営業の業務効率化って何ができるの？チェックしたいポイントと役立つツール15選！
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コロナ禍によるDX推進やリモートワーク 、ワーケーションなど新しい働き方が浸透していく中で、営業職も例外ではなく、変化を求められているこの時代。これまで定例ミーティングや取引先との商談なども対面で行い、「足で稼ぐ」というイメージが強かった営業スタイルが、コロナ禍を機に、徐々にオンライン商談や別チャネルでのアプローチに切り替わっている企業も多いのではないでしょうか。
そんな変化する時代の中で競争力を上げるには営業職の業務を効率化させ、無駄や非効率を改善させる必要があります。まずどのような点をチェックすべきなのか、どのようなツールを活用できるのかなど参考になれば幸いです。
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目次
営業職を取り巻く環境の変化
リモートワークなどの働き方が浸透した
新型コロナウイルスが拡大する以前はオフィスに出社して、顧客の元に実際に足を運ぶ営業スタイルが一般的でした。しかし2022年現在ではリモートワークやテレワーク、ワーケーションといった新しい働き方が一般的になり、社内外とのコミュニケーション方法もオンライン会議や電話やチャットといったツールを通して行うことも多くなりました。営業職の働き方についても当然変化し、外回り中心から在宅中心の業務スタイルになったという人も多いです。公益財団法人 日本生産性本部が継続調査を行っている「働く人の意識調査」によると2022年4月に行った調査では、テレワーク実施率は約2割で推移し在宅勤務の満足度は過去最高に上ったというデータも出ています。（出典：公益財団法人 日本生産性本部「第9回 働く人の意識調査」）
これまでと同じ営業方法では成果が出しづらくなった
前述したとおり営業手法は変化している中で、対面と比べオンライン会議では、顧客の意図や潜在的なニーズが汲み取りにくくなったというようなデメリットも浮き彫りになっています。そのような中で今までと同様のフローで業務を進めようとすると、満足な提案ができなかったり、顧客との関係性を築き、数字をあげるということが難しくなってしまいます。多様化する営業手法にあわせて柔軟に自身の業務も変化させ競争力をつける必要ができてきています。
営業職が業務効率化に取り組むメリット
営業が業務効率化に取り組むことでどのようなメリットがあるのか、2つのポイントを解説します。
売上拡大が望める
営業業務を効率的に行うことにより、本来時間をかけるべき業務により多くのリソースを割くことができ、多数の案件を一人で対応することができたり、一つの提案の質をあげたりすることが可能になります。併せて、営業の効率化によって無駄な事務処理にかける人材コストが削減できるため、間接的に売り上げに対しての利益率が向上するという側面もあります。
顧客満足度が上げられる
営業の業務を効率化し、無駄な事務作業などをカットすることができれば、よりきめ細やかな顧客対応が可能になります。顧客対応で向上できる点としては「対応のスピード」「的確な提案」「手厚いサポート」などが挙げられます。ルート営業がメインであれば、より密に接触することができるため顧客との関係性を築くことにもつながります。顧客満足度が上がることにより、「またこの営業から商品を買いたい」「次もこの会社にお願いしよう」と言う心情になり、リピート率の向上や間接的に売り上げにも関わります。
チェックしたい3つのポイント
ナレッジなどの情報共有の仕組みが整っているのか
顧客と日々接する中で、その顧客にとってどんな話題が反応が良かったのかや、過去に持参した資料の内容などを営業間で共有することはチームのスキル・知識の標準化にもつながります。また、担当営業の異動や退職といった引き継ぎの場面でもこうした情報共有は必須となるシチュエーションがあるでしょう。そうした細かな情報を各個人のドライブやメモ機能に保存するのではなく、「社内wiki」としてチーム内に共有できる仕組みを用意しておくことも大切です。クラウド型の「社内wikiツール」は様々ありますが、出先でもネット環境さえあれば記録することができるためデータの蓄積も容易です。
顧客ステータスやフォロー状況が可視化できているのか
顧客の担当者と関係を構築する上で顧客のステータスごとに最適なアクションをとることはとても大切です。電話やメール、オンライン商談、セミナーなどの様々なアプローチ方法を用いて情報収集・提供などを行い、成約に至るまで顧客との良好な関係を維持する必要がありますが、そういった顧客情報をチーム内で明確に共有できているでしょうか。まずは、スプレッドシートやExcelなどのツールを使い、見えるかすることで対応漏れ防止や戦略策定に役立ちます。
メンバーのスケジュールが可視化されているのか
