Huddlerを使って驚くほど簡単に議事録をまとめる方法

オンラインや対面で会議や打ち合わせをする機会は週に何回ありますか。その中で自分の備忘録として手帳にメモをとる人、後からWordに起こしてまとめる人、基本的には頭で覚えて自分に関わるもののみ付箋にメモする人など様々いるのではないでしょうか。

 

ただ、「人に共有する」となると途端にハードルが上がり議事録作成に苦手意識を持つ人もきっと多いはず。会議自体の効率性はもちろん議事録のクオリティによって大きな利益にも、損失に繋がると分かっているからこそ「誰が読んでも分かりやすい議事録」をなるべく簡単に作れたら理想的ですよね。

 

Huddler（ハドラー）は会議の内容や業務に関するデータをクラウドで一元管理出来る情報マネジメントツールです。テレワーク・ハイブリットワーク下での情報マネジメントにかかるコスト削減と生産性向上を目的としています。

 

今回の記事では、Huddlerの会議機能にスポットを当て、概要や便利な機能についてご紹介します。

 

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会議・議事録管理でこんな課題はありませんか？

これまでは人同士が顔を合わせて会議が行われ、議事録は記録係の手によって作成されることが一般的でしたが、リモートワークで業務を行ううえでの議事録作成となるとそうはいきません。物理的な距離が、会議自体の有益性や議事録の作成やその後の共有を難しいものにすると思っている人も少なからずいるでしょう。

• 終了時間が決まっておらず、拘束時間が長い
• そもそも会議の目的が不明瞭で必要性に疑問を感じる
• データ（資料等）を集約する場所やツールの管理が属人化している
• アジェンダが決まっておらず、会議の進行が緩い
• 決定事項・次回までの宿題・ルールなどを確認できる場所がない

この記事で記載するHuddlerの活用方法を参考に「会議・議事録管理」をきちんとすることで、チームの業務や自分の業務がより明確化し効率的な業務マネジメントが可能になります。

 

Huddlerの会議機能とは

Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。

会議・議事録管理に便利な機能

Huddlerの会議機能には、会議・議事録をマネジメントする上で、下記のような機能が備わっています。これらの機能を使えば、会議自体の効率化はもちろん、誰でも簡単に「誰が読んでも分かりやすい議事録」を作成・共有をすることができます。

リアルタイム＋共同編集

議事録のエディタは複数人で同時編集することが出来ます。他のユーザーが選択している文字を認識することも可能で、よりリアルタイムなコラボーレーションが可能です。またページ上部に現在閲覧しているユーザーも表示されます。

参加者へアジェンダや議事録を共有

会議の共有機能があるので、好きなタイミングで必要なユーザーにメールで共有することが出来ます。

会議ごとにファイルを添付

会議毎に共有したいファイルがあれば、会議毎に添付することが可能です。添付したファイルは自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。

会議ごとにタスクを紐付け

会議毎にタスクを作成することが可能です。期日、担当者、など細かな設定をすることが出来ます。

 

会議・議事録管理をする上で気をつけたいポイント

① 会議前に事前準備をしっかり行う

事前に何を決める会議なのかなどを明確にし、アジェンダや進行役を決めておくことが大切です。書記担当は過去に会議録をチェックし、わからない専門用語の意味を調べておいたり、予めフォーマットを用意しておくとスムーズです。

② 必須事項は外さない

会議の目的と趣旨や参加者、時間、決定事項などは漏れのないように気をつけましょう。とはいえ聞き取れない場合もあるため、担当を複数名アサインする、ボイスレコーダーなどを準備するなどの対策も必要です。

③ スピーディに共有する

会社によって「会議終了後2時間以内」などと定めている場合もありますが、基本的に議事録の発信は24時間以内といわれているのが一般的です。会議開始前に記載可能な情報は先に埋めておくことで作成効率を上げることができます。

まとめ

議事録管理ツールを導入するだけでは業務改善にはなりません。
きちんと運用サイクルを回し、Huddlerでチームの組織力をあげましょう。