Huddlerを使ってチームの「タスク管理」を効率化するには？概要や便利な機能をご紹介！

プロジェクトが並行して複数進んでいたり、チームをまたいで様々な宿題が与えられ、自分の頭の中で「次に何をしよう」「今週までに何をしなければいけない」を分かっていたつもりなのに抜けもれてしまったり認識の齟齬があったり、「タスク管理」のトラブルは誰しも一度は経験があるのではないでしょうか。

特に社会人としてチームで働くうえでは個人だけでなくチームのタスク管理は欠かせないものです。Huddler（ハドラー）は会議や業務に関するデータやタスクをクラウドで管理出来る情報マネジメントツールです。テレワーク・ハイブリットワーク下での情報マネジメントにかかるコスト削減と生産性向上を目的としています。

 

今回の記事では、Huddlerのタスク機能にスポットを当て、概要や便利な機能についてご紹介します。

 

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タスク管理でこんな課題はありませんか？

働き方が多様化して、自宅で働く『在宅勤務』や、働く場所を問わない『テレワーク』という働き方も増える中、『誰が何の仕事をしているのか』『いつこの仕事をするのか』などが見えずらく、業務管理に課題を持つ会社も多いのではないでしょうか。

• リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
• 適切な業務配分になっているのか分からないため、誰に仕事を振っていいいのか分からない
• 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
• 業務の優先順位が正しいのか不安だが、とりあえず目の前にあるものから手をつけてしまう
• 緊急度の高い業務がなぜか後回しにされてしまい想定外のトラブルに

 

この記事で記載するHuddlerの活用方法を参考に「タスク管理」をきちんとすることで、チームの業務や自分の業務がより明確化し効率的な業務マネジメントが可能になります。

 

Huddlerのタスク機能の基本的な使い方

Huddlerのタスク機能は、「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されています。

トレイ

トレイはそれぞれのタスクの進捗状況をわかりやすく整頓してくれるための機能です。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。

タスク

その名の通り、プロジェクトや業務を遂行するための最小の要素です。ドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてリスト間を移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。

タスク管理に便利な機能

Huddler（ハドラー）のタスク機能には、業務をマネジメントする上で、下記のような機能が備わっています。これらの機能を使えば、誰でも簡単にチーム、個人のタスク管理をすることができます。

タスク毎に担当者と期限を設定

タスクの担当者と期限をを選択することにより、チームのメンバーや自分個人が担当するタスクが明確になります。1つのタスクに複数人の担当を割り当てることも可能です。

絞り込み表示

タスクが多くなっても、担当者や期限で絞り込み表示ができるため、チーム内のタスクの状況が明確化できます。

コメント機能

タスクに直接コメントすることで、タスクの要件など、必要な情報を追記することが可能です。

自分のタスクとチームのタスクが連動

チーム間で発⽣したタスクと自分個人の「マイタスク」が紐づいているため、一元管理が可能です。

 

タスク管理をする上で気をつけたいポイント

① しっかりとタスクを洗い出す

まずはメンバーの頭の中にあるタスクをすべて洗い出すことことが重要です。その中でチーム内で優先順位をきちんと遂行し全員で全体像を把握した中で進めます。

② 必ず期限と担当者を設定する

チーム内で対応しなければならないタスクに対して担当者と期限をきちんと設定することで対応もれや認識違いといったトラブルを防止できます。

③ 定期的に進捗状況を確認する

自分の状況やチーム内の他の人の状態で対応可能かどうか見直し、検討する必要があります。常に俯瞰し、最新の状態にしておくために週に1度は見直しをすることをおすすめします。

まとめ

タスク管理はツールを導入するだけでは業務改善にはなかなか繋がりません。
きちんと運用サイクルを回し、Huddlerでスムーズな業務管理をしていきましょう。