議事録を作る事に対して、苦手意識を持っている人は少なくありませんし、さらに「誰が読んでも分かりやすい議事録」を目指した場合、そのハードルはグンと上がることは間違いありません。今回は読みやすく伝わりやすい議事録を作るコツやその方法を解説しますので、ぜひ今後の会議で録を作成する際の参考にしてみてください。
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目次
議事録を取る目的
議事録を作る前に理解しておくべきこと、それは「議事録を作る目的」で、議事録とは、会議の内容を記録したビジネス文書を指します。状況によって議事録は法的な根拠を持ち、法律で定められている形式が存在する場合もあります。よりオフィシャルな会議、株主総会や取締役会等における場合がその一例です。また、自社以外の企業と会議を行う場合は後々発言のエビデンスとして用いられることも考えられます。
主となる目的は以下の通りです。
- 関係者全員へ決議内容を共有する
- 会議参加者に対する備忘録になる
議事録を取る重要性
では、議事録を取る重要性とは一体どういったことが考えられるのでしょうか？
仮に議事録が存在しなかったら、と想定してみます。例として、「口頭で全ての関係者に伝える」としたらどういった事が予見されるでしょうか。
- 発信者の言い間違いなどによる伝達モレ発生の可能性
- 曖昧な表現による誤った情報の共有
一例を挙げるだけでも、こういったリスクが起きる可能性が予想されます。
分かりやすい議事録の基本構成
分かりやすい、誰にでも伝わりやすい議事録に近づけるには基本の構成を理解する事が必要です。ひとつひとつ確認していきましょう。
概要
一番必要な基本情報として「概要」が真っ先に考えられます。
主な要素としては、
- 会議の表題
- 日時
- 開催場所
- 出席者名（役職順）
- 当初の議題
- 決定事項
- 決定の経緯
- 次のアクション（5W1H）※
- 新しい議題
- その他特筆すべき事項
- 次回会議の開催予定
※Why（背景）、What（内容）、Who（体制）、When（期日）、Where（場所）、How（方法）
などが主な例です。
参加者を列挙する際には、全員の序列に注意しましょう。クライアントなど他企業の参加者がいる場合には必ず敬称を表記し、続いて自社メンバーを敬称は記さず役職順に記載します。社内メンバーのみで開催した場合、敬称を表記しても良いのですが、「敬称略」として記すケースもあります。
議題
この会議では何について議論していくのか、何について決めるのかを、アジェンダとして記載する必要があります。その議題に付随する議事録としては、後から見返した際に、発言の経緯や誰が発言者なのか、長い発言は要点を抜き出す等の工夫をした上で記載しましょう。
決定事項
決議された内容を記載します。決まった事項だけでなく、そこに至るまでどのような経緯で議論がなされているのかも大切です。また次回会議以降へ持ち越す保留事項があれば、決定事項とともに併せて記載する必要があります。
次回へ向けたアクション
先述した決定事項を「誰が」「いつまでに」担当するのかなど、次回会議までに必要とされるアクションを記します。併せて次回会議開催日程も記載しておきましょう。
より分かりやすい議事録にするためのテクニック
議事録の基本構成や必要事項を理解した上で、さらにステップアップするためにはちょっとしたテクニックを利用するのも大切です。
その中でも、代表的なテクニックを2つ説明していきます。
時系列の意識
発言された内容を時系列ごとにまとめることで、読み返した際に経緯を捉えやすくなるメリットが生まれます。しかし、それはあくまでも議事録を作成する側から見た情報整理のしやすさです。実際に議事録を作成する場合会話のやり取りをただ時系列ごとに羅列するだけでは、逆に伝わりづらくなってしまう事も考えられます。
読み手側の観点を意識して適度に言葉を省いたり、説明を加えたりとより読みやすい文章に整える必要があります。
「空・雨・傘」フレームワーク
世界的に有名な大手企業「マッキンゼー・アンド・カンパニー」などのコンサルティング業界でも積極的に用いられているのがこの「空・雨・傘」フレームワークです。
このユニークな名前の手法は、問題解決のために生み出されたフレームワークの一種です。
「空・雨・傘」とは、
- 空を見上げると、空は曇っている（＝事実）
- 「雨が降りそうだ」と気付く（＝事実の解釈）
- 傘を持って出かけた方が良さそうだ（＝判断）
このように、事実→事実の解釈→判断の順番で物事を考える事をいいます。
このフレームワークを議事録に落とし込むと、事実→事実から見出した問題・課題→解決策・施策と明確に整理され、読み手目線から見て論点やそこに至る経緯が分かりやすくなるメリットが得られます。
まとめ
多くの人が関わる案件やタスクを進めるうえで、会議の議事録作成は非常に重要な仕事のひとつです。議事録をしっかりしたものに仕上げることで、今後における仕事の進行に多くのメリットがもたらされますし、関係者が多ければ多いほど、行きかう発言や情報、決議に至る経緯の共有は大切なことになってきます。議事録作成を通して、自分自身の情報を整理する力、ビジネス文書を伝わりやすく作成するスキルの向上にも大いに繋がります。
また、議事録は多くの人の目に触れるものでもあります。ある程度のチームや規模の案件の場合、上司や先輩などの目に触れる機会も多いはずです。分かりやすく質の高い議事録を作成することで、今後の評定に関わってくることも大いに有り得るでしょう。ぜひ先述した議事録の基本構成やテクニックを存分に生かして、積極的に様々な場面における議事録を作成し、スキル向上のきっかけにしてみてはいかがでしょうか。