【簡単】Googleスプレッドシート プルダウンの使い方！リスト作成・解除・設定方法も解説

Google スプレッドシートは、Googleが開発・提供しているオンライン表計算ソフトで、インターネット環境があり、Googleアカウントさえ持っていれば、無料で使える便利なツールです。ただ、表計算に便利な「関数」は、苦手意識を持っている人も多いのではないでしょうか。業務に簡単に取り入れられる関数も多くあるので使いこなせると、資料の質や業務効率もグンとアップします。

 

今回は、数ある機能の中からGoogle スプレッドシートのプルダウンの使い方についてリスト作成・解除の方法も含めて解説します。

 

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プルダウンを使ってデータ入力を効率化

プルダウンリストを使ってデータ入力の効率化すると下記のようなメリットがあります。

入力する選択肢を限定することができる

プルダウンリストに表示する項目を限定することで、入力ミスを減らし、入力速度を向上させることができます。また、リストに表示する項目を定義することで、データの整合性を保つことができます。

一括で同じ項目を入力・編集することができる

プルダウンリストを使うことで、一括で同じ項目を入力することができます。例えば、商品名や営業担当者名など、同じ項目を複数のセルに入力する場合に便利です。これにより、入力作業の効率化が図れます。

条件付き書式と併せて使うことで視認性が上がる

入力支援の実施 条件付き書式を使うことで、入力された値に応じてセルの色や書式を変更することができます。例えば、プルダウンリストに表示する項目を色分けしておくことで、目視での確認が容易になり、入力ミスを減らすことができます。

 

プルダウンリストを作成する方法

Googleスプレッドシート上に値を入力するとき、選択肢を表示させ、簡単に選べるように「プルダウン」機能をご存知ですか？例えば、上記の図のように都道府県を入力する場合や、出欠表の「参加/欠席」、社員名簿の部署名などがそのような項目に当たります。都度入力することによって、表記のズレや入力ミスなどのトラブルが起こってしまう場合もあります。そう言った場合は、Googleスプレッドシートでプルダウンリストを活用すると、管理者はもちろん資料を共有する際の入力者にとってもスムーズになります。

早速下記のような流れで、プルダウンリストを作成してみましょう。

1.シート上にプルダウンの選択肢のリストを作成

選択肢となるリストをシート上、もしくは別シートに作成します。同じシート内に作成しても問題ありませんが、後々ごちゃごちゃになってしまう場合があるため、別シートに作成するのがおすすめです。

2.プルダウンリストのアイテムを入力したいセルを選択

3.メニューバーから「データ」→「データの入力規則」を選択

4.右サイドバーの「ルールを追加」より設定を行う

・範囲に適用：アイテムを入力したいセルの範囲を指定します。
・条件：今回は「プルダウン（範囲内）」を選択します。
・データ範囲を選択：リストに表示したいアイテムを入力した範囲を指定します。例えば、A1:A10など。

5.「保存」をクリック

選択したセルにプルダウンリストが表示されます。リストに表示するアイテムを編集する場合は、「データの入力規則」ウィンドウを再度開いて編集することができます。

以上がGoogleスプレッドシートでプルダウンリストを作成する基本的な方法です。プルダウンリストは、データ入力時に利用するだけでなく、条件付き書式など他の機能と組み合わせることで、より効果的なデータ管理ができます。

 

作成したプルダウンの設定を編集・削除する

Googleスプレッドシートでプルダウンリストの設定やリスト項目編集する方法は以下の手順で行うことができます。

1.編集したいセルを選択し、メニューバーから「データの入力規則」を選択

2.「データの入力規則」から、ルールを選択し該当の項目を編集

リストのアイテムを追加する場合は、リストの範囲に新しいアイテムを追加します。アイテムを削除する場合は、該当するアイテムをリストの範囲から削除します。

3.「保存」をクリックして変更を保存

以上がGoogleスプレッドシートでプルダウンリストを編集する方法です。プルダウンリストを編集することで、データ入力時の利便性を向上させることができます。また、プルダウンリストには、複数のセルに同じリストを適用することもできます。その場合、編集したリストは、すべてのセルで自動的に更新されます。

情報管理におすすめのツール

Googleスプレッドシートでは豊富な機能を活用して便利に表計算をすることができますが、そのURLや、関連するPDF資料、テキストでのメモなど、様々ある情報を一元管理するのにおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。こういった管理ツールは国内外含め数多提供されているため、自分たちの組織の目的や状況に合わせて、一番フィットするツールを選ぶことで、その後の運用もスムーズになります。

「Huddler（ハドラー）」は、シンプルな画面設計でITツールに詳しくない方でも簡単に使い始めることができます。

 

Huddler（ハドラー）とは

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/

 

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。

 

Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。

 

• リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
• 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
• 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
• カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い

 

このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。

Huddlerの4つの機能

会議

Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。

 

タスク

Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。

 

併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。

タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。

 

wiki

Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。

 

ファイル

Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。

 

Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。