ToDoアプリのおすすめ厳選10!

#ToDo#業務効率化アプリ

ハドラー

ToDoアプリは、簡単に言うと「やることリスト」を作れるアプリです。この記事では、なぜToDoアプリがおすすめなのかを解説していきます。おすすめのアプリも紹介していきますので、ぜひ今後の参考にご覧ください。

 

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そもそもToDoとはなにか?

ToDoが持つ単語の意味とは「やるべきこと・しなければならないこと」です。業務の中には期限が決まっているものとそうでないものがありますが、期限が決まっている業務を「タスク」といい、与えられた業務を期限内に完了させることがミッションとなります。

 

一方、期限は決まっていないけれど、必ずやらなければならないことを「ToDo」といいます。例えば、「備品の補充をしなくてはならない」、「書類の整理をしなくてはならない」などがそれにあたります。

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ToDoリストの役割

毎日の業務が積み重なり、大事な作業を「忘れてしまった!」などの失敗は誰でも一度は経験したことがあるのではないでしょうか。人材不足の近年では、業務を兼任している人も多く、通常業務に加えて必要な案件が追加されたり別の業務を依頼されたりして、自分が次に何をやるべきかわからなくなってしまうこともあります。

 

一般的なビジネスマンとしては、やらなければならない業務は付箋やメモを利用してパソコンや手帳に貼り付けてToDo管理をしている人も多いのではないでしょうか。しかし、手書きのメモや付箋では「付箋をなくしてしまった」、「どこにメモしたかわからなくなってしまった」などのトラブルも多くあるのが難点でした。

ToDoアプリのおすすめ理由

スマホやタブレットは、今や私たちの生活に欠かすことのできないツールとなりました。ビジネスシーンでも会社から携帯やスマホを支給されていることも多く、アプリを入れて便利に使いこなすことができます。

 

スマホやタブレットで利用できるアプリの一つであToDoアプリは、日常生活から仕事まで、「やらなければいけないことがたくさんある」「消化しきれない」などといった方におすすめです。いつでも持ち歩くデバイスを使ってスケジュールと一緒に管理することができるので、いつでも必要な時にやるべきことをチェックすることができます。

 

また、スマホのToDoアプリには「リマインド機能」が搭載されているものがほとんどなので、うっかり忘れてしまっても、その日が近づくと通知で知らせてくれるのでとても便利です。

ToDoアプリを選ぶ3つのポイント

多くの会社がさまざまなToDoアプリを提供していますが、自分に合ったアプリを見つけるのはなかなか難しいものです。

大抵のToDoアプリには、無料で利用ができるトライアル期間が設けられている場合がほとんどなので、まずはこれを利用していろいろ試してみましょう。また、初めてToDoアプリを利用するなら、アプリを選ぶ時のポイントを押さえておきましょう。

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操作のしやすさ

効率的にToDoアプリを使いこなすなら、操作のしやすさは基本中の基本です。初心者でもわかりやすく使いたい機能がすぐ見つかるアプリを探してみましょう。

データ共有ができる

ToDoアプリをビジネスシーンで利用するなら、プロジェクトチームや部署内で情報を共有したいこともあるのではないでしょうか。

アプリによっては、URLを取得してチャットなどに貼り付けてToDoリストを共有できる機能が搭載されているものもあるので、ぜひ試してみましょう。

使いたい機能が搭載されているかどうか

たいていのToDoアプリには、やるべきことをリスト化できる ToDo管理機能のほか、タスク管理やスケジュール管理機能が搭載されているものがほとんどです。通知機能やカレンダー機能など、使いたい機能が搭載されているかどうかも大きなポイントになります。

ToDoをリスト化するメリットは?

ToDoをリスト化することで、「たくさんあるやるべきことを頭の中で整理できる」ことが大きなメリットの一つと言えるでしょう。メモにしろ付箋にしろ、アプリにしろ、何らかの形で情報をリスト化することで、頭の中で冷静にひとつひとつを見直すことができます。

 

ToDoリストは、こうして整理された情報の抜け漏れがないよう補助してくれる重要な役割を担ってくれます。情報が整理されると、その優先順位も明確になってくることでしょう。買い物や公共料金の支払いなど、自身の頭の中を整理してリストを作ることで、優先順位を決めて実行に移すことができ、やらなければならないことの抜け漏れを防止してくれます。ToDoアプリをうまく利用して、効率的に作業を進めていきましょう。

ToDoをリスト化するデメリットは?

ToDoをリスト化した場合のデメリットとしては「ToDoをリスト化するために時間がかかる」という点が挙げられます。ToDoリストを作成する前には、思いつく範囲ですべてのToDoを洗い出す必要があります。洗い出したToDoは、優先順位を考得ていかなければなりません。

 

また、不要になったToDoを削除したり、変更があれば修正したりと、ToDoを効率的に利用するための時間と手間がかかってしまいます。中には、「めんどうくさい」と感じてしまう人もいるのではないでしょうか。また、「ToDoリストを作ったことで満足してしまう人」もいるかもしれません。あくまでも トゥドゥは、効率的に仕事を進めるためのツールです。うまく使いこなせないという人は無理に使用する必要はないでしょう。

ToDoリストを作成する手順

初めてアプリを利用してToDo管理をしてみたいという人も、まずはToDoリストの作成手順を理解しておきましょう。慣れないうちは、抜け漏れを防ぐためにも手順に沿って作成することをおすすめします。

手順1.ToDoをすべて書き出す

まずは、今やらなくてはならない業務を全て書き出してみましょう。期限のあるなしに関わらず、やらなくてはならないものを丁寧に思い出しながら書き出していきます。初めは大変かもしれませんが、あとはその都度発生した案件を追加していくだけなので、さほど時間はかかりません。

手順2.ToDoとタスクを振り分ける

やらなくてはならない業務を全て書き出したら、次はそれを期限付き・なしで振り分けていきましょう。期限のあるものは「タスク」。ないものは「ToDo」としてリスト化していきます。

手順3.ToDoの優先順位を決める

リスト化したToDoに優先順位をつけていきます。付箋なら優先順位の高いものから上へ。メモ書きで書き出した場合は優先順位の番号を振っていきましょう。

優先順位は、「重要度」や「緊急性」によっても異なります。

  • 重要度・緊急性ともに高い=A
  • 重要度は低いが緊急性が高い=B
  • 緊急性は低いが重要度は高い=C
  • 重要度も緊急性も高くない=D

など、ToDoを効率よく区分けするための記号などを決めておくのも良いでしょう。

今すぐ使えるお役立ちアプリ厳選10

たくさんのToDoアプリがありますが、それぞれのアプリによって使い勝手や特徴などはさまざまです。ここからは、厳選したおすすめのお役立ちアプリを紹介していきます。自分に合ったToDoアプリを見つけるため、今後の参考にしてみてください。

①Microsoft To-Do(無料)

Microsoftが公式で出しているアプリで、シンプルで使いやすいといった特徴があります。また、Microsoftのアカウントがあれば情報が同期されるので、どの端末からでもログインして使用することが可能となり、とても便利です。

 

「今日の予定」が一覧で表示されるので分かりやすいですし、リマインダー機能が搭載されているので、ToDoの見逃しや忘れ防止に繋がります。

②Google ToDo(無料)

Googleが公式で出しているアプリで、ToDoアプリを初めて使う方でも簡単に利用できる、シンプルなToDoアプリとなっています。Googleのアカウントを持っていないと使えないので、持っていない方は事前にアカウントを作っておくと良いでしょう。サブタスクの登録で、タスクをより細かく分けることができ、リスト間でのタスク移動も簡単に行えることがポイントです。

 

また、パソコンのGmailやGoogleカレンダーとの連携が可能という点も、大きな特徴です。

③Google Keep(無料)

チェックリストを作成しながらToDoリストを作ることができます。リマインダー機能では、日時だけではなく、場所も指定することができるのでとても便利です。また、メモやリスト以外に、写真や音声もKeepとして追加ができます。「共同編集者」を設定することで、他のユーザーと一緒に管理することも可能です。

④Todoist(一部有料)

優先順位の変更、サブタスクの設定、日時指定といった、ToDoの詳細設定が可能となっていますので、リストを詳細に管理したい方にとてもおすすめです。プライベートでもビジネスでも使用も可能となっていて、タスクを一括で管理することができます。タスクの一時保存に「インボックス」、目的別のタスク登録に「プロジェクト」と分けることができるので、プライベートと仕事用で振り分けると使いやすいでしょう。

⑤Do!(一部有料)

期限付きのタスクや、繰り返し使用するタスクを登録することが可能な、本格派のToDoアプリです。ラベルを色分けできたり、文字のフォントの変更も可能だったりします。買い物や支払いなど、目的別にグループを作成して管理できることが特徴です。また、ロック画面からもタスクの確認ができるのでとても便利に使うことができます。

⑥Trello(一部有料)

タスクがカードになっているので、移動が簡単にできるカードタイプのアプリです。招待機能を使えば他のユーザーと共同で作業することも可能で、コメントを残して情報共有もできるので、プライベートだけではなく、ビジネスでの使用もできます。また、スマートフォンだけではなく、パソコンやタブレットでも利用可能となっています。

 

共有して使う場合、カードにユーザーを割り当てることができるので、誰がどのカードの担当なのかも一目で把握できます。

⑦TickTick(一部有料)

日常からビジネスまで、全て管理できるアプリです。カレンダーとの同期機能や、ウィジェット機能など、機能面の充実が特徴となっています。作業(25分)と、休憩(5分)を繰り返してタスク完了を目指す、「ポモドーロ機能」も備わっていて、作業時間と休憩時間を自分で設定することも可能です。

⑧Any.do(一部有料)

音声でタスクの入力ができるので、パッと思いついた時や、メールを見てるときなど、作業中にも登録することができるアプリです。また、カレンダー機能ではタスク一覧が同じ画面で確認できるため、画面の行き来が不要となり、スケジュールとタスクを一気に把握できます。

⑨Productive(一部有料)

毎週・週に何回・毎月といったように、タスクを定期的に繰り返す設定ができることが特徴です。終了したタスクをスライドで完了できたり、タスクの色を変更できたりするなど、カスタマイズ性に優れています。こちらは、共有機能はないので、ビジネスではなく、個人のプライベートで使用するToDoアプリです。

⑩Due(有料 アプリ内課金も有り)

リマインダー機能に特化した、iOS向けのアプリです。タスク登録の繰り返しや、スヌーズが細かく設定できます。タスク登録の際に、決まった日時を設定できるクイックアクセス機能もあり、時間指定のボタンなど、自身がよく使う時刻を設置することが可能です。スヌーズ機能は毎分や5分毎など、目覚ましのように細かく設定することができ、リマインダーと合わせて使うことがおすすめです。

まとめ

ここまで、おすすめのToDoアプリ10選をご紹介しました。やらなければいけないことに追われていたり、頭の中で整理したりするのがなかなか難しいと感じてしまう方は多いと思います。そのような方はぜひこの記事を参考にして、ToDoアプリを利用してみてください。

ハドラー