会社員として同僚や外注先、クライアントと一緒に仕事をする上でいろいろな仕事が発生してきますが、自分のやるべきこと、すなわちタスクを確実かつ迅速に処理していくために、タスク管理は欠かせません。また、業務スピードや効率性はビジネスパーソンとしての力量に大きく影響する部分ですから、タスク管理は徹底的に磨き上げたいスキルの一つです。
「タスク管理は大切だ」「タスクをしっかりスケジュールに落とし込みなさい」と言われてはいるものの、確実に行えているかと問われた場合、自信を持てない人も多く居るのではないでしょうか？今回はタスクというものをどう捉え、どう管理するべきか。その考え方やTipsをご紹介していきたいと思います。
タスク管理を正しく理解し、ぜひ今日からの業務効率化に役立てて下さい。
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目次
そもそも「タスク」とはどういう意味なのか
「三省堂『大辞林』第三版」を参照してみると、次のように記載されています。
タスク【task】
①課せられた仕事。課題。
②コンピューターで処理される作業の最小単位。→ ジョブ
※参考：三省堂『大辞林』第三版より
言葉そのものとしては英単語の「task」に由来しています。
「task」が持つ意味としては、
- 仕事
- 課題
- 作業
といった意味を持っており、ビジネスの場で用いられるタスクには、主に「仕事・作業」といった事を指しますが、イメージとしては大きな案件単位ではなく、最小単位の仕事として捉えるのが正しい意味です。例えば、会議を開催する場合は、
- 会議の議題を決める
- 出席予定者を選ぶ
- 場所、日程、開始時間を決める
- 事前準備として必要な資料作成
- 会議における役割分担（ファシリテーター、書記など）
このように多くの作業を必要とし、こういった小さな作業ひとつひとつ＝タスク、ということになります。つまり、ビジネスの場におけるタスクが意味する内容は「仕事を構成している全ての細かな作業」を指している形になります。
タスク管理とは
タスク管理とは、読んで字の如く先述した意味を持つ「タスク」を「管理」することで、タスク管理ではその仕事を完遂するために、必要な仕事を分解してタスクを洗い出します。
また、仕事におけるタスク管理は、自身のポジションや業種によって大きく異なりますが、個人単位で完結する業務が多い方であれば、タスクは個人の範囲に留まりますが、ポジションによってはチーム全体やプロジェクト全体のタスク管理がメインとなる場合もあります。基本的に個人でのタスク管理は、自分がどの仕事へどれくらいの時間をかけて行うか、その仕事のスケジュール管理と進捗管理が中心です。
一方、プロジェクトやチーム等の複数人のタスク管理は、様々な要素が必要となります。仕事の計画や割り当て、トラブルなどの各種管理が含まれますし、プロジェクトの進捗度や取引先との折衝の中でスケジュールの変更もよくあることです。チーム内のメンバーのスキルを考慮してバッファを持たせる必要がある場合もあるでしょう。
「タスク」と「To Do」の違い
よく間違われやすいものとして挙げられる似た考え方が、「To Do管理」です。タスク管理同様、To Do管理もやるべき作業を管理する事を指しますが、その内容が少々異なってきます。分かりやすく比較できるように記載してみました。
- タスク管理⇒期日が決まっている仕事に対して終わらせるべき作業の管理
- To Do管理⇒延期可能な、期限の無いやるべき作業
このように、期日設定の有無によってその呼び方が変わっているのです。
タスク管理をするメリット
では、ビジネスシーンでタスク管理を行うことによって、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
具体的に3つの例を挙げていきます。
優先順位が明確になる
日頃タスク管理を意識していると、今現在自分がどれだけ抱えているタスクがあるのか、またその期限はそれぞれいつまでなのかを把握する事が出来ますので、理想的なテンポでタスクを消化できると、新たな仕事に対しても迷う事無く取り組むことができます。
効率よく仕事を進めることができる
常にタスク管理を行うことで、手間の少ないタスクを先に行い、ある程度時間が必要なタスクを後で行うなど、型にはまらず柔軟に仕事を進めることが可能になります。同時にタスクの期限も把握することができるため、期限に合わせてタスクに取り組むことができます。
進捗状況が「見える化」される
自分が行うべき作業が目に見える形として捉えられるため、今何をすべきか、次の作業に進むために何を準備すればよいのかを明確に理解する事が出来ます。必要のない作業を行ってしまったり、今すぐに行う必要のない作業を先に始めてしまったりといった事を防げるので、仕事全体を通しての効率化に繋がります。
タスク管理のポイント
先述してきたような、タスク管理を行う事で得られるメリットを最大化する為には、タスク管理において押さえておくべきポイントがいくつかあります。しっかりポイントを押さえて、計画通りにタスク管理を進めましょう。
まずはタスク管理をしっかり運用するための考え方を。
タスク管理の実施においては、その正しい実行プロセスと管理サイクルが重要になってきます。
タスクをどのように管理し、どのように運用するべきか
基本的にはタスクは下記のように管理・運用を行います。
全タスクの洗出し→優先順位付け→スケジューリング→（担当アサイン）→進捗管理→改善
まず上記のうちチームでのタスク管理を行うポジションの場合は「担当アサイン」という業務がありますが、担当するそれぞれの方のスキルをしっかり見定める必要があります。担当する方によってスピードが違うでしょうから「担当アサイン」と「スケジューリング」の順番を逆にして管理する方法でも良いでしょう。ここは会社の業務内容などによる部分です。
タスク管理の形が出来てきたらタスクの標準化を行いたいところです。いわゆるベストプラクティスを定めて「型」にするということですが、実施してきた施策を見直しながら、次の仕事のためのタスクを計画したり、よりよいスケジューリングの構築に必要な知識を得ながら常にアップデートしていきましょう。
タスク管理を続けていくために必要な要素
タスク管理は「タスク」を管理するためのものであるため、「タスク」に対する認識がポイントになってきますが、一つの「タスク」にあれもこれも要求を詰め込んだり、作業量にみあわない質を求めたりするのは間違いです。
できる限りタスクは最小限にするのが正解で、それを一つ一つ細かく積み重ねられるようなタスク管理の形が理想的といえます。そのほうがタスク管理がしやすく、管理のための工数もかかりません。あまり難しく複雑なものにしてしまうと管理することが仕事になってしまいます。あくまでもタスクを効率的かつ高品質に処理していくためのタスク管理であることを念頭においておきましょう。
またタスクは明確に完了要件を設定しておきます。そのほうがメンバーがタスクを意識しやすいですし、タスクの完了に対して何をしなければならないかが明確になります。例えば、デザイナーなら部長にデザイン案のＯＫをもらい、クライアントから案のＯＫをもらえばタスク完了になる、といった具合です。できるだけシンプルに、わかりやすくタスクを設定しましょう。
業務を分割し、タスクを正確に洗出すことの重要性
「タスクの洗出し」は抜け漏れの無いように行うことが重要です。そもそも抜け漏れているとスケジュールが前後してしまう原因となります。最初に大切なことは、仕事におけるプロセスを正確に分けていく事です。プロセスを分解しタスクを書きだしたら、何度も見直すことでタスクの漏れ防止、重複しているタスクは無いか、本来分けるべきタスクが1つのタスクになってはいないか、などこういった点に留意して洗出しをしましょう。
この段階がきちんと行われていないと、後々優先順位の設定やスケジュール調整において支障が生まれてしまいます。
スケジュールにはある程度のバッファを設ける
それぞれのタスクに紐づけられるスケジューリングの際に気を付けたい事として、必ず「スケジュールにはバッファ（余白、余裕）を設ける」ことが挙げられます。タスクを消化し、スケジュールを進めていく中で全てが理想の通りに進んでいくとは言い切れません。
どれだけ事前準備を万全にしたとしても、思わぬ状況やタイミングでイレギュラーな事案は発生します。そういった状況で、全くバッファの無い状況の場合においてイレギュラーな状況に対応する事は至難の業です。あらかじめある程度のバッファを設けておくことで、時間的にも精神的にもある程度の余裕を持ってスムーズなタスク消化、プロジェクトの進行に取り組むことができます。
誰が見ても分かるような形式で作る
特に規模の大きなプロジェクト、多くの人々が関わる仕事の場合「誰が見ても分かりやすい」タスク管理を行う事が重要です。もし万が一チーム内のメンバーの一人がタスク内容を誤解して進めていた場合、その影響がもたらすものは計り知れません。「自分が分かるものを人に見せる」のではなく、「全員が見て意味が伝わる」ものにしていく意識が大切です。
極力シンプルに、分かりやすく、タスク作成・管理する事を常に念頭に置くようにしましょう。
まとめ
日々の仕事を効率よく進めるためにも、タスク管理はとても大切な考え方の一つです。先述したタスク管理の必要性やその意味を正しく理解し、ポイントを押さえることで得られるメリットを最大化できるよう積極的に日々の仕事に取り入れていきましょう。