Huddlerの「wiki」を活用してナレッジ・情報共有。

社内wikiとは、各部署や個人がもつノウハウやナレッジを会社全体に共有することで、業務の標準化や情報の偏りをなくすことができるツールのことです。労働力不足が叫ばれ、一人当たりの生産性を向上させなければいけない状況の中、情報コミュニケーションの効率化に成功している企業も数多くあります。

今回の記事では、Huddlerのwiki機能にスポットを当て、概要や便利な機能についてご紹介します。

 

こちらの記事もおすすめ

社内wikiとは？いまさら聞けない「wiki（ウィキ）」について

社内wikiの作り方とは？作るメリットや方法について

【事例紹介】社内Wikiのメリットとおすすめメツール

情報・ナレッジ共有でこんな課題はありませんか？

『在宅勤務』や『テレワーク』という働き方も増える中、大切な情報がチーム単位でしか共有されていないためノウハウが属人化してしまったり、無駄な報告・連絡・相談が発生したりしてしまっていませんか？チーム間や社内での情報共有は、これからの働き方における重要なポイントとなります。例えば以下の様なものがあるでしょう。

• メンバー各々、業界ニュースや競合情報をキャッチしているが共有ができていない
• チャットで送ってもらうと情報が流れてしまい、どこに行ったか分からない
• 人によって持っている情報量に差があり、クオリティに差が出る
• すぐ欲しい情報があるのにたどり着くのが大変
• 社員の入れ替えがあった時に都度引き継ぎ資料やマニュアルを共有し直すのが面倒

 

このガイドで記載するHuddlerの活用方法を参考に社内Wikiを活用することで、誰でも必要な情報にすぐアクセスすることができ、業務の効率化に繋がります。

 

Huddlerのwiki機能の便利な機能

Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積するために便利な機能が沢山備わっています。これらの機能を使えば、後から振り返っても見やすく、他のメンバーに情報が伝わりやすいwikiを作ることができます。

投稿のソート

投稿を「投稿が新しい順」「更新が新しい順」「コメントが多い順」「アクセスの多い順」で並び変えることができます。また、一覧表示の画面でもアクセス数が分かるためよく読まれている投稿も一目瞭然です。

目的や用途に合わせてカテゴリ分け

様々な種類の情報を蓄積する場合はwiki内のカテゴリで整理すると便利です。「マニュアル類」「業界ニュース」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをしましょう。共有したいメンバーを招待すれば別途資料を作ることなくHuddler内で直接編集や閲覧ができます。

投稿毎にコメントの可否を設定

投稿毎にコメントの受付可否を選択することが出来ます。日報や進捗管理などで使う場合は簡易

他のユーザーに編集権限を付与

投稿毎に他のユーザーに編集権限を付与することが可能で、共同編集者として編集してもらうことが可能です。

投稿毎に「下書き」「公開」でステータス管理

記述途中のwikiは下書きにしたりするなど、投稿のステータスを管理することが可能です。

ハイパーリンク・画像挿入

テキストだけではなく文中にハイパーリンクや画像を挿入することが可能です。打ち合わせでブレストしたホワイトボードの写真画像やイラストデータなどをテキストでは伝わらない内容を簡単に挿入することもできます。

wikiを運用する上で気をつけたいポイント

① 導入目的を事前に共有する

運用前になぜ導入するのかをしっかりと決めましょう。明確な目的が設置されていると社員が社内Wikiを受け入れやすくなり浸透しやすくなります。

② 蓄積していく情報を明確にする

組織によって蓄積した情報は様々です。業界ニュースなのか、業務マニュアルなのかなどあらかじめ明確に決めておくことで
スムーズに蓄積することができます。

③ 運用ルールをシンプルにする

まずは面倒を感じず「蓄積する」習慣づけをすることが大切です。ルールを簡略化することで間口が広がり、気軽に書き込みやすい状況にすることをお勧めします。

まとめ

社内WIkiツールを導入するだけでは業務の効率化にはなりません。
きちんと運用サイクルを回し、Huddlerでチームの情報共有を活性化させましょう。