社内wikiをご存知ですか？近年とくに多くの企業が導入を進めている社内wikiですが、「よくわからない」、「導入を検討している」という人も多いのではないでしょうか。社内wikiは、人材不足のフォローや新しい働き方をサポートするための有効なツールとしてこれからますますそのニーズは広まりつつあります。
そこで今回は社内wikiについての基本的な知識を詳しくまとめてみました。
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目次
社内wikiとは
社内wikiは、いわゆる「業務マニュアル」や「ナレッジ共有」などとも呼ばれるもので、業務の標準化を図ることを目的としたツールです。個人や部署が持つ会社に有益な情報を言語化し、誰もがわかりやすくすることで、「この人がいなければこの業務ができない」ことがないようにすることができます。
社内wikiがあれば、誰もがその業務を同じレベルで同じように進めることができるようになります。社内wikiには、作業手順のほか、各業務のマニュアル、ノウハウ、会議の議事録や各種書類のひな形などが保存されており、全社員が周知し活用することができるようになっています。
wikiと社内wikiの違い
インターネット上に公開されているwikipedeiaは、通称：wikiと呼ばれる、誰もが知っている有名なインターネット上の百科事典です。世界中のユーザーが持つ知識を集めて作られており、一つのページにその内容に関する概要や沿革、歴史などが詳細に記載されています。
インターネット環境があれば、誰でも閲覧することが可能で、必要な情報を取得することが可能です。一方、社内wikiでは、利用できるのはその会社の従業員に限られており、編集・閲覧が可能な社員と閲覧のみの社員とで区分分けされています。
インターネット環境を利用した社内wikiの場合、スマホやタブレットからのアクセスも可能なため移動中や外出先でも閲覧することができますが、社内サーバーを使用している場合は会社内でのみ利用することができます。
社内wikiを作るメリット
社内wikiを導入する企業は年々増加傾向にあります。社内wikiは、さまざまな課題を軽減し、会社の生産性を上げるためのツールとして非常に有効です。ここでは、社内wikiを作ることのメリットについて詳しくみてみることにしましょう。
メリット１：ノウハウやスキルの属人化を防ぐ
長年業務に携わってきた社員ほど、多くのノウハウや有効なスキルを持っています。こうした有益な情報を属人化（ブラックボックス化）することなく活用するためには、一人一人の社員や各部署がもつ情報をすべて言語化して共有することが大切です。
言語化された情報は、社内wikiに蓄積され将来的な財産になります。
メリット２：業務レベルを一定に保つことができる
業務マニュアルや作業手順書は、決まった場所に一元管理することでいつでも閲覧することができます。さまざまなノウハウやナレッジが社内wikiには蓄積されているので、「担当者がいないのでこの業務ができない」といったことがなくなります。
全社員が同じレベルの作業をこなすことができるのも社内wikiの大きな利点。手順書を見ながら進めるだけなので、誰でも同じ作業を行うことができるようになります。
メリット３：従業員の生産性向上
社内wikiを活用することで、従業員の大幅な生産性向上を見込むことができます。例えば、新人教育にかかる担当従業員の時間は、事前準備や当日の研修などを含めるとかなり大掛かりなものになってしまいます。その間、担当していた業務は全く手付かずの状態になってしまいます。
また、人事異動や退職時の引き継ぎにかかる時間も同様で、お互いの時間を調整しながら業務に必要な内容を引き継いでいかなければなりません。
しかし、社内wikiがあれば、新人には必要な業務マニュアルをみてもらうだけで、必要な知識を理解することが可能になり、引き継ぎの時間を設けずとも、業務マニュアルがあれば、誰もがその業務を一定のレベルで仕上げることも可能になります。
社内wikiを作る際の注意点
社内wikiを効果的に利用するためには、作る段階から一定のルールを決めて利用者の立場を意識することが大切です。ここでは、「やってはいけない！」社内wikiを作る際の注意点について詳しく見てみることにしましょう。
管理者を明確にしない
社内wikiを作る際、誰が管理するのかをあいまいなままにしてしまうと、誰もが好き勝手に書き込んだり、データを謝って上書きしてしまったり、削除してしまったりなどのトラブルが起こりうる可能性が高くなります。
誰も管理する人がいないために無法地帯になってしまわないよう、社内wikiの管理者をしっかり決めておきましょう。
情報が増えていかない
社内wikiの目的は「業務の標準化」を行うことです。そのためには、たくさんのノウハウやナレッジなどの情報が必要となりますが、提供者が少なく必要な情報がなかなか増えていかない場合、社内wikiを活用しようとする人たちもだんだん減ってしまうことでしょう。
情報提供をしてくれた社員に対しての優遇措置などを検討し、従業員全員が社内wikiへの情報提供を積極的に行えるような環境を整えることも大切です。
利用者が少ない
せっかく作った社内wikiも利用者がいなければ、作った意味がありません。「誰がどんなときにどんなふうに使えば良いのか」を意識しながら、「使いやすくわかりやすい」ように情報を整理することも大切です。
完成後は、社員全員が周知できるよう、会社全体で社内wikiの活用を促進する活動を積極的に行いましょう。
社内wikiを上手に活用するには
完成した社内wikiをもっと上手に活用するにはどうしたらいいのでしょうか。社内wiki導入を成功させるために必要なポイントをしっかり確認しておきましょう。
ツールを利用する
社内wikiを手軽に制作するには、オンラインサービスなどで提供されているツールを利用するのがおすすめです。重要なデータの蓄積はもちろん、検索機能やフォルダ機能も搭載されているので、とても便利です。
さらに製作時に必要な初期費用やサーバー管理のコストも最小限に抑えることができるので、初めて社内wikiを利用するといった場合に最適です。
フォーマットを統一する
社内wikiで情報を記載するときのフォーマットは必ず統一しておきましょう。使用するフォントは、誤読が少ないゴシック体がおすすめです。文章は箇条書きを基本とし、見出しと箇条書きを組み合わせて記載するようなルールマニュアルを作成しておきましょう。
まとめ
社内wikiは、部署や個人がもっているノウハウやスキルを言語データとして可視化することで、社内での情報を円滑にするためのものです。業務の標準化を目的としており、会社の生産性の向上にもつながる有益なツールです。
社内wikiは、深刻な人材不足や社内の業務負担を軽減するためにも有効で、今後ますますその需要は増えていくことでしょう。ぜひこの機会に社内wikiへの理解を深め、導入を検討してみてはいかがでしょうか。