ToDoアプリとは?3つのメリットとオススメをご紹介

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ToDoアプリとは?3つのメリットとオススメをご紹介

日常生活から仕事のことまで、日々の生活で「忘れたくない作業」「やらなきゃいけない作業」を管理するときには、ToDoアプリが役に立ちます。この記事では、ToDoアプリの概要から基本操作、アプリを使用することによってのメリットを解説していきますので、今後の参考にしてみてください。

 

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ToDoについて

ToDoアプリは、Android、もしくはiOSのみに特化したものから、両方で使えるもの、スマホやタブレット、PCでも使えるものなど、各アプリによって機能や特徴が異なります。

 

普段は手書きで手帳や付箋を利用している場合、メモした紙を紛失してしまったり、汚してしまったりして「読み取れない」、「どこに書いたか忘れてしまった」、「メモした紙が見つからない」ということが起凝る可能性は高くなります。

 

しかし、ToDoアプリを利用していれば、万が一の時もデータをバックアップしてくれているので、紛失してしまうことはなくなります。さらに、アプリに集約することで、忘れたくないデータを一括管理することもできます。

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ToDoとは

「ToDo」とは、本来の直訳にすると「混乱」、「大騒ぎ」といった意味を持つ単語ですが、日本国内のビジネスシーンにおいては、「するべきこと」「しなければいけないこと」を意味します。

 

忘れてはいけないことがあったら、その情報を言語化し、さらにメモ書きや付箋に書き留めて可視化することで、うっかり忘れを防ぐことは、誰しも一度は経験があるのではないでしょうか。ToDoは、ビジネスでもプライベートでも使うことの多い日常的なものです。仕事のタスクや、日常での買い物リストなど、「明確な期限があるわけではないが、だいたいこの日時までに終わらせる必要がある」ということです。

タスクとの違い

「ToDo」と「タスク」はよく似ています。ToDoが「やるべきこと」といった意味を持つのに対し、「タスク」は、仕事などビジネスでの「いつまでにやるべき仕事」や、「この日までにやるべき作業」という意味を表します。どちらもよく似た意味を持っていますが、大きな違いは「期限」です。ToDoは明確な期限がないですが、タスクは明確な期限があるということになります。

 

具体的な例を挙げると、会議で使用する資料作成は「タスク」、交通費などの申請は「ToDo」と言えるでしょう。期日が決まっているタスクでは、期日の短い順に優先順位が決まりますが、ToDoは曖昧になってしまいがちなので、うっかり放置してしまうことのないように注意しましょう。

ToDoリストとは

「ToDoリスト」は、その名の通り、ToDo、つまりやるべきことを集約してリスト化したものです。手書きのToDoリストでは、付箋を利用したり、手帳に箇条書きで書き込んだりして、やることが終わったものにチェックをつけて管理しているという人が多いのではないでしょうか。

 

ToDoアプリでは、やるべきことが自動的にリスト化されていくので、わざわざリスト化して書き直す必要はありません。終わったものにはタップやクリックでチェックマークをつけたり、色をつけたりして、簡単に見やすく管理することができます。

 

ウィジェット機能が搭載されたアプリなら、わざわざアプリを起動する必要もないため、移動中や急ぎの時でもすぐにメモを確認することもできます。

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ToDoアプリを利用するメリット

情報共有アプリやカレンダーアプリなど、業務効率向上をサポートしてくれる便利なアプリは数多くあります。その中のひとつであるToDoアプリは、シンプルで操作性の良いものが多く、スマホ操作に慣れていない初心者でも比較的使いやすいものが多くあります。

 

実際に導入してみると、ToDoアプリを利用することで、「やり忘れがなくなる」というメリットを実感することができることでしょう。この他にもToDoアプリを利用したいメリットは数多くあります。ここからは、実際にToDoアプリを利用した際、他にどんなメリットがあるのかを紹介していきます。

優先順位を付けることができる

ToDoを手書きのメモ帳や付箋で管理しようとする場合、やることがどんどん増えて何を優先すべきかが分かりにくくなってしまうことはありませんか?

 

ToDoアプリを利用すれば、自身のToDoをデジタル化して整理しリスト化することにより、保存されたToDoリストが一覧で表示されるため、他のToDoと見比べることができます。複数のToDoは数が増えても優先順位を決めておくことができるので、後から見た時にどれを優先するべきなのかと迷うこともなくなります。

作業の見積もりを立てられる

ToDoアプリを利用して作成したリストを見てみると、やらなければならないことが、どのくらいあるのかがすぐに分かります。アプリをいつもチェックするようにしておけば、自分の仕事量を把握しておくことができるので、効率よく作業を進めることができます。

 

さらに、急ぎの案件が入った場合でも調整できるToDoをあとまわしにして、優先すべき作業を進めるといった対応も柔軟に行えるようになります。また、先の予定がわかりやすくなるので、スケジュールを立てるときにも予定が重複しないようにすることができます。

頭の中を整理できる

やらなければいけないことを可視化せずに、頭で考えていると、何か忘れているような気がしたり、時間や作業に追われている感覚になってしまったりします。しかし、ToDoを実践することによって、やらなければいけないことを可視化でき、頭の中をスッキリ、クリアにすることができます。

 

さらに、ToDoアプリには、指定した日時にリマインダーを設定することができます。予定実行の前日や数時間前、30分前など複数回指定することもできるので、うっかり忘れてしまったり、忘れないようにとプレッシャーを感じることもありません。

 

このように、ToDoをリスト化することで様々なメリットが生まれます。自身のToDoリストを作成して、時間を有効活用していきましょう。

ToDoアプリを選ぶ時に気をつけたい3つのポイント

シンプルで機能性の良いToDoアプリは、年々人気も増加し、現在は多くの会社がさまざまな ToDoアプリを提供しています。数多くのアプリの中からどれを選んで良いのか迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。

 

ここでは、アプリを選ぶときに気をつけておきたい3つのポイントについて詳しくみてみることにしましょう。

操作性の良さ

ToDoアプリは、画面の小さなスマホで操作することがほとんどです。そのため、できるだけシンプルで分かりやすいもの、操作のしやすいものを選ぶようにしましょう。

 

今まで手帳やメモ帳などの紙媒体を利用してきた人は特に、アプリに慣れるまでの時間が必要です。複雑な操作では、せっかく導入しても使わないままになってしまっているという人も少なくありません。

できるだけ操作性の良い、初心者でもわかりやすく使いやすいToDoアプリを探してみましょう。

ファイル共有の有無

ToDoアプリには、チェックリスト機能のほかにもカレンダーやタスク管理などが利用できるものもあります。中でもファイル共有は、保存したToDoリストやスケジュールを特定のメンバーと共有することができるので、ビジネスとして利用するなら、ぜひ使ってみたいという人もいるのではないでしょうか。

 

特にプロジェクトや各案件を遂行する上でのToDoやスケジュールを把握したい場合、ファイル共有ができるアプリが大活躍してくれることでしょう。

マルチデバイスに対応しているか

ToDoアプリには、iOSにのみ対応しているものやAndroidでしか使えないもの、OSを問わず利用できるものがあります。iOSならiPhoneやiPad、Macなどで利用することが可能で、OSを問わず利用できるものなら、AndroidやWindowsでも利用することができます。

 

スマホ・タブレット・PCなど異なる端末でも使えるマルチデバイス対応のアプリなら、移動中や外出先で入力したToDoリストを会社に戻ってからPCで確認することもできます。

ToDoアプリの活用の幅を広げた利用を考えているなら、ぜひマルチデバイス対応のものを選ぶことをおすすめします。

おすすめToDoアプリと概要

ここからは、おすすめのToDoアプリの紹介をしていきます。自分に合ったToDoアプリを見つけるために、参考にしてみてください。

Microsoft To-Do

microsofttodo

https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/

Microsoft To-Doは、Microsoftが公式アプリで、全て無料で利用でき、シンプルで使いやすいといった特徴があります。また、Microsoftのアカウントがあれば情報が同期されるので、どの端末からでもログインして使用することが可能となり、とても便利です。

 

「今日の予定」が一覧で表示されるので分かりやすいですし、リマインダー機能が搭載されているので、ToDoの見逃しや忘れ防止に繋がります。

Google Keep

googlekeep

https://keep.google.com/

Google Keepは、Googleが提供している無料のサービスで、メモ機能や手書き機能、写真機能など幅広い機能性を持ったツールです。それ以外にもリマインダー機能やアーカイブ機能を持っており、共有機能も付いているのでプロジェクトなどで使用する際にも重宝されています。

 

Googleが提供しているため、普段からGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどを利用している方は、Googleドライブにそのままメモとして保存できるため、普段の利用しているツールと同様に便利に使えるでしょう。

Todoist

todoist

https://todoist.com/ja/

Todoistは、ToDoの詳細設定が可能となっています。優先順位の変更、サブタスクの設定、日時指定ができるので、リストを詳細に管理したい方にとてもおすすめです。プライベートでもビジネスでも使用も可能となっていて、タスクを一括で管理することができます。

 

タスクの一時保存に「インボックス」、目的別のタスク登録に「プロジェクト」と分けることができるので、プライベートと仕事用で振り分けると使いやすいでしょう。

まとめ

ここまで、ToDoアプリについてご紹介させていただきました。やらなければいけないことに追われていたり、頭の中で整理するのがなかなか難しいと感じてしまったりする方は多いと思います。そのような方はぜひこの記事を参考にして、ToDoアプリを利用してみてください。