「社内報」とは会社の理念やビジョン、社内動向などを社内向けに発信する言わば社内向け広報メディアです。以前は紙媒体での配布が主流でしたが、社内ポータルサイトなどオンラインでの発信を軸に行なっている企業も多くあります。テレワークやハイブリットワークの広がりにより社内の関わりが希薄になってきていることが問題視されている今、さらに重要視されてきています。そんな社内報を発信するメリットやお勧めのツールについてご紹介します。
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目次
社内報とは
社内報は基本的に新聞や雑誌のような形で配布されるようになっており、そこには会社の理念や方針、社内で起きた出来事などが記述され、社員に共有されるものです。これまでは書面で配布されるのがほとんどでしたが、最近ではアプリやweb上で配信、動画で配信されるなど、方法は様々です。
社内報の目的
経営理念やビジョンを共有する
経営方針や理念などは方向性は変わらずとも、時代、環境や会社の経営状況などによって変化するものです。また、新入社員研修などで深く理解しても、数年経つとその意識が薄れてしまうということも懸念されます。定期的に経営層から自社の向かう方向性やビジョンを明確に発信することによって、社員一人一人が同じ方向を向き日々業務に当たることができるようになります。
会社への愛着や信頼感の向上
会社への愛着が高い会社は離職率が低いというデータもあり、社員にどのように愛着を持ってもらうか人材確保の点での課題にもなってきています。特に中規模以上の従業員数の多い企業に関しては部署やチームが異なると、どうしても同じ社内でも情報が入らず、会社全体のことが把握しづらくなってしまいます。社内報でその年の新入社員についてや、他部署の表彰、仕事内容などを紹介することでそれぞれの業務を理解し、部署の垣根を越え、より親近感を持つことができます。こういった理解により会社への愛着や信頼感の向上につながることが期待されます。
社内のナレッジなどの情報共有
新商品の情報や業務を行う上での知識、優秀社員のインタビューなどかけがえのないナレッジを共有することで社員のノウハウを標準化するということも期待できます。新商品情報など直接関わりのない部署でも情報をきちんと把握することで、会社の動きを把握したり、業務の幅を広げることにもつながります。
社内報に組み込みたいコンテンツ
このような目的がある社内報でどのような内容のコンテンツが必要でしょうか。いくつかに分けてご紹介します。
トップからのメッセージ
前述の通り、社内報には経営理念やビジョンを共有するという目的もあります。定期的にトップからのメッセージを発信することで、経営方針や理念、ビジョンを全社員に浸透させることができます。明るい未来を発信することは社員のモチベーション向上にもつながりますし、厳しい経営状況・環境であってもトップからの指針を示すことで社員に安心感を与えることもできます。
社員紹介・インタビュー
普段業務で関わることの少ない他部署の社員の情報を発信することで、社員同士の垣根を取り払うことが期待できるでしょう。同じ会社で働く人たちのことを知り、それぞれのモチベーションが向上することはもちろん、コミュニケーションのきっかけになり、社員間の交流が活発になります。
新商品・新サービスの紹介
自社の新商品・新サービスなどは興味はあるものの、実は直接関わりのない部署には情報が行き渡らない場合もあります。一般消費者に向けた紹介に加えて、商品開発の裏話や、どのような事業環境なのか、市場のトレンドはどうなのかなどの情報も発信するとさらに深い理解をすることができ、自社の商品・サービスに愛着を持つことに繋がるります。
社内報におすすめツール3選
社内報は紙媒体が主流でしたが近年ではwebで配信する企業も多くなってきています。そのメリットとしては下記のような点が挙げられます。
- 仕組みやテンプレートさえ作ってしまえば手間がかからない
- リアルタイムに情報を発信することができる
- 自由なタイミングで配信ができる
- 社員の反応をデータとして可視化できる
- バックナンバーを簡単に蓄積できる
- 印刷費用がかからない
紙媒体と比べ、コスト面や手間がかからないといった点でメリットがありますが、ITツールに詳しくない社員が多い場合は、浸透しにくいという懸念点もあります。webで配信を行う場合は作成する側も閲覧する側も使いやすい操作性、デザインであることが必須条件になります。
おすすめツール1 Huddler
Huddler（ハドラー）は、「会議」を起点に、タスクやナレッジ、ファイルなどあらゆる情報管理を1プラットフォームで完結させることでチームの業務効率化を促進することができるツールです。2021年よりβ版にて提供を開始し、すでに多くの企業で会議の記録や営業の進捗管理や、社内ナレッジ・マニュアル管理、ファイル管理など、様々なビジネスの現場でお役立ていただいています。
Huddlerのおすすポイント
1.シンプルでどなたでも使いやすい操作性とデザイン
Huddlerのwiki機能はシンプルで分かりやすいUIが魅力です。新規作成ボタンからブログを書くような感覚で画像を貼ったり、テキストを装飾してどなたでも思い通りの仕上がりにすることができます。
2.編集権限やコメント可否など柔軟な詳細設定
シンプルでありながらも編集権限やコメントの可否、マークダウン記法による⽂字装飾など豊富な機能が実装済みです。検索やカテゴリ分けも可能なため後から振り返るのも簡単です。
（Huddler wiki画面イメージ）
おすすめツール2 NotePM
NotePM（ノートピーエム）は、株式会社プロジェクト・モードが提供する情報の蓄積や共有に優れたナレッジ共有ツールです。社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録など、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能です。全文検索機能もついているため、ほしい情報をすぐに見つけられます。
おすすめツール3 ourly
ourlyは、株式会社ビットエーが提供する、分析機能が特徴的なweb社内報に特化したサービスです。記事がどのくらい読まれているのかなど分析機能も充実しており、月1の定例・レポートサポートもあるため、導入から浸透までしっかりとした伴走体制が整っています。
まとめ
社内報についてまとめていきました。社内報はコミュニケーションの活性化だけではなく、社員一人ひとりの声に耳を傾けることが出来ます。この記事を読んで、社内報を活用するきっかけになれば幸いです。