社内wikiツールは、社内のノウハウやナレッジを一元管理し、新たなマニュアルや情報を蓄積していくためのツールです。社内wikiは近年特に多くの企業が注目を集めており、今後もその需要は年々増加傾向にあります。社内wikiツールは、そうしたニーズにむけて使いやすく操作しやすいものを提供し、ナレッジマネジメントの成功を働きかけるものです。
今回は、社内wikiツールを選定する際のポイントや、ぜひおすすめしたい社内wikiツールについて厳選したものをご紹介します。
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目次
社内wikiツールとは
そもそも社内wikiは、会社内で個人や各部署が持っているノウハウやナレッジを言語として可視化したものをまとめたものです。
業務に必要な手順やマニュアル、有益な情報などが全て蓄積されているので、人材不足や業務の標準化を図るためのツールとして多くの企業が導入し、活用しています。
社内wikiツールは、使いやすさを前提として社内wikiの作成・管理・運用を行ってくれるツールのことで、現在多くの会社から提供されています。
社内wikiツールには、大きくわけて、「アプリ」、「webサービス」、「webサイト」の３種類があり、それぞれの特徴を把握した上で導入を検討することが必要になります。
社内wikiツールを利用するメリット
社内wikiツールは、webを利用して社内wikiをホームページのように作る「webサイト」や、web上でサービスが提供されている「webサービス」、自社専用のシステムを開発して社内サーバーを経由して作成・利用する「アプリ」タイプのものまでさまざまなものがあります。
ここでは、社内wikiを利用した場合のメリットについて詳しく見てみることにしましょう。
メリット１：生産性の向上
社内wikiツールを利用することで、情報の共有認識を用意に行うことができるようになります。業務マニュアルや各種書類、議事録など、業務上必要な情報はすべてオンライン上に保存されているので、いつでも必要なときに情報を取り出して閲覧することができます。
担当者に業務を確認したりする時間が大幅に省けるので、社員一人一人の業務の効率化を行うことができるようになるので、結果、会社全体の生産性の向上につながることになります。
メリット２：ノウハウやナレッジをマニュアル化
社内wikiには、会社にとって有益なノウハウやナレッジがマニュアル化されて保存されています。これらは、各部署や個人が保有していた情報で、今までは個人それぞれが自分たちの実績や経験をもとに培ってきたものです。
こうした情報は全て会社の資産となるものであり、これからの業務の品質を保つ上でも非常に重要なものです。社内wikiツールを利用して全てをマニュアル化することで、情報を目に見える形で保存しておくことができます。
メリット３：さまざまな機能を利用することができる
社内wikiには、wiki作成のほかにもたくさんの機能が搭載されています。提供されているサービスによって使える機能は異なりますが、一般的にはスケジュール管理やタスク管理、ファイル共有やフォルダなどがあります。
また、チャットやコメント機能を利用して社内のコミュニケーションを図ることもできるので、出張先や移動中、テレワーク社員とのコミュニケーションも円滑に行うことができるようになります。
社内wikiを選定するポイント
webにはさまざまな社内wikiサービスが提供されているので、どんなものを選べば良いのか迷ってしまうこともあるかもしれません。ここでは、社内wikiを選ぶ時の目安として３つのポイントを確認しておきましょう。
ポイント１：使いたい機能があるかどうか
先述の通り、社内wikiツールには、さまざまな機能が搭載されています。「ファイルの検索機能・共有」や「スケジュール管理」、「タスク管理」、「掲示板」、「チャット」、「コメント」などは一般的な社内wikiツールではほとんど利用することができるようになっていますが、プランによって利用ができる・できないこともあるので、しっかり確認しておきましょう。
ポイント２：使いやすさはどうか
社内wikiツールでは、「見やすさ・使いやすさ」なども大きなポイントになります。社内wikiを利用する社員は、パソコンになれていない人もいます。また、新入社員など初めてツールを利用する場合もあり、誰もが理解しやすく直感的に操作できる、使いやすさが求められます。
ポイント３：予算に見合ったプランであるかどうか
社内wikiツールは、利用アカウント数（従業員数）や利用機能に合わせた複数のプランが用意されています。データ容量も利用プランによって異なるほか、それぞれのプランに合わせて月額または年額料金が設定されているので、確認しておきましょう。
おすすめの社内wikiツール3選
国内外を問わず、webにはたくさんの会社が社内wikiツールを運営し、サービスを提供しています。ここでは特におすすめの社内wikiツールを３つ集めてみました。
「Note PM」
Note PMは、株式会社プロジェクト・モードが運営している社内wikiツールです。シンプルな見た目の使いやすさと充実した機能が人気で、日本国内でも高い人気を集めています。３ユーザー：月額1,000円からの利用が可能でフリーランスから100人以上の企業まで幅広く対応しています。
ちなみに、1,001人以上の大企業での利用は別途問い合わせが必要となるので、公式ページのフォームから見積もり依頼をしましょう。
「Confluence」
Confluenceは、オーストラリアのAtlassianが運営している社内wikiツールです。シンプルな見た目で直感的な操作が可能なツールです。業務マニュアルや議事録などの各種コンテンツの作成やナレッジ作成はもちろん、それぞれのジャンル別に利用できるテンプレートが用意されています。
料金プランは、下記のように利用アカウント数によって設定されています。
- 1,200円:10名
- 30,000円:50名
- 60,000円:100名
- 220,000円:500名
- 402,000円:1000名
URL:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
「DocBase」
DocBaseは、登録実績7000社を誇る、社内wikiツールです。社内wikiとしてはもちろん、社外とのグループを作成して情報共有ができるので、プロジェクチームや取引先との連携にも利用できる幅広い活用法が期待できます。
プランは、３人まで利用可能なスターター（月額：990円）から、30人までのレギュラープラン（月額：9,900円）などがあり、社内プランとしては、100人単位でのビジネスプランがそれぞれに用意されています。
まとめ
社内wikiツールは、自社が持つ大切な情報をしっかりと保存、蓄積してくれるツールです。ここでご紹介したツールはもちろん、他の多くの社内wikiツールにも無料トライアル期間が設けられているので、まずはこれを利用してみるのが良いでしょう。
社内wikiツールは、企業が抱える人材不足やテレワークなどの新しい働き方もしっかりサポートしてくれる有能なツールの一つです。
今後ますます導入を検討する企業は増えていくことになるでしょう。ぜひこの機会に社内wikiツールの理解を深め、活用してみてください。