テキストベースのメッセージ、ファイル管理、オンライン会議、チャネル設定などなど、ビジネスチャットには組織のコミュニケーションに必要なツールが揃っており、多くの方がメリットを感じていることでしょう。今日ではビジネスの起爆剤として導入を目指す企業も珍しくはありません。
ただ、メリットばかりが着目されデメリットへの理解が不足している側面もあります。デメリットも余すことなく網羅してこそ、メリットを最大限引き出せるというもの。本記事ではビジネスチャットの隠れたデメリットを整理してみました。
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目次
ビジネスチャットの隠れたデメリット
「便利」「効率化」など、ビジネスチャットには様々なメリットがあると謳われています。そんなビジネスチャットのデメリットとは、果たして何か？
デメリット1.他のコミュニケーションツールと競合する
組織にはビジネスチャット以外にもメールや電話、個別のウェブ会議システムなど多数のコミュニケーションツールが存在します。これらのツールと競合し、情報が整理しきれなくなることで効率化を妨げる原因にもなるので注意が必要です。
「ビジネスチャットを導入したから効率化が図れる」のではなく、自社のコミュニケーション課題を整理し、その解決策としてビジネスチャットが有効だと判断した場合に限り、本来のメリットを発揮するものです。他のコミュニケーションツールで情報共有が円滑に進んでいるのならば、あえてビジネスチャットを導入する必要はありません。
デメリット2.明確な運用ルールがないとカオス状態に…
ビジネスチャットにはサービスごとに多種多様な機能が搭載されていて、SNSのように使えるものもあります。そこで注意したのが「運用ルールの整備」です。コミュニケーションの自由度が高いのは良いことですが、運用を現場任せにするとチャットスペースがカオス状態になることが往々にしてあります。また、ビジネスチャット上でいじめが横行するケースも決して他人事ではありません。
ビジネスチャットを導入するにあたり、必ず経営トップあるいは専門の運用チームが運用方針を明確に打ち出し、ルールを制定して組織全体に浸透させることが大切です。
デメリット3.余計なコミュニケーションが生まれる
ビジネスチャットの基本機能にグループ設定があります。チーム・プロジェクトなどの単位でチャットグループを作成して、整理されたコミュニケーションを促進するためです。一方で、プライベートなグループが作成されて業務上余計なコミュニケーションが発生する可能性もあります。
生産性を下げる原因にもなりますし、やはり運用ルールをしっかりと設けていないと無駄なコミュニケーションを生み出すことになるでしょう。ただし、リモートワークを実施する中で積極的に業務外のちょっとした雑談を促す等、うまく使うことでコミュニケーション量のバランスも取れるでしょう。
デメリット4.業務外の過度なコミュニケーションに繋がりやすい
ビジネスチャットは、メールや電話よりも気軽にコミュニケーションが取れるのがメリットです。しかしその気軽さ故に、業務外の過度なコミュニケーションに繋がりやすいリスクがあります。仕事からの帰宅後、休日、有給休暇中などプライベートな時間にまでビジネスコミュニケーションが割って入ると、社員はワーク・ライフ・バランスが整わなくなり、結果として生産性低下へと繋がります。組織に対する不満も蓄積していき、離職率の増加に繋がる可能性もあるでしょう。
メールや電話がコミュニケーションの中心だった時代でもこうした問題は顕在していましたが、ビジネスチャットの登場によって拍車がかかったように加速しています。
デメリット5.時系列で情報が追いきれないことがある
ビジネスチャットはチャット形式でメッセージのやりとりをするので、全てのコミュニケーションが時系列で蓄積されていくのは大きなメリットです。反面、メッセージ数が膨大になると時系列で情報が追いきれないデメリットもあります。
メールのようにサブジェクトごとの情報検索が難しくなるので、1つの議論に対して明確な結論を出し、情報を別の形式で整理しておくことをお勧めします。
ビジネスチャットのメリットを最大限引き出すには
まず大切なのは、上記にご紹介したビジネスチャットのデメリットを十分に理解することです。特に、運用ルールが定まっていない状態でツールを運用した場合のデメリットは破壊的で、メリットを損なうだけでなくそもそもの生産性を下げる原因にもなります。ビジネスチャットを導入する際は、成功事例などを参考にしながら必ず独自の運用ルールを設けましょう。
もう一点、意識していただきたいのは「使いやすいツールを選ぶ」ことです。ビジネスチャットは無数と言えるほど様々なサービスが存在し、それぞれに特徴が異なります。世界的に有名なSlackはエンジニア向けと言われており、非IT企業でビジネスチャットを導入するという場合はハードルを感じる部分があるかもしれません。
色々な不安を抱えながらビジネスチャットを初めて導入する企業の場合、とにかく使いやすさを追求したツールを選びましょう。シンプルな画面、簡単な操作、必要最低限の機能、これら3つのポイントを押さえるだけでグッと使いやすいビジネスチャットを導入できます。また、ほとんどのビジネスチャットが無料版を提供していますので、トライアル的に色々試用してから、自社にマッチしたツールを選びましょう。
以上、ビジネスチャットの隠れたデメリットをご紹介しました！皆さんのビジネスチャット導入が、快適なものになるよう願っています。