在宅ワークなどが浸透したことによって、誰がいつどんな仕事をしているのかがが分からず、上司やチームメンバーが今どのような業務に当たっているのかも把握しづらいという声が多くなっています。それぞれのスケジュールをいつでも見られるよう、可視化することによって、相談のタイミングや打ち合わせの日程調整などがスムーズに行えるため、調整にかかる無駄な時間を削減することにつながります。
営業の業務効率化で役立つクラウドサービス15選
新規開拓
まずは新規獲得の段階で役立つツールを紹介します。コロナ以降、展示会や対面でのセミナー、飛び込み営業が難しくなっており、さらにテレワークを実施する企業の中には会社電話番号を公開せず、テレアポも一切対応しないような体制の企業も多くなっています。そのような時代に役立つのがMA（マーケティングオートメーション）ツールです。MAツールと一口に言っても機能は様々で、名刺のデータ化やフォーム作成、メール配信、アクセス解析、セミナー用のページ作成など新規開拓から受注後までをサポートできるものもあります。チームの課題に合わせてツール選択をする必要があります。
SATORI
SATORIはSATORI株式会社が提供しており、顧客開拓を自動化するMA（マーケティングオートメーション）ツールの代表的な製品です。すでに国内で1,000社以上に導入されており、Webサイトを訪問したユーザーに対して、ユーザーに合わせてバナー画像やフォームなどをポップアップで表示し、コンバージョンを促すことなどができ、見込み顧客の獲得を自動化できます。
List Finder
List Finderは株式会社イノベーションが提供しているBtoBに特化したMAツールです。シンプルな操作方法が特徴でBtoB企業の営業活動にとって必要な機能を揃え、かつ、多くの時間を設定や理解に割かなくても誰でも利用・運用できる「工数対効果」を最大化できるツールを目指しています。
https://promote.list-finder.jp/
Marketing Cloud Account Engagement
Marketing Cloud Account Engagementは2022年にPardotから名称を変えたSalesforceが提供する顧客向けのBtoBのMAソリューションです。Webサイトのトラッキングやキャンペーンの作成などはもちろんSFAツールとの連携もできるためよりシームレスな管理が可能になります。
https://www.salesforce.com/jp/products/marketing-cloud/marketing-automation/
ナレッジ・マニュアル共有
「社内wiki」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。社内wikiとは会社内で個人や各部署が持っているノウハウやナレッジ、マニュアルなどを言語として可視化したものをまとめたものです。営業職のみではなく、業務に必要な手順や規則、有益な情報などが全て蓄積されるため、人材不足や業務の標準化を図るためのツールとして多くの企業が導入し、活用しています。
Huddler
Huddler（ハドラー）は、「会議」を起点に、タスクやナレッジ、ファイルなどあらゆる情報管理を1プラットフォームで完結させることでチームの業務効率化を促進することができるツールです。2021年よりβ版にて提供を開始し、すでに多くの企業で会議の記録や営業の進捗管理や、社内ナレッジ・マニュアル管理、ファイル管理など、様々なビジネスの現場でお役立ていただいています。
DocBase
株式会社クレイが提供している情報共有ツールです。Markdown記法で入力ができたり、優れた機能が安く利用できるのが特徴です。SlackやChatworkを通して通知を受け取ったりと、場所を選ばずに利用できる点も人気の理由となっています。
Note PM
株式会社プロジェクト・モードが提供している社内Wikiツールです。画面編集機能も備えた高機能エディタとテンプレートでドキュメントの形式を標準化し、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できます。スマホ等で撮影した動画マニュアルを貼り付けて共有することもできるので、テキストや画像だけでは共有が難しいナレッジの蓄積にも役立てることができます。
営業支援・顧客管理
Excel やスプレッドシートでも管理することは可能ですが、顧客情報・商談情報・案件情報などいくつもシートが必要になり、入力する営業側の手間となってしまいます。そのような場合は、商談情報の管理から案件情報、顧客情報、営業の行動管理まで一元管理が可能なSFA（セールスフォースオートメーション）ツールというサービスがお勧めです。あらゆる情報が可視化されるのに加え、分析や戦略策定まで活用できるため使いこなせば大きな業務変革になるでしょう。
Senses
Sensesは、BtoB営業に強いSFAツールです。Google Workspace、Microsoft365と連携することができ、加えてAIによるネクストアクションのレコメンドなど、直感的に営業の状況を把握できる案件管理画面などの点も管理者からも定評があります。
https://product-senses.mazrica.com/
ネクストSFA
株式会社ジオコードが提供しているSFAツールです。ネクストSFAは、SFAを導入するのが初めての方向けに使いやすさやサポートが魅力的で、運用後に足りない機能などがあれば個別カスタマイズも可能という部分で定着率の高さを誇っています。
Salesforce
Salesforce（セールスフォース）Sales Cloudは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する、拡張性が特徴の高機能SFAです。売上の分析・予測から、各営業担当者の進捗状況のレポートまで細やかに営業部門を可視化し、世界で圧倒的なシェアを誇っています。
https://www.salesforce.com/jp/
スケジュール管理
打ち合わせやミーティング、営業先への訪問、資料の締め切りなど、日々の様々な業務を進める中でスケジュール管理は必須です。また、個人ではなくチームでプロジェクトを進めていたり、自分が管理者として部下の業務を管理する立場だった場合、誰がいつ、どのような業務を行うのかを確認したり、取引先との日程調整などもスムーズに行う必要があります。また、通知機能が搭載されているツールでは、リマインド設定もできるため「忘れてた！」と言うトラブルも防ぐことができます。
biskett
biskettはGoogleカレンダーと連携し、日程を「サクッ」と調整できるツールです。使い方は非常にシンプルですが、移動時間の考慮や休日の打ち合わせ可否を自由にカスタマイズでき、さらにSlackと連携できるためSlackユーザーにとっては特に使い勝手の良いツールです。
eeasy
eeasyは予約受付型の日程調整ツールで2021年5月までに10,000社が導入しています。GoogleカレンダーはもちろんOutlookとも連携が可能。個人ユーザーは無料で使用可能で法人ユーザーも1か月無料で試せます。
TimeRex
TimeRexは日程候補のリストアップから予定登録まで、面倒な日程調整タスクを自動化することができるツールです。ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールとも連携できリモートワーク 中にも便利です。フリープランが完全無料で利用できることで導入ハードルは低く設定されています。
Web会議・オンライン商談
在宅勤務でも対面でのコミュニケーションはやはり必要なので、そうした時はWeb会議サービスを使います。会議中の画面を録画することができたり、一対一だけでなく一対多数に特化したものなど、目的用途に併せて活用するのがおすすめ。パソコンに内蔵されたカメラとマイクで会話できるので、特別な機材を用意する必要はありません。
Zoom
Zoom は、アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムで、テレワーク・リモートワークのニーズから、急速にシェアを伸ばしているWeb会議システムの１つです。URLを共有するだけで簡単にWeb会議できるなど初心者でも使いやすく、接続も安定しているため知名度、信頼感ともに一線を画しています。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Office 365のチームコラボレーションサービスとして誕生しています。最大10,000人の大規模イベントでの利用もでき、高度なセキュリティ機能も付いているため信頼感のあるツールです。特に「Word」「Excel」などとの連携も可能なためオフィス製品を普段使っている方にはお勧めです。
https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software
Google Meet
Google MeetとはGoogle社が提供するビデオ会議サービスで以前は「Google ハングアウト」と呼ばれていました。Webブラウザ上で起動することができ、専用アプリケーションのインストールが必要がありません。Gmail、カレンダー、Sheetとの親和性も高いためGoogleアカウントを持っている方には特にお勧めです。
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/
まとめ
今回は営業職の業務効率化についてまとめてきました。自社の業種や規模に合った方法や、場合によっては営業ツールを活用することで、営業活動が効率化され、さらに営業のスキルを上げることにもつながります。組織ごとに感じる課題に合わせて適切にサービスを活用しながら、営業の質や業務の効率化にお役立ていただければ幸いです。