めて見直し整理してみましょう。そもそも開催する必要の無い会議が開催されていたとするならば、こうした見直しを図る事で会議の開催数そのものを減らす事ができ、そこに費やされていた時間を必然的に減らす事ができます。
また、会議以外の方法で目的を達成する事ができれば更なる口数削減と作業効率化に繋がります。今まで惰性で行われてきた会議に対して開催の是非を改めて問う事で、今後における改善方法やマネジメント方法を模索する事ができるようになります。
連絡・共有事項を会議に持ち込ませない
必ずしも連絡事項や共有事項を会議で行う必要はありません。近年では多くの企業で積極的に導入されている、社内メールやビジネスチャットによって代替することも大いに可能です。これには社内で行われる情報共有に関して、日頃からそうしたツールを積極的に使用する環境づくりを行う事が大切です。
特に議題のない定例会議など、連絡・共有目的のみの会議をわざわざ行うのは時間の無駄といえます。
参加する人数は最小限に
多人数によって催される会議は特に日本企業に多く見られる会議の形態ですが、「会議に参加する事」そのものに対して人員コストを掛けている、という認識が浸透されていないことがその原因といえるでしょう。一つの会議に対して最小人数で開催する意識を改めて持つ事で、会議に参加しない社員のリソースを確保し組織全体の生産性向上を叶えることができます。
会議によって決定された内容や新たに追加された課題などについては議事録を作成・共有する事でその後の業務に関して何の問題もありません。
会議におすすめのツール
会議をきちんと効率的に進めるためには事前準備から共有までをスムーズに的確に行うことが必須です。これまではエクセルやワードでレジュメを作って、予め共有し、会議後にメールで議事録を送付するという流れが一般的でしたが、「会議を起点とした情報マネジメントツール Huddler（ハドラー）」を使えば、会議にまつわる全ての情報を一つにまとめ、スムーズな進行をすることが可能になります。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっていますが、その中で会議機能では下記のような課題を簡単に解決することができます。
- 終了時間が決まっておらず、拘束時間が⻑い
- そもそも会議の⽬的が不明瞭で必要性に疑問を感じる
- データ（資料等）を集約する場所やツールの管理が属⼈化している
- アジェンダが決まっておらず、会議の進⾏が緩い
- 決定事項・次回までの宿題・ルールなどを確認できる場所がない
Huddlerの会議機能
リアルタイム・共同編集で チームコラボレーションを促進
作成中の議事録は、各メンバーとリアルタイムで共有され、共同編集が可能です。オンライン会議で同じ空間にいなくても、まるで同じ会議室にいるかのように、仕事を進めることができます。
会議に自動で紐付く タスク、ファイル管理
会議中に「次までにこの資料用意しておいてね」などタスクが発生することは多いですよね。会議を軸にタスクや関連するファイルを一元管理できるため、もう情報が点在することはありません。
会議前のアジェンダも 会議後の議事も共有が楽々
会議ごとに発行される外部共有用URLを送れば、Huddlerのアカウントを持っていない取引先の相手にも議事録やアジェンダを共有することができます。記録する、出力する、連絡するといった一連の流れがHuddlerの画面一つで完結します。
現在無料アカウント登録はこちらから。
まとめ
開催する必要の無い会議によって生まれる無駄は、業務の進行・生産性向上の妨げにしかならないものです。逆に、より良い会議は組織の力を底上げし効率化の向上に大きく繋がります。今回紹介したような会議の無駄を削減し、先述した効率化させるための3つの方法を意識する事で、明日からの社内における会議について改めて再確認・洗い出しを行なってみてはいかがでしょうか。