近年の政府による働き方改革の推進や時世の変化により、急速に広まりを見せているテレワークのような新たな働き方の浸透に伴い、企業にはより一層の業務効率化や生産性の向上が求められています。そこで今注目を集めているのが「情報共有ツール」と呼ばれるシステムです。
実際に導入を検討してみたものの、ツールの選定をどうすれば良いのか分からない、情報共有ツールとはそもそもどういったものなのかを把握していない、といった方も決して少なくありません。今回の記事では、情報共有ツールを導入することによって得られるメリットや選定の際に押さえておきたいポイント、おすすめ情報共有ツールについて詳しく紹介していきます。
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目次
情報共有ツールとは
ビジネスシーンにおける情報共有ツールとは、情報通信技術(IT)ソフトウェアやクラウドサービスの総称の事です。用途としては業務をより円滑に進めるために必要なチャットツール、オンラインストレージ、社内SNSなどを備えている事がほとんどです。
今まで情報共有の際に使われていた電話やメールに比べ、よりやり取りに対するハードルが下がるため社員同士のコミュニケーションを活性化に繋がります。
情報共有ツール導入のメリット
では実際に情報共有ツールを導入した際、どのようなメリットを得られるのでしょうか？考えられる具体的な例を以下に挙げていきます。
ナレッジの共有・活用
情報共有が行われる事で叶えられるのがナレッジ(業務知識や個人が蓄積した情報、自社マニュアルなど)の共有と活用です。今までそれぞれ社員個人が抱えていた情報や経験に基づく知識の共有が図られるため、業務属人化防止や特定の業務担当者が退職した際の後任への引き継ぎといった際にも役立ちます。
業務効率アップ
社員個人に蓄積されているノウハウが公開されずにいる状態では「何度も同じ質問に答えなくてはならない」といった問題が生じてしまう可能性があります。前提知識を必要とする業務の場合、質問に答えるたび担当者はどこからどこまで説明する必要があるかを判断する事ができないため、社内対応に費やされる時間がどれだけ掛かるのかを都度考えなくてはなりません。
情報共有ツールを活用する事で、担当者以外の社員にも前提知識が共有され応える必要のない質問を受けるといった社内対応が必要となる場面が無くなり、コミュニケーションコスト削減に繋がることで業務の効率化する事ができます。
情報共有ツールの選定ポイント
数多くリリースされている多種多様な情報共有ツールの中から、自社に導入するツールを検討した際にどのような点に注目して選ぶべきなのでしょうか？押さえるべきポイントを挙げていきます。
自社の目的に合っているか
まず初めに「自社の目的」をきちんと押さえておく事が重要です。情報共有ツールも様々な種類のものがあり、チャット形式、長文投稿可能なもの、ファイル共有に特化しているものなどその種類は多岐に渡ります。あらかじめ社内においてどのような情報を共有する必要があるのかを知っておく必要があります。
使いやすさ、運用しやすさは十分か
毎日のビジネスシーンで運用する必要のあるツールですので、社内の全ての社員が誰でも簡単に操作可能なUI(ユーザーインターフェース)を備えている事が大切です。多機能を売りにしているツールであったとしても、一見してどうツールを扱ったら良いのか分からないような複雑な作りであることや、無駄な機能ばかり備えていると、ユーザーはどの機能をどのように使えば良いか戸惑ってしまいます。
そのため、現場になかなか浸透しないまま運用も進まないといった結果になってしまいます。ITツールに不慣れな人でも分かりやすいような、シンプルかつ使いやすいものを選ぶ事が大切です。
おすすめの情報共有ツール3選
ここまで説明してきた選定ポイントを踏まえた上で、今回おすすめの情報共有ツールを3つ紹介していきます。
①Kibela
「Kibela」はシンプルなUIが特徴の社内向け情報共有ツールです。大きな特徴はBlog形式・Wiki形式の2種類から投稿形式を選択できる点です。個人メモのようなさっとまとめたい内容やすぐに伝えたいトピックなどはBlog形式、議事録や日報といった後日参照されるような内容に関してはWiki形式といったように共有したい情報の性質に合わせて使い分ける事で後々の運用がよりしやすくなります。
②NotePM
「NotePM」は通称社内版ウィキペディアと呼ばれている通り、ウィキペディアのように欲しい情報をまとめた形で手軽に編集・閲覧する事が可能なナレッジ共有ツールです。その他にもタイムラインやチャット機能も充実しており、社員間のコミュニケーションツールとしても活用する事ができます。
③Qiita Team
シンプルなフィードを持ち、「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」というコンセプトを掲げているのがこの「Qiita team」です。エンジニア向けブログサービス「Qiita」のビジネス利用版でもあり、コード共有がしやすいといったエンジニアにとって便利な機能を備えています。
また、SlackやChatworkといった他ビジネスチャットツールとも連携可能なため、既にこういったチャットツールを運用している企業にとってより導入しやすい形となるでしょう。
まとめ
おすすめ3選の特徴を見るだけでも、情報共有ツールには様々な特徴や個性豊かな機能を有しており得意とする業務も大きく異なっています。自社の社内情報共有やコミュニケーションの活性化を望む方は、ぜひ今回の記事を参考にしていただき導入の際にお役立てください。