社内wikiは、業務の標準化を目的としたツールです。個人が持っているノウハウやスキルを言語化し、マニュアルとして利用することで会社の生産性向上や人材不足を補うために効果的であるという大きなメリットを持っています。
今回は、社内wikiを書く時のポイントや注意点、正しい書き方について詳しくご紹介しています。
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目次
社内wikiを書く時の注意点
社内wikiを書く時には、いくつか気をつけておくべき注意点があります。まず一つ目は「スケジュールを決めること」です。社内wiki作成に携わる人材の確保や工数などをあらかじめ決めておき、「誰が・いつまでに・どこまでやるのか」をスケジュール化しておきましょう。
次に「業務内容や作業内容についての手順を整理しておく」ことです。マニュアル化する作業内容の手順や業務内容などをすべて洗い出し、タスクごとに細分化しておきましょう。
また、社内wikiに掲載する業務内容に不要な情報や不明瞭なものがないかどうかなども併せて確認しておきましょう。
記載する情報はすべて複数人で精査し、どこまでの手順を言語化するのかなども明確にしておく必要があります。
社内wikiはなぜ失敗するのか
社内wikiを導入しても「失敗した」と感じる企業も少なくありません。ではなぜ企業が社内wikiの導入を失敗してしまったのでしょうか。その大きな理由の一つに「社内wikiが使いにくい」という点があります。どこにどんな情報が掲載されているのかがわかりにくい、せっかくの手順が読みにくい・わかりにくいなどであれば、誰も社内wikiを利用したいとは思わないでしょう。
利用する人がいなければ、どれだけ予算をかけて優れた社内wikiを作ったとしても成功したとは言えません。社内wikiを利用した場合のメリットをきちんと理解して、誰もが使いやすく利用しやすい社内wikiを制作する必要があります。
社内wikiの成功とは？
社内wikiは、わかりやすく使いやすいものであるのが大きなポイントとなるようです。では、社内wikiの成功とはいったいどのようなものなのでしょうか。社内wikiは、作ったからと言ってそこで完成し、成功するものではありません。
多くの従業員が継続して社内wikiを利用し、新しいノウハウやナレッジを更新していくこと、新人教育や定期的な研修で活用することができる、人事異動や退職者にともなう引き継ぎを必要としない程度のマニュアルがある、そしてそれを従業員が効果的に活用できて初めて社内wikiの成功であるということが言えるのではないでしょうか。
成功する社内wikiの書き方
成功する社内wikiを作るためには、上手な書き方が大きなポイントになります。例えば、誰もがみやすく使いやすい社内wikiを作るためには「統一されたフォーマット」が大きなポイントになります。
書き方を統一しておくことで、マニュアル間での違和感をなくすことができるので、誰もが読みやすく伝わりやすい文章を作ることができます。また、フォーマットがあれば、不要な情報を掲載する可能性も少なくなります。
ここでは、成功する社内wikiの書き方について詳しくみてみることにしましょう。
5w2hを使う
成功する社内wikiを書くためには、まず5w2hを押さえておくことが大切です。5w2hとはビジネスシーンにおいて最も基本的な考え方となる指標のことで、誰かと物事を共有するときなどに用いられます。
5w2hには、
- why(なぜ)：目的
- what(なにを)：内容
- who(だれが)：役割
- when(いつ)：予定
- where(どこで)：場所
- how much(いくら)：予算
- how to manage(どのように)：管理
があり、順番通りに進めることでわかりやすく効率的な書き方をすることができます。
箇条書きを使う
わかりやすい社内wikiを書くときには、「箇条書き」を使うことも大きなポイントです。「〜です。〜ます。」や「〜である。〜だ。」などのように、一つ一つのマニュアルを文章化するよりも要点をおさえつつ箇条書きで記載した方がわかりやすく読みやすい文章を作ることができます。
また、記載する際には時系列で書くことが基本となります。下書きなどで内容を十分精査しておきましょう。
要約を入れる
上手な社内wikiを書くためには、ダラダラと長い文章を書くよりも、ポイントをおさえた短文を意識するようにしましょう。また、特定の人にしかわからない専門用語などはできるだけ使わないようにすること、要約を入れて簡潔にわかりやすく記載することがポイントです。
書き方の前に抑えておきたいポイント
社内wikiを成功させるためには、書くために押さえておきたいポイントもあります。ここでは、どんなところに気をつけて書くべきなのかをきちんと把握しておきましょう。
目的や背景を明示する
社内wikiを書く前にはまず社内wikiを利用する目的や必要となる背景を明確にしておく必要があります。利用目的が明確になれば、掲載する内容やカテゴリ管理なども整理しやすくなり、よりわかりやすく使いやすい社内wikiを作ることができます。
運用方法を明確にする
作った社内wikiはいっていのルールを決めて運用方法を明確にしておきましょう。例えば、社内wikiを管理する部署や各部署のリーダーは社内wikiの閲覧・編集が可能とし、そのほかの従業員は閲覧のみ可能とすることで、勝手な書き込みや誤った操作などを防ぐことができます。
まとめ
社内wikiを成功させるには、いくつかの注意点を守りポイントを抑えておく必要があるということがわかりました。個々が必要とする情報がどこにあるのか、どんなふうに使っていけばよいのかなども従業員全員が理解して上手に活用していく環境を整えることが社内wikiの成功に結びつく大きなカギとなりそうです。
社内wikiの活用に悩んでいるという人は、ぜひこの機会に自社の社内wikiを見直してみるのも良いのではないでしょうか。