『在宅勤務』という働き方が浸透してきたので、実際にそういった形で働いている方も増えていると思います。在宅勤務をする上で、コミュニケーションが難しいという声がよく上がっているのが事実です。
今回この記事では、在宅勤務で発生するコミュニケーションの問題を取り扱っていきたいと思います。
こちらの記事もおすすめ
在宅勤務・テレワークを実施している企業が感じる課題とは？在宅勤務継続3つの企業も紹介
目次
在宅勤務の課題はコミュニケーション不足
在宅勤務になると、どうしても上司や他の従業員とのコミュニケーションが減ってきます。尚且つ、文字だけの会話になるため、相手の仕草や表情、動きが分からなくなるので、顔色や仕草を伺いながらの会話が出来なくなります。
そういった部分がコミュニケーション不足に繋がると言えるでしょう。
業務に必要なコミュニケーションに偏りがち
今までは、従業員同士だと気軽に会話が出来るため、プライベートや趣味の話が出来て、仕事終わりには飲み会へ行き、さらにコミュニケーションが取れたことでしょう。
在宅勤務だと文字のコミュニケーションがほとんどなので、わざわざ文字を打って雑談するのが煩わしく感じ、必要最低限のコミュニケーションになってしまいます。
コミュニケーションをスムーズにするポイントは？
では、在宅勤務でもコミュニケーションをスムーズに取るためにはどうしたらいいのでしょうか。3つに分けて具体的に説明していきたいと思います。
とにかく分かりやすく伝える
在宅勤務だと文字でのやり取りが多くなります。ただ何か伝える際に、異常に文章が長くなったり、何を伝えたいか分からない文章になったりすることもあります。
そうならないために、例えば箇条書きで連絡したり、結論から伝える文章で連絡したりすると非常に伝わりやすくなります。
積極的に情報を発信する
自分の状況や気になることを発言するのも、スムーズなコミュニケーションに繋がります。そうすることによって、自身や上司、従業員が互いに安心した状態で仕事に取り掛かれます。
ルールを設ける
『チャットの早急な返信を強要しない』『緊急時には通話を使う』などというルールを設けることも重要です。変に返信を急がせたり、通話ばかり利用したりすると余計なストレスを感じることもあります。
ルールを設けることもスムーズなコミュニケーションに繋がります。
コミュニケーションツールを活用する
今では、コミュニケーションに特化したツールも多数あります。導入すれば個人個人のチャットだけではなく、複数人での会話も可能になり、通話やビデオ通話も気軽に出来るようになるでしょう。
ツールを使い慣れるまで時間を要しますが、大人数で共通のコミュニケーション方法が確立出来るので、非常にオススメです。
コミュニケーションツールの活用例
続いてコミュニケーションツールの活用例について3つ紹介していきたいと思います。
スケジュールやタスクを可視化
在宅勤務だと上司や他の従業員が何の仕事に取り組んでいるのか分からなくなる問題が発生しやすくなります。そうなると『今忙しかったらどうしよう』などと気を使ってコミュニケーションを控えてしまう事もあります。
『誰が』『なんの仕事をしているのか』というのが一目で分かると、気を遣う必要がなくなるのでコミュニケーションがしやすくなります。
ビデオ通話
ビデオ通話を使えば、お互いの顔を見た状態でコミュニケーションをとることが可能になります。『会議の時にはビデオ通話を利用する』というルールを設けると、よりスムーズなコミュニケーションに繋がりますし、孤独感も無くなります。
FAQの利用
『この資料はどこ？』『これのやり方は？』などという社内でのありがちな質問は、FAQを設けることによってスムーズに解決します。コミュニケーションツールの中には、リアルタイムでファイルを共有出来るものもあるので、FAQが記載されたファイルを随時アップロードすると、スムーズにコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
コミュニケーションツール以外ではどうしたらいい？
文章の書き方や絵文字を活用するのも一つの手段になります。例えば『ありがとうございます』より『ありがとうございます！』と書いた方が明るい印象があるでしょう。ただの文章のままやり取りをすると、冷たい印象になってしまうので、良いコミュニケーションが取れているとは言えなくなります。
明るい印象があると、相手から話しかけやすいと認識されるので、そう言った部分もスムーズなコミュニケーションに繋がると言えるでしょう。
まとめ
在宅勤務でのコミュニケーションは、あまり簡単だとは言えません。しかしあまり難しく捉えなくても、ちょっとした工夫やツールの導入によってスムーズにコミュニケーションが取れるようになります。
『今までとは違う』と考えるよりも『新しい方法でコミュニケーションが取れる』と考えるだけでも、大きく変わってきます。