Huddlerのオンラインストレージ機能でファイルの管理と共有を効率化！
- #Huddler
- #クラウド・SaaS
- #ファイル共有・オンラインストレージ
- #業務効率化のヒント
「クラウドサービス」というサービス領域が確立してから15年以上が経過し、現在では当たり前のようにビジネスや私生活に組み込まれています。中でも特に利用されているのがオンラインストレージ（クラウドストレージ）でしょう。『令和3年版の情報通信白書』によれば、クラウドサービス導入企業のうち最も利用率が高いのがオンラインストレージだと明示されています。
特にテレワークが主要な働き方の1つとなりつつある今日、インターネットを介して書類やデータをどこからでも取り出すことのできるオンラインストレージの活用は業界業種問わず重要な鍵になってきています。
今回の記事では、Huddlerのファイル機能にスポットを当て、概要や便利な機能についてご紹介します。
こちらの記事もおすすめ
Huddlerを使ってチームの「タスク管理」を効率化するには？概要や便利な機能をご紹介！
オンラインストレージとは？3つの活用方法とメリット・デメリット
目次
ファイル・データ共有でこんな課題はありませんか？
テレワークや在宅勤務の浸透に伴いビジネスには新たな課題も出てきています。変わりゆく環境の中でも日々の業務を円滑に進めるために、より効率や生産性を上げるための情報共有ツールは日々進化しています。例えば下記のような課題があるでしょう。
- 取引先からメールやチャットでファイルやデータを添付してもらっても流れてしまい、行方不明になる
- 打ち合わせのたびに紙資料でやりとりすることに印刷コストや労力の無駄を感じる
- データ共有のツールが人によってバラバラで散乱してしまっている
- 自社のネットワークで管理しているため、社外からのアクセスが困難
- 自社サーバーの運用管理コストが多くかかっている
この記事で記載するHuddlerの活用方法を参考にファイル・データ共有をきちんとすることで、社内外とスムーズにデータを共有し生産性を上げることができます。
Huddlerのファイル機能の基本的な使い方
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。フォルダ単位で整理することで、必要な情報へのアクセススピードが早まり、どのような情報がどこに格納されているかが一目で分かるため、ストレスなく情報の共有ができます。
ファイル・データ共有に便利な機能
Huddlerのファイル機能には、業務をマネジメントする上で、下記のような機能が備わっています。これらの機能を使えば、誰でも簡単にチームでストレスなくにデータ共有をすることができます。
ファイル毎のリンクを共有
該当のファイル毎にリンクを発行して共有することが出来ます。
※リンクから閲覧出来る人はファイルが保存されているルームに参加している人のみとなります。
ファイルのプレビュー
いちいちダウンロードすることなく、ファイルや画像をブラウザ上で確認することができます。
フォルダ分けでファイルをグルーピング
他のストレージサービスと同様にファイルをフォルダ毎にグルーピングすることが可能です。
タスクに添付されたものと自動連動
会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
タスクについての記事はこちらもどうぞ
Huddlerを使ってチームの「タスク管理」を効率化するには？概要や便利な機能をご紹介！
ファイル・データ共有をする上で気をつけたいポイント
① デメリットを把握する
オンラインでどこからでもアクセスできる反面、オフライン環境下では閲覧やダウンロードができません。そういった部分をきちんと把握した上で活用することでトラブルを回避できます。
② あらかじめルールをを決める
スムーズに運用を開始するために、ファイルやフォルダの名称ルールや、ルームごとに社内用なのか、社外用なのかなどの前提をきちんと決めておきましょう。
③ 不要なものは入れない
クラウドストレージの容量には制限があるものがほとんどです。持っているデータをとりあえず全て格納すのではなく、必要なものを必要な人にきちんと共有することで情報が散乱することを防ぎます。
まとめ
ファイル・データ共有はツールを導入するだけでは業務改善にはなかなか繋がりません。
きちんと運用サイクルを回し、Huddlerでチームの生産性をあげましょう